Migration zu Microsoft 365: Ist der Greenfield-Ansatz der richtige für Sie?

In diesem Artikel erfahren Sie, ob der Greenfield-Ansatz die richtige Wahl für Sie ist. Weitere Artikel passend zum Thema Migration finden Sie hier.

Wie inzwischen jedem bewusst sein sollte, hat die Verlagerung auf Remotearbeit Anfang 2020 einen beispiellosen Impuls für die Nutzung neuer Plattformen zur Deckung der Bedürfnisse von Arbeitskräften ausgelöst. Meiner eigenen Erfahrung nach habe ich viele Organisationen beobachtet, die ihren Schritt in die Cloud oder hin zu cloudbasierten Kollaborationsplattformen entweder beschleunigt haben oder eine Cloud-First-Strategie in Bereichen einführten, von denen zuvor behauptet wurde, es gäbe für sie keine vollständige Einführung.

Diese Verschiebung der Prioritäten führte dazu, dass die Zahl der Nutzer von Plattformen wie Microsoft Teams explodiert ist, die mittlerweile mehr als eine Milliarde Nutzer weltweit verzeichnen – und es werden immer mehr! Für die Betreiber dieser Plattformen sind das großartige Neuigkeiten. Doch ein einfacher Blick auf diese Zahlen führt uns zu der einfachen Frage: Wie ist es so vielen Organisationen gelungen, so viele Nutzer so schnell in die neue Technologie einzuführen?

Zugegeben, eine Menge Organisationen (rund 45 %) hatten einer Studie von O’Reilly Media zufolge bereits geplant, bis Ende 2020 den Großteil ihrer Assets in die Cloud zu verlagern. Diese Organisationen haben

1. recherchiert, um die richtige Plattform zu finden, die sich für die Anforderungen all ihrer Geschäftsbereiche eignet,
2. Governance- und Planungskomitees eingerichtet, um optimale Strategien für die Einführung dieser neuen Technologie bei minimaler Störung des Geschäftsbetriebs zu finden und
3. eine durchgängige Support-Struktur implementiert, um auch in Zukunft den Erfolg und das Wachstum der gewählten Plattform sicherzustellen.

Allerdings verbleiben damit immer noch 55 % an Organisationen, die solche Pläne nicht hatten sowie viele andere, die gezwungen waren, ihren Zeitplan zu straffen. Wie kann es also sein, dass die Zahl der Adoptionen noch immer so schnell zunimmt?

Der vorherrschende Trend, den viele dieser Organisationen eingeschlagen haben, ist der Greenfield-Ansatz. Er gestattet Unternehmen im Grunde, ihre alten Assets unverändert beizubehalten und die gesamte neue Arbeit und Zusammenarbeit auf modernere Plattformen zu verlagern. Es stellt sich also die Frage: Ist der Greenfield-Ansatz der richtige für Sie?

Das Ziel des Greenfield-Ansatzes: Einführung beschleunigen, Unannehmlichkeiten vermeiden

Oberflächlich betrachtet scheint der Greenfield-Ansatz das Beste aus beiden Welten zu vereinen. Als Organisation müssen Sie sich nicht länger mit der beschwerlichen Aufgabe einer umfassenden organisationsbezogenen Change-Management-Initiative abmühen, die beispielsweise folgende Aufgaben umfassen würde:

• Feststellung, welche Aspekte alter Plattformen sich auf neue übertragen lassen und welche nicht
• Abstimmung feststehender Abläufe und Benutzererfahrungen mit der neuen Plattform
• Kontinuierliche Kommunikation mit der Endbenutzer-Community, da sie sowohl eine neue Plattform kennenlernt als auch gleichzeitig in der Nutzung der alten Daten auf der neuen Plattform geschult werden muss
• Migration alter Inhalte in die neue Plattform, was zeitraubend und kostspielig sein kann.

Beim Greenfield-Ansatz arbeiten Benutzer einfach wie bisher in Ihren Altsystemen mit den Daten und Inhalten und greifen nur zur neuen Plattform, wenn etwas Neues hinzukommt. Irgendwann kommt der Punkt, an dem sie nur noch die neue Plattform nutzen, was für die Organisation bedeutet, dass sie das Altsystem entfernen kann. Dieser Ansatz hat einen drastischen Anstieg der Einführung in vielen Organisationen bewirkt. Was ist also der Haken daran?

Die Realität des Greenfield-Ansatzes: Effektivitätseinbußen bei der Zusammenarbeit

Es gab in der Vergangenheit mehrere Gründe, warum sich Organisationen entschieden haben, von Alt- zu Neuplattformen zu wechseln. Einer der wichtigsten ist die Reduzierung ihrer technischen Schulden. 2020 konnten wir allerdings einen neuen Grund für die Migration beobachten: gesteigerte Produktivität.

