Dies ist der fünfte Teil einer siebenteiligen Blogartikelreihe über die Migration zu Microsoft Teams. Weitere Artikel können Sie hier lesen:
- Gründe für Exchange als erste Anlaufstelle
- Gründe für OneDrive als zweite Anlaufstelle
- Dateifreigaben nicht vergessen!
- Ring, Ring, Ring!
Es ist nicht verwunderlich, dass viele Organisationen G Suite – ehemals Google Apps – nutzen. Microsoft und Google lieferten sich in der Werbung jahrelang eine Auseinandersetzung darüber, wessen Plattform die bessere ist. Dieser öffentlich ausgetragene Zweikampf wurde zwar weitgehend beigelegt, dennoch wechseln Organisationen tatsächlich noch immer von G Suite zu Office 365 – und umgekehrt (aber das ist ein anderes Thema).
In einigen Fällen erfolgt die Migration direkt zu Microsoft Teams als neue moderne Option und nicht zu herkömmlichen Tools wie Skype for Business oder Yammer. Vieles hängt vom jeweiligen Einzelfall ab, wie der Größe der Organisation, ihren Zielen und den Gründen für die Migration.
Vor Kurzem habe ich mit einer Organisation gearbeitet, die mithilfe von Paradyne, meines früheren Unternehmens, in der Anfangsphase zu Office 365 migriert ist. Nach dieser Migration kam ein CIO mit einer ausgesprochenen Abneigung gegen Microsoft in die Organisation und bestand darauf, komplett auf G Suite umzustellen. Schließlich wurde ich vom jüngsten CIO hinzugezogen, um die Umstellung der Organisation zurück zu Office 365 zu begleiten. Für die Nutzer muss der viermalige Wechsel der Plattform innerhalb von weniger als zehn Jahren eine frustrierende Erfahrung gewesen sein! Zunächst wechselte die Organisation von der Installation On-Prem zu Office 365, schließlich zur G Suite und wieder zu Office 365 zurück.
Und damit bin ich bei meinem eigentlichen Thema angelangt. Office 365 hat zwar einen vergleichbaren Funktionsumfang wie G Suite, doch es gibt deutliche Unterschiede. Die Umstellung von G Suite auf Office 365 erfordert einen erheblichen Aufwand an Change-Management. E-Mail ist zwar E-Mail und eine Datei bleibt eine Datei – doch wie sie funktionieren und interagieren kann sich deutlich unterscheiden. Das ist in etwa so, als würde man sich ein neues Auto kaufen und sich wundern, weshalb die Bedienelemente nicht an derselben Stelle sind wie im alten Wagen.
Organisationen, die heute auf Office 365 umstellen, haben unter Umständen Möglichkeiten, auf „ältere“ Tools wie SharePoint, Outlook, OneDrive und noch ältere Tools wie Skype for Business zu verzichten. Doch die Realität sieht anders aus. Genau wie in den früheren Blog-Artikeln in dieser Serie beschrieben, müssen bei der Migration von G Suite dieselben Schritte vollzogen werden – aus denselben Gründen. Die Anwender müssen sich damit vertraut machen, wie sie E-Mails versenden (in Kanäle in Microsoft Teams), wie sie sich im Chat über Dateien austauschen (in OneDrive), wie sie gemeinsam Dokumente erstellen (in SharePoint) und so weiter.
Eine Herausforderung bei der Migration von G Suite zu Microsoft Teams ist die Abhängigkeit von Desktop-Anwendungen. Neben der speziellen Office 365-Umgebung stehen Desktop-Apps im Vordergrund und die Anwendung im Web wird dabei als zweitrangig betrachtet. In der Welt von G Suite ist genau das Gegenteil der Fall. Dort sind alle Anwendungen webbasiert und die Integration einer Desktop-Anwendung erfolgt nur, wenn es unbedingt notwendig ist – und dann bestenfalls rudimentär.
In den letzten paar Jahren hat sich der Ansatz bei der Entwicklung von Office-Funktionen verändert: Inzwischen erscheinen etliche Features entweder zuerst im Web oder nur in der Web-Version.
Bei Microsoft Teams wird die Nutzung über den Desktop, im Web und die mobile Nutzung mittlerweile gleichrangig behandelt. Bietet eine Plattform eine bestimmte Funktion nicht, liegt dies weniger an einer bewussten Entscheidung, sondern normalerweise an Einschränkungen des Browsers. Es gibt sehr wenige Funktionen, die weder auf dem Desktop noch in der Web-Version verfügbar sind – sie lassen sich an einer Hand abzählen. Wenn eine neue Funktion für Microsoft Teams veröffentlicht wird, erfolgt dies normalerweise zur selben Zeit in beiden Umgebungen.
Dieser Unterschied zwischen Web-Version und Desktop-Umgebung sollte Nutzern bewusst sein, wenn sie von G Suite zu Microsoft Teams wechseln. Darüber hinaus sollte man die Anforderungen an das Change-Management für die restliche Office 365-Plattform auf keinen Fall vernachlässigen!
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