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Die schiere Anzahl an Fragen, die Sie bei der Entwicklung einer Cloud-Backup-Strategie in Office 365 berücksichtigen müssen, scheint kaum zu überwinden. Welche Anforderungen haben Sie an das Backup? Nach welchen Gesichtspunkten vergleichen Sie die Tools und Anbieter auf dem Markt? Wie hoch sind die Gesamtbetriebskosten?

Eines sei vorweggenommen: In Microsoft 365 sind Schutzvorkehrungen unabdingbar. Auch wenn Microsoft 365 Sie mit seinen nativen Tools und Absicherungen so gut wie möglich vor dem Verlust Ihrer Benutzerdaten schützt, sind die Möglichkeiten dieser Tools immer eingeschränkt (ganz zu schweigen von der Gefahr von Benutzer- oder Adminfehlern).

Wenn Sie eine Cloud-Backup-Strategie für Ihr Unternehmen erwägen, sollten Sie sich in erster Linie fünf wichtige Fragen stellen. Unsere Branchenexperten John Hodges, VP Product Strategy, und Sam Valme, Partner Enablement Program Manager, haben die Antworten. Los geht‘s!

1. Wie viel Schutz brauche ich?

Viel mehr, als Sie denken!

Im Microsoft 365 Admin Center gibt es eine Funktion, mit der Sie sehen können, welche Produkte Ihre Benutzer den ganzen Tag über verwenden. Hier erhalten Sie einen Überblick über die gespeicherten Daten der letzten sechs Monate und damit eine Vorstellung davon, welches Datenvolumen Sie sichern müssen.

Wenn Sie noch in einer On-Premises-Umgebung arbeiten, können Sie die gleichen Informationen in den Berichterstattungsfunktionen Ihres aktuellen Admin Centers finden.

Berechnung des anpassbaren Backups

Anhand dieser Zahlen können Sie einfach berechnen, wie viel Schutz Sie voraussichtlich brauchen werden. Für die Berechnung brauchen Sie eine Formel, die Folgendes berücksichtigt: was geschützt werden soll, Ihre geplanten Wachstumsmultiplikatoren, Ihre Service Level Agreements (SLAs) und Ihre Aufbewahrungsanforderungen.

Was soll geschützt werden Geplante Wachstumsmultiplikatoren SLAs und Aufbewahrungsanforderungen
OneDrive (alle Benutzer?) × Versionsunterstützung (SP / nur Teams) × Aufbewahrungszeit (Jahre)
Postfächer (alle Benutzer?) × Wachstumsraten (%) × Redundante Kopien (Standort, externe Kopien usw.)
Archivierte Postfächer + Anzahl der Mitarbeiter
Teams / Gruppen + Alte Postfächer, SharePoint, Dateifreigaben usw.
SharePoint-Websites
= Gesamt ___ TB (heute) = (Gesamt × Wachstum × Versionen) + neuer Inhalt = Gesamt × Aufbewahrung × Kopien

Auch wenn diese Formel auf den ersten Blick kompliziert wirken mag, ist ihre Anwendung eigentlich ganz einfach. Hier ein Anwendungsbeispiel:

Was soll geschützt werden Geplante Wachstumsmultiplikatoren SLAs und Aufbewahrungsanforderungen
5 GB × 1.000 Benutzer × 5 Hauptversionen (SP / nur Teams) × 3 Jahre Aufbewahrungszeit
20 GB × 1.000 Benutzer × 50 % Wachstum × 2 redundante Kopien
Keine Archive Keine neuen Mitarbeiter
3 TB Teams 5 TB bisherige SharePoint-Umgebung
2 TB SharePoint
= Gesamt 30 TB (heute) = (30 TB × 1,5 Wachstum) × (5 TB × 5 Versionen) + 5 TB = 75 TB (Jahresende) = 3 Jahre (30 TB+ 75 TB+ 105 TB usw.) × 2 Kopien = 420 TB (3 Jahre)

Anhand dieser Information können Sie das Datenvolumen ermitteln, das Sie schützen müssen und in Ihrer Cloud-Backup-Strategie berücksichtigen müssen. Sehen Sie sich unser On-Demand-Webinar an, wenn Sie mehr über die Durchführung dieser Berechnung erfahren möchten.

2. Worüber muss ich mir bei einer Cloud-Backup-Strategie Gedanken machen?

Zugegeben, Enterprise-Backups können schwierig sein. Wenn Sie für Ihre eigenen Backups sorgen müssen, gibt es viele Faktoren zu beachten. Zum Beispiel besteht die Möglichkeit der Bandbreiteneinschränkung in Ihrem Tenant, ein Problem, das weder vorhergesagt noch ausgeschlossen werden kann.

