3 Best Practices bei der Migration von File Shares in O365

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In dieser Zeit der Modernisierung und Cloud-Technologie evaluieren viele Organisationen die Migration bestehender File Share-Systeme auf eine Standardplattform für unternehmensübergreifende Zusammenarbeit. Während die Notwendigkeit dieser Verschiebung seit Jahren über den Köpfen vieler IT-Abteilungen liegt, kann das Ausmaß dieser Arbeitsbelastung angesichts der Abhängigkeit von Dateisystemen für interne Prozesse, Zusammenarbeit und sogar Gewohnheitsgewalt entmutigend sein. Vor diesem Hintergrund hat die Nutzung eines ECM-Systems (Enterprise Content Management) viele Vorteile, die von der Versionskontrolle bis hin zu verbesserter Sicherheit und Compliance reichen. Darüber hinaus bieten Cloud-Zusammenarbeitsplattformen wie Office 365 Endbenutzern eine einfachere und wohl zugänglichere Möglichkeit, auf Inhalte zuzugreifen und diese zu teilen. Das derzeitige Homeoffice beschleunigt nur die Notwendigkeit einer Lösung, und jetzt tritt das so lange aufgeschobene Projekt zur Migration von File Shares in den Vordergrund.

Also, was jetzt?

Unabhängig davon, ob Sie in die Cloud oder in ein Standard-On-Premises-ECM-System migrieren, gibt es ähnliche Herausforderungen. Im Folgenden finden Sie drei Best Practices für die Migration von File Shares.

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ROT bereinigen

Viele haben die Variationen des Begriffs „ROT“-Daten gehört, aber unabhängig von der Version des Akronyms ist das Konzept dasselbe. Diese Daten können bereinigt oder anderenfalls aus dem Quellsystem entfernt werden, um verlorenen Speicherplatz wiederherzustellen und die Effizienz zu verbessern. Die Bereinigung dieser Daten kann auch den Migrationsaufwand verringern und die Suchbarkeit in der Zielumgebung verbessern. Schauen wir uns jeden Teil des Akronyms „ROT“ an:

  • Redundant – Dies ist möglicherweise der schwierigste Teil des Bereinigungsprozesses. Aufgrund der fehlenden Versionierung in File Shares gibt es normalerweise viele verschiedene Kopien oder selbst erstellte Versionen von Inhalten. Das Identifizieren der Speicherorte dieser Inhalte und zu erkennen, welche Inhalte beibehalten, welche verschoben werden können, können dazu beitragen, Inhaltskonflikte zu reduzieren, sobald die Dateien in das neue Repository verschoben werden. Es gibt Lösungen von Drittanbietern, die dabei helfen können, über diese Inhalte zu berichten und sie zu identifizieren, um den Prozess vor der Migration zu vereinfachen.
  • Veraltet – Die Endbenutzer können dazu neigen, Inhalte beizubehalten, die nicht mehr relevant sind, nur da es möglicherweise kein Prozess gibt, der sie dazu zwingt, nicht mehr notwendige Daten zu löschen. Wenn die Mitarbeiter Abteilungen oder ganze Organisationen verlassen, werden ihre Dateien nicht immer ausgewertet und/oder gelöscht. Dies führt zu einer Menge veralteter Inhalte, die wahrscheinlich nicht verwendet werden und beseitigt werden können, sofern sie nicht gegen die Unternehmensrichtlinien zur Aufbewahrung von Datensätzen verstoßen. Hier ist ein Vorschlag…

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    • Überprüfen Sie die Richtlinien zur Aufbewahrung von Datensätzen und stellen Sie fest, ob es einen Zeitrahmen gibt, in dem Sie Dateien aufbewahren müssen (z. B. sieben Jahre).
    • Planen Sie, Inhalte herauszufiltern, die den angegebenen Zeitrahmen überschreiten
    • Benachrichtigen Sie die Benutzer im Rahmen einer Kommunikationsstrategie für das Änderungsmanagement über diese Entscheidung, damit sie entsprechende Maßnahmen ergreifen. Auf diese Weise können Sie sicherstellen, dass die zu migrierenden Inhalte relevant sind und den internen Richtlinien entsprechen.
  • Trivial – Während veraltete Inhalte leichter zu identifizieren sind, liegen die Trivialinhalte in der Entschlossenheit des Benutzers. Die Reduzierung dieses Typs von Daten erfordert das Coaching und die Kommunikation mit den Endbenutzern, um sie bei der Entscheidung zu unterstützen, ob sie bestimmte Dateien löschen sollen oder nicht. Dieser Prozess wird auch dazu beitragen, die gesamten Migrationsbelastungen zu reduzieren.

Verstehen, wohin die Daten gehen

Für einen ordnungsgemäßen Migrationsplan ist es wichtig, nicht nur die ROT-Inhalte zu bereinigen, sondern auch zu verstehen, wohin die Inhalte verschoben werden. Dieser Prozess wird möglicherweise als „Planung der Informationsarchitektur Ihrer Organisation“ bezeichnet, muss jedoch nicht so beängstigend sein, wie es sich anhört. Als Beispiel von Office 365 könnte die Faustregel wie folgt lauten:

  • Alle „persönlichen“ Inhalte werden auf das persönliche OneDrive for Business migriert

Auf diese Weise werden die Inhalte an einem Ort gespeichert, der sinnvoll ist und die Auffindbarkeit fördert.

discovery

Ein umfassender Migrationsprozess ist für die Personen, die die Migration durchführen, genauso wichtig wie für die betroffenen Endbenutzer. Die schrittweise Einführung der Migration bietet mehrere Vorteile, wie:

  1. Mit einer Zeitleiste, die den Endbenutzern mitgeteilt werden kann, können sie wissen, wann die Dinge umgestellt werden und wann sie das neue System verwenden sollten.
  2. Eine Möglichkeit für die Personen, die die Migration durchführen und sich auf jeweils ein Segment konzentrieren, um Probleme zu minimieren und geeignete Tests durchzuführen.
  3. Wenn Sie in die Cloud migrieren, können Sie durch schrittweise Einführung der Migration potenzielle Drosselungsprobleme minimieren, die beim Verschieben einer großen Datenmenge auftreten.

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Die Bereinigung von ROT, die Strukturierung der Informationsarchitektur Ihre Organisationen und die schrittweise Einführung Ihrer Migration bilden zusammen den übergreifenden Migrationsplan. Dieser Plan erklärt alles von einer Zeitachse, wann jede Gruppe von Einzelpersonen/Abteilungen auf eine Zeitachse der Kommunikationsverteilung migriert wird. Besser noch, ein umfassender Migrationsplan optimiert den Zeitaufwand für die Durchführung von Aktivitäten vor der Migration und während der Umstellungszeiten.

Obwohl alle Migrationsszenarien mit Sicherheit verschiedene Nuancen aufweisen, bilden diese drei Best Practices die Grundlage für eine erfolgreiche Migration von File Shares. Haben Sie weitere Fragen? Sie können jederzeit Fragen in den Kommentaren dieses Posts hinterlassen!


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