Microsoft Teams: Wann ein Team oder Kanal erstellen?

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Wenn Ihnen Microsoft Teams inzwischen nahegebracht (oder vielleicht auch aufgezwungen) wurde, haben Sie sich vielleicht schon einmal gefragt:

  • Was ist ein Team?
  • Was ist ein Kanal?
  • Wann und aus welchen Gründen verwende ich Kanäle, wann Teams?

Keine Sorge – ein simples Grundverständnis der zugrunde liegenden Architektur eines Teams in Microsoft Teams hilft selbst dem unerfahrensten Benutzer, zu verstehen, wann und wie Teams/Kanäle zu verwenden sind.

Zunächst klären wir einige Begriffe:

Team – Ein gemeinsam genutzter Bereich für eine Gruppe von Benutzern, die darin Inhalte und Tools miteinander teilen.

Kanal – Eine Untereinheit eines Teams, die wir als Abgrenzungslinie für Benachrichtigungen betrachten werden. Sie können es sich so vorstellen wie Fernsehkanäle. Sie haben Zugriff auf viele Kanäle, die Ihnen auch alle zur Verfügung stehen – aber Sie schalten nur den Kanal ein, dem Sie Ihre Aufmerksamkeit widmen wollen.

Kanal-/Threadchat – Die Unterhaltung, die in einem Thread innerhalb eines Kanals innerhalb eines Teams geführt wird.

Gruppen-Chat – Typischer Gruppen-Chat, der außerhalb der Grenzen eines Teams/Kanals/Threads geführt wird (erreichbar über die Chat-Funktion)

Bei der Erstellung eines Teams werden eine SharePoint-Websitesammlung und eine Office 365-Gruppe erstellt. Benutzer haben Mitgliedschaften für diese Gruppe, die ihnen Zugriff auf die SharePoint-Websitesammlung ermöglichen. Betrachten Sie SharePoint als das Haus und Office 365-Gruppen als die Schlüssel, die die Haustür aufsperren. In dieser Analogie sind Kanäle die einzelnen Zimmer des Hauses. Gehen wir näher auf einige häufig gestellte Fragen zu Teams und Kanälen ein.

Warum erstellen wir nicht einfach ein großes Team mit allen Beteiligten und dann Kanäle, um darin die Arbeit zu erledigen? Ist das nicht einfacher, als ständig neue Teams anzulegen?

Die einfache Antwort lautet: Ja. Es wäre sicher einfacher, ein großes „Haus“ zu haben, wenn alle darin gut zusammenarbeiten und sich benehmen würden. Man müsste nur einen einzigen Schlüsselsatz für alle anfertigen. In der Praxis funktioniert das allerdings nicht so gut, da Benutzer, sobald sie Mitglieder eines Teams werden, Zugriff auf jeden einzelnen Kanal und jede Datei erhalten, die darin geteilt, bearbeitet und erstellt wird. Das sorgt nicht nur für Schwierigkeiten bei der Sicherheit, sondern lässt auch die Organisation von Inhalten zur Herausforderung werden.

Ein Team sollte angelegt werden, wenn es eine bestimmte Gruppe von Personen gibt, die gemeinsam an der gleichen Aufgabe arbeiten. Bedenken Sie, dass es die Office 365-Gruppe ist, die die Sicherheitsabgrenzung dieses Arbeitsbereichs festlegt. Diese Methode ist aufgeräumter und organisierter, da sie der Informationsarchitektur von Office 365 entspricht.

Da wir nun verstehen, wie Teams aufgebaut sind: Wie viele Kanäle sind zu viel?

Kanäle sind Kommunikationsgrenzen. Genauer gesagt bedeutet das, dass im Team alle Personen enthalten sind, die darauf Zugriff haben und wissen sollten, woran darin gearbeitet wird. Kanäle sind eine Methode, um die Arbeit im Team in geordnete Segmente zu unterteilen. Solange Sie darauf achten, Kanäle nur zu erstellen, wenn Sie eine neue Unterteilung des Teams vornehmen, sollten nicht zu viele Kanäle entstehen.