Bei einer aktuellen amerikanischen Studie, die vom Institute for Corporate Productivity und Professor Rob Cross vom Babson College in Massachusetts durchgeführt wurde, wurden 1.100 Unternehmen untersucht. Es zeigte sich, dass diejenigen, die an der Verbesserung ihrer Kollaborationsumgebungen gearbeitet hatten, fünfmal wahrscheinlicher zu Höchstleistungen im Stande waren. Ohne die Vorteile der Kollaboration allzu eingehend beleuchten zu wollen, sei nur gesagt, dass ziemlich deutlich wird, welchen Einfluss die Kollaboration auf die allgemeine Leistung einer Organisation haben kann – wenn sie richtig angegangen wird.

Doch wo scheitert Kollaboration – oder genauer gesagt: Wo scheitern Kollaborationsstrategien von Unternehmen? Die Antwort auf diese Frage kann von Organisation zu Organisation unterschiedlich sein, aber es sind einige Gemeinsamkeiten erkennbar:

• Verwirrte Endbenutzer: Welche Plattform soll ich wann verwenden?
• Mangelnde Transparenz: Basierend auf dem Ort, an dem die Daten gelagert werden, entstehen Kollaborationssilos.
• Unzusammenhängende oder planlose Arbeitsabläufe: Jeder Nutzer, jedes Team und jeder Geschäftsbereich muss selbst herausfinden, wie die Zusammenarbeit funktioniert, und mit mehreren Plattformen jonglieren.

Der Greenfield-Ansatz bringt häufig all die genannten Schwierigkeiten mit sich. Gehen wir beispielsweise davon aus, dass eine Organisation früher eine On-Premises-Version von SharePoint als Kollaborationsplattform verwendet hat und nun Microsoft 365 und Teams mittels einiger Endnutzerschulungen einführt.

• Wo soll der Inhalt gespeichert werden, an dem aktiv zusammengearbeitet wird? Wann sollte man besser im On-Premises-System arbeiten als in der Cloud? Wie oft muss ein Nutzer diese Entscheidung treffen?
• Welcher Antrieb steckt hinter der Verwendung der neuen Plattform? Nutzer und Geschäftsbereiche, die dem Wandel widerwillig gegenüberstehen, werden aller Wahrscheinlichkeit nach beim On-Premises-System bleiben. Was passiert, wenn Mitarbeitende aus mehreren Geschäftsbereichen zusammenarbeiten müssen?
• Ein Geschäftsbereich verwendet Teams zum Chatten und für die informelle Zusammenarbeit, für die formellen Tätigkeiten aber die alte SharePoint-Website. Einige Nutzer teilen Links, andere Anhänge per E-Mail, und wieder andere laden einfach Inhalte an beiden Orten hoch.

Das Ergebnis ist in der Regel ein anfänglicher Annahmeschub (es ist unsere neue Art zu arbeiten!), die dann langsam zu sinken beginnt, je schwerer es für Nutzer ist, zu finden, was sie brauchen und zu wissen, ob sie sich richtig verhalten.

Die Lösung: Beschleunigte Migration

Das organisationsbezogene Change Management ist bei Korrekturmaßnahmen immer schwieriger als bei einer Einführung. Die erfolgreichsten Schnelleinführungen von Microsoft 365 und Teams, die wir in diesem Jahr beobachten konnten, hielten sich an einige sehr einfache Grundprinzipien:

• Wenig OCM: Aufgrund enger Fristen haben Organisationen nicht länger die Möglichkeit, eine vollständige OCM-Analyse durchzuführen und eine entsprechende Strategie zu entwickeln. Stattdessen sollten Sie Methoden und Anforderungen identifizieren, die den Großteil des betrieblichen Bedarfs decken, und ein Rahmenwerk für eine kontinuierliche Einführung entwickeln, um später spezifischere Anforderungen einzubeziehen.
• Einsatz von Kontrollen: Sowohl aus Prozess- als auch Technologiesicht sollten Sie die Zusammenarbeitsziele Ihrer Organisation mit entsprechenden Kontrollen abstimmen, um Ihren Nutzern zu helfen, sich richtig zu verhalten.
• Migration relevanter Inhalte: Das größte Hindernis einer erfolgreichen Einführung sind geschäftskritische Daten, die noch in anderen Systemen liegen. Machen Sie sich ein Bild davon, welche Inhalte in Ihrer Organisation am wichtigsten sind und am aktivsten genutzt werden. Mit diesen Inhalten sollten Sie beginnen. Andere Inhalte können immer noch zu einem späteren Zeitpunkt verschoben werden.

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