MicrosoftTeams: Externer Zugriff vs. Gastzugriff

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Mit zunehmender Nutzung von Microsoft Teams stehen Benutzer und externe Beteiligte regelmäßig vor der Frage, wie sie sowohl Gast- als auch externe Zugriffe vorteilhaft einsetzen können. Sie fragen sich jetzt vielleicht: „Warum sowohl … als auch? Ist das nicht das Gleiche?“ Kurz gesagt: Nein, ganz und gar nicht. In diesem Beitrag möchte ich auf die Unterschiede zwischen einem Gast- und einem externem Zugriff eingehen und die Ebenen der externen Freigabe in Microsoft Teams erläutern. Los geht‘s!

Gastzugriff und externer Zugriff

Bevor wir die Unterschiede erläutern können, müssen wir zunächst einmal beide Varianten genau definieren. Anschließend gehen wir näher auf die Feinheiten ein, die beide voneinander unterscheiden.

Wer ist ein „Gast“?

Microsoft definiert den Gastzugriff folgendermaßen: „Mit dem Gastzugriff können Sie einzelne Benutzer von außerhalb Ihrer Organisation zu Ihren Teams und Kanälen in Microsoft Teams hinzufügen.“ Mit anderen Worten: Personen außerhalb Ihrer Organisation können Zugriff auf bestehende Teams und Kanäle in Teams erhalten.

Möglichkeiten zum Gastzugriff

Glücklicherweise kann jeder Person, die über eine E-Mail-Adresse verfügt, Gastzugriff gewährt werden. Diese erhält damit Zugriff auf Team-Chats, Meetings und Dateien, für die sie eine Einladung erhalten hat. Wenn Sie ein Administrator sind, sollten Sie sicherstellen, dass Ihre Gäste keinen vollständigen Zugriff auf den Teams-Tenant Ihrer Organisation haben. Erfreulicherweise können Sie die Einstellungen nach Bedarf konfigurieren (siehe unten).

Zudem ist zu beachten, dass der Gastzugriff den Servicebegrenzungen einer Organisation für Azure AD, Office 365 oder Microsoft 365 unterliegt.

Externer Zugriff in Teams

Was bedeutet externer Zugriff?

Externer Zugriff wird definiert als „eine Möglichkeit für Teams-Benutzer aus einer externen Domäne, Sie in Teams zu finden, anzurufen, mit Ihnen zu chatten und Meetings mit Ihnen einzurichten“. Das bedeutet: Wenn Sie für Unternehmen A arbeiten, das Teams verwendet, und eine Kollegin aus Unternehmen B Ihnen externen Zugriff auf Ihren Teams-Tenant gewährt, können Sie in der Teams-App völlig nahtlos zwischen beiden Tenants wechseln, um mit dieser Kollegin zu kommunizieren.

Einrichtung und häufige Szenarien für den externen Zugriff

Bei der Einrichtung eines externen Zugriffs können Sie aus drei Einstellungen wählen: offener Verbund, das Zulassen bestimmter Domänen und das Blockieren bestimmter Domänen. Der offene Verbund ist die Standardeinstellung in Teams und gibt Benutzern die Möglichkeit, jede Person außerhalb der Organisation zu finden, sie anzurufen, mit ihr zu chatten und Meetings einzurichten.

Dank der Möglichkeit, bestimmte Domänen zuzulassen und zu blockieren, können Organisationen kontrollieren, welche externen Gruppen Zugriff haben dürfen. Sollten nur einige wichtige Partner Zugriff gewährt bekommen, empfiehlt sich die Variante, bestimmte Domänen zuzulassen.

Einige der folgenden Szenarien eignen sich ideal dafür, externen Zugriff im Tenant Ihrer Organisation einzurichten:

  • Personen in Ihrer Organisation müssen Kontakt zu bestimmten Unternehmen außerhalb der Organisation haben
  • Sie möchten Teams-Benutzer in Ihrer Organisation mit S4B-Online-Benutzern in externen Organisationen kommunizieren lassen
  • Sie möchten Ihren Teams-Benutzern ermöglichen, mit Skype-Benutzern zu kommunizieren

Vergleich der wichtigsten Features: Gastzugriff und externer Zugriff

Gehen wir nun näher auf die wichtigsten Gemeinsamkeiten und Unterschiede zwischen beiden Zugriffsvarianten ein:

Eine vollständige Vergleichsliste beider Varianten finden Sie hier.

Welcher Zugriff passt zu welchem Szenario?

Bevor wir beurteilen, welches Szenario am besten zu welcher Zugriffsvariante passt, ist es wichtig, zu betonen, dass Sie beide Optionen zu Ihrem Vorteil nutzen sollten! Sie schließen einander nicht aus.

Ob Sie nun den Gastzugriff oder externen Zugriff verwenden wollen, spielt allerdings bei der Entscheidung über den Spielraum Ihrer Zusammenarbeit eine Rolle. Wenn Sie externen Domänen die Möglichkeit geben möchten, Ihre Benutzer zu finden, sie anzurufen, mit ihnen zu chatten und Meetings einzurichten, dann sollten Sie sich für externen Zugriff entscheiden.

Wenn Sie jedoch möchten, dass ein einzelner Benutzer Zugriff auf ein Team erhält und dort chatten, anrufen, Meetings abhalten SOWIE gemeinsam mit Ihnen an Dateien Ihres Unternehmens arbeiten kann, die im SharePoint oder OneDrive Ihres Teams gespeichert sind, ist der Gastzugriff die bessere Option. Das Wichtige, was es bei der Vergabe eines Gastzugriffs zu beachten gilt, ist, dass der Gastbenutzer fast alle Möglichkeiten erhalten kann wie ein internes Teammitglied, solange der Administrator keine gegenteiligen Einstellungen vornimmt.

Und das war es auch schon! Wir haben verglichen, was einen Gast- von einem externen Zugriff unterscheidet und Szenarien beschrieben, in denen Sie die beiden Varianten zur externen Zusammenarbeit nutzen können und sollten. Sollten Sie Fragen oder Feedback haben, dann hinterlassen Sie bitte einen Kommentar unter diesem Beitrag!


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