Wenn ich ein Team erstelle, bekomme ich nur einen allgemeinen Kanal. Soll dort alles hineingepackt und dann nach Threads sortiert werden? Spezifischer gefragt: Wann soll ich einen Kanal erstellen?

Ein Team ist eine Gruppe von Personen, die gemeinsam an einer Aufgabe arbeiten. Kanäle können zur Unterstützung dieser Arbeit verwendet werden. Nehmen wir beispielsweise eine Situation, in der eine Organisation sich auf eine große Konferenz wie AvePoints #ShiftHappens2020 vorbereitet. Zu diesem Zweck könnten Sie Kanäle anlegen, um die verschiedenen Facetten der Konferenz strukturiert zu unterteilen.

Ein [Allgemein]-Kanal gehört standardmäßig zum Team. Sie können allerdings auch weitere Kanäle erstellen, die sich beispielsweise mit dem Marketing, Vorträgen, Vendor Engagement, Sponsoring und Logistik befassen. Innerhalb dieser Kanäle können Sie noch eine weitere Unterteilung aufmachen und Threads als Fokuspunkte erstellen, in denen Arbeitsaufgaben zu diesen speziellen Themen zusammengefasst werden.

Warum kann ich mich nicht einfach mit allen, mit denen ich arbeite, im Gruppen-Chat unterhalten, anstatt ein Team, einen Kanal und einen Thread zu erstellen?

Diese Meinung ist noch immer verbreitet: Benutzer denken, es sei leichter, einfach den Gruppen-Chat aufzurufen und ihn als primäre Kollaborationsmethode zu verwenden. Inzwischen können Sie sogar Apps, Dateien und Registerkarten in den Gruppen-Chat einfügen!

Die Gruppen-Chats von Microsoft Teams sind noch weit leistungsfähiger als das, was viele von Skype for Business kennen. Wir würden sogar sagen, dass es sich um eine schnelle und simple Methode für die Koordinierung einfacher Aufgabenverteilung handelt. Wie sieht es allerdings langfristig aus, wenn Sie diese Arbeit erneut abrufen und sich darauf beziehen müssen?

Gruppen-Chats existieren außerhalb der Sicherheitsgrenzen Ihres Teams. Wenn Susanne Michaels Aufgaben übernehmen muss, wenn er Urlaub hat, kann sie nicht einfach seinen alten Gruppen-Chat aufrufen und weitermachen, wo er aufgehört hat. Wurden diese Aufgaben allerdings in Teams erledigt, kann Susanne einfach den entsprechenden Kanal und Thread aufrufen. Die Übergabe wird dank des in Threads organisierten Unterhaltungsverlaufs und der Möglichkeit, festzustellen, welche gemeinsamen Aufgaben erledigt wurden, weitaus reibungsloser.

Ein weiterer Punkt ist: Wenn Sie Dateien in Gruppenchats teilen, wird eine Version im OneDrive des teilenden Urhebers eingerichtet und alle Mitglieder des Gruppenchats erhalten exklusive Zugriffsrechte. Können Sie bereits erkennen, wie schnell das außer Kontrolle geraten kann?

Schlussgedanken

Zusammenfassend lässt sich festhalten, dass es entscheidend ist, zu wissen, welche Aufgabe von wem erledigt wird, um zu verstehen, welche Funktion von Microsoft Teams für den jeweiligen Zweck verwendet werden sollte. Wie bei vielen umfangreichen, leistungsstarken und erweiterbaren Kollaborationslösungen gibt es mehrere Möglichkeiten, zu einem Ergebnis zu kommen. Einige eignen sich allerdings besser als andere. Auf die zugrunde liegende Informationsarchitektur zu achten und die vorliegenden funktionalen geschäftlichen Aufgaben nachvollziehen zu können hilft Endbenutzern dabei, ihren Weg zur für die bestmögliche Zusammenarbeit in Microsoft Teams zu finden.


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