Ohne Backup müssen Sie versteckte Kosten bedenken, darunter die Kosten für die Speicherung, den Netzwerkverkehr, die Wartung, Softwarelizenzen, Computer/VMs und so weiter. Daher ist es besonders wichtig im Vorhinein eine Cloud-Backup-Strategie zu entwickeln.

office 365

Nehmen wir einmal an, Sie sind ein Unternehmen mit 10.000 Benutzern und 5 GB pro Benutzer in Office 365. In diesem Fall würden sich die Infrastrukturkosten ungefähr auf den folgenden Betrag belaufen:

  • Rechenleistung: 10 A4VMs = 2.087,80 USD pro Monat
  • Speicher: 50 TB pro Backup = 1.066,00 USD pro Monat
  • Lizenz: 1,50 USD pro Benutzer pro Monat = 15.000 USD pro Monat

Monatlicher Warenwert = 18.153,80 USD pro Monat

Diese Kosten summieren sich und eine eigenständige Verwaltung kann schwierig sein. Wenn Sie sich diese Sorgen ersparen möchten, sollten Sie einen Abonnement-Dienst mit festen Preisen in Betracht ziehen.

3. Worüber sollte ich mir Gedanken machen?

Da Sie einen Großteil der üblichen Sorgen zu Backups einem Anbieter überlassen können, beschränkt sich das, worüber Sie sich Gedanken machen sollten, auf die Qualität des Anbieters, seinen Ruf und die von ihm angebotenen Sicherheitsfunktionen.

Zum Beispiel sollten Sie sich über die Funktionen Gedanken machen, die Sie für die Abdeckung von Wiederherstellungsszenarien benötigen. Hierzu gehören unbegrenzte, automatisierte Backups für Microsoft Cloud-Assets, granulare Wiederherstellungsfunktionen und die Sichtbarkeit geschützter Inhalte sowie die Kontrolle darüber.

Auch um Ihren globalen Cloud-Footprint sollten Sie sich Gedanken machen. Sie sollten einen Anbieter wählen, der sich in Ihrer Nähe befindet, um sicherzustellen, dass Sie die Gesetze zur Datensouveränität einhalten. Der von Ihnen gewählte Softwareanbieter sollte wissen, wo sich Ihre Office 365-Daten befinden, wie sie verschlüsselt werden und wer Zugriff auf sie hat.

Letztendlich geht es weniger um die Elemente der Anwendung als vielmehr darum, sicherzustellen, dass es sich bei dem Anbieter um ein gut geführtes Unternehmen handelt.

4. Welche Lizenzen decken Wachstum ab?

Investieren Sie Ihr Geld dort, wo Ihr größtes Risiko liegt!

Bei Lizenzmodellen sind zwei Methoden üblich:

  • „All You Can Eat“-Lizenzen: Lizenz „pro Benutzer“ in Office 365 und preislich auf unbegrenzten Benutzerzuwachs ausgelegt
  • „Right Sized“-Lizenzen: Lizenz „pro GB“ in Office 365 und preislich für eine unbegrenzte Anzahl von Benutzern ausgelegt

Wenn Ihr Unternehmen eine hohe Wachstumsrate hat, sollten Sie die flexiblere Option der „All You Can Eat“-Lizenz in Erwägung ziehen. „Right Sized“-Lizenzen sind hingegen darauf ausgerichtet, stärker an die Wachstumskurve Ihres Unternehmens gekoppelt zu sein.

Machen Sie Ihre Lizenzkosten vom Risiko abhängig und finden Sie heraus, welche anderen Faktoren dazu beitragen.

5. Gibt es bei Cloud-Backups versteckte Kosten?

Nicht, wenn Sie Automatisierung zur Vermeidung von Overhead nutzen.

Sobald Sie eine Backup-Lösung gefunden haben, müssen Aufgaben wie die Wiederherstellung von Daten bewältigt werden. Es gibt viele native Funktionen, mit denen Sie solche Aufgaben erledigen können, ohne dass zusätzliche Kosten entstehen.

Ein Beispiel hierfür ist der Einsatz von Chatbots wie AvePoint’s Virtual Assistant AVA in Microsoft Teams. Dieses leistungsstarke Tool stellt sowohl verlorenen Inhalte als auch Inhalte, die ggf. versehentlich in Ihrem Office 365-Tenant gelöscht wurden, problemlos wieder her.

Dann sind da noch die Wartungskosten. Bei Backups spielt sich einiges an Wartung im Hintergrund ab, letztendlich sorgen die bereitgestellten Funktionen aber für eine Senkung der Gesamtkosten für die Wartung.

Sie sehen also, dass es bei der Bewertung von Backup-Lösungen für Office 365 viel zu beachten gibt. Wenn die Antworten auf diese fünf wichtigen Fragen zu anpassbaren Backup-Lösungen Ihr Interesse geweckt haben, sollten Sie sich das Webinar in voller Länge ansehen. Dort werden die verschiedenen Punkte aus diesem Beitrag genauer erläutert.


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