#FutureofSharePoint auf den Punkt gebracht

„May the 4th be with you!“ – Mit dieser Anspielung auf Star Wars hat Microsoft die Roadmap-Informationen und Neuigkeiten zu Office 365 und SharePoint on-premises präsentiert. Für alle Sternenkrieger, die an jenem 04. Mai die Ankündigung verpasst haben oder diese noch einmal nachlesen möchten, habe ich in diesem Beitrag die vier zentralen Themen sowie die Randnotizen zu SharePoint 2016 zusammengefasst.

Die wichtigsten Themen sind:

• Zahlen und Fakten
• Aus „Seiten” wird „SharePoint”
• Simple and Powerful File Sharing
  • Neuer Seitenerstellungsprozess
  • Dokumente teilen und weitere Details
• Mobile and Intelligent Intranet
  • Metadatenbearbeitung (im Massenmodus)
  • Spaltenerstellung
  • Webparts in Teamwebseiten
  • Links in der Quick-Launch
  • Mobile App
  • Workflows mit „Flow”
• Security, Privacy and Compliance
  • Zentrale Verwaltung von Apps über Office 365
  • Temporäre Berechtigungsvergabe
• Open and Connected Platform
  • Eine Office Graph API für alle Office 365- und Yammer-Anwendungen
  • Client-Side-Rendering mit Javascript
• On-premises SharePoint Version
  • Feature Packs
  • Migratoren

Die Zahlen, die zu Beginn des Events gezeigt wurden, sind schlicht beeindruckend und zeigen, was SharePoint ausmacht und dass er aus dem Unternehmensalltag unzähliger Firmen nicht mehr wegzudenken ist.

Microsoft betont, dass Inhaltsverwaltung und Kollaboration – und somit SharePoint – DER zentrale Bestandteil von Office 365 sind. Im Schaubild an der zentralen Stelle der Kachel zu erkennen. Die „Site“-Kachel in Office 365 wird daraufhin sogar in „SharePoint“ umbenannt, was den Stellenwert von Microsoft SharePoint zusätzlich unterstreicht.

Nach dieser kurzen Einführung, wollen wir uns den vier Kernthemen des Events und der Zukunft von SharePoint widmen.

Simple and Powerful File Sharing:
Das Erstellen neuer Seiten wurde überarbeitet und neu gestaltet. Neben Titel und Beschreibung der neuen Site kann der Nutzer gleichzeitig eine neue Office 365-Gruppe erstellen lassen. Die Seite kann außerdem einer Privatsphäre-Richtlinie zugewiesen und die enthaltenen Daten hinsichtlich ihrer Sensitivität klassifiziert werden. Diese Neuerung arbeitet Hand in Hand mit den neuen DLP-Richtlinien in Office 365.

Auf der zweiten Seite des Dialogs können dann im Handumdrehen Nutzer als Besitzer und Teilnehmer hinzugefügt werden. Eine wirklich einfache Art, Inhalte direkt mit einer neu erstellten Site zu teilen.

In OneDrive oder der neuen Ansicht in Inhaltsbibliotheken werden auf der rechten Seite weitere Details zu einem Dokument bereitgestellt (ähnlich wie in der Detailansicht unter Windows). Außerdem sieht man die Links, unter denen die Datei, der Ordner etc. geteilt wurden. Wenn man die Datei erneut mit einem weiteren Kollegen teilen möchte, kann man einfach auf diese Links zurückgreifen oder mit einem Klick einen neuen Link erzeugen und zusätzliche Personen einladen.

Mobile and Intelligent Intranet:
Bleiben wir gleich bei den Inhaltsbibliotheken: Mit obiger Ansicht kann man nicht nur teilen, sondern sich auch Metadaten und Einstellungen anzeigen lassen. Künftig wird man dadurch Daten, ähnlich wie bei der QuickEdit-Ansicht, noch einfacher direkt ändern können. Nach aktuellem Stand sogar im Massenmodus. In der Kategorie-Ansicht, zum Beispiel eine Gruppierung nach Personengruppe, mit der Inhalte geteilt wurden, kann ein Dokument per Drag-and-Drop ganz einfach in eine andere Kategorie verschoben werden. Alle dahinterliegenden Metadaten und Berechtigungen werden automatisch angepasst. Mit nur einem weiteren Klick kann man zusätzlich ein Dokument an den Anfang der Bibliothek heften, damit es immer oben angezeigt wird. Dieses Prinzip ist uns schon aus den „Featured Links“ in der SharePoint-Suche bekannt.

Bald wird man noch weitere Spalten in der Bibliothek hinzufügen können, ohne die Liste über die Menüschleife und die Bibliothekseinstellungen verlassen zu müssen. Ein besonders tolles Feature, das besonders bei neu erstellten Listen viel Zeit sparen wird.

Neue Seiten sollen künftig genauso einfach angepasst werden können. Über eine einfache Benutzeroberfläche kann man direkt neue Web- und App-Parts in die Seite integrieren. Die Ribbon-Bar braucht man hierfür nicht mehr.

Genauso einfach kann man jetzt Links bearbeiten. In vorherigen und aktuellen Versionen war das bisher ein eher mühseliges Unterfangen.

Auch die Teamwebseite wurde revolutioniert und das Design an OneDrive und die neuen Inhaltsbibliotheken angepasst.

Außerdem wurde eine Mobile-App angekündigt, mit der Anwender noch einfacher mobil auf ihre Inhalte zugreifen können. Die Screenshots zeigen sehr schön, wie:

 

Ein weiterer Aspekt beim Thema intelligentes Intranet ist das neue Microsoft Flow, eine Art Workflow-Designer, mit dem man einfache Prozesslogiken und Abläufe direkt im Browser erstellen kann. Unternehmens-Apps, sogenannte Power Apps, sollen genauso einfach erstellt werden können. Wie und warum wurde an einem Beispiel, nämlich der Genehmigung von Vertriebsverträgen, veranschaulicht.

Security, Privacy and Compliance:
Ein paar Neuerungen bei Privatsphäre und Datenschutz konnten wir beim Erstellen neuer Seiten bereits kennenlernen. Ein weiteres Novum ist die Möglichkeit, Apps und Programme zentral anhand von Unternehmensrichtlinien zu steuern. Ein Beispiel: Das Kopieren von Inhalten über und zwischen Apps kann unterbunden werden, um zu verhindern, dass Daten das Unternehmen ungewollt verlassen.

Zusätzlich können die Apps mit einem weiteren PIN als 2-Faktor-Authentifizierung versehen werden. Wird ein Handy gestohlen und entsperrt, schützt der zusätzliche PIN die sensiblen Unternehmensdaten in den verwalteten Apps vor möglichem Missbrauch. Im Zeitalter von BYOD, Home Office und mobilem Zugriff gibt diese Entwicklung ein bisschen mehr Sicherheit.

In einem Nebensatz ist außerdem gefallen, dass es bald möglich sein wird Berechtigungen nur temporär zu vergeben. Sicherheit bei Werkstudenten, Praktikanten und anderen zeitlich befristeten Mitarbeitern wird also kein großes Problem mehr darstellen.

Open and Connected Platform:
Auch die Entwickler wurden nicht vergessen. Über Office Graph wird es einen zentralen API-Namespace geben. Mit nur einer Schnittstelle haben Entwickler damit Zugriff auf alle Funktionen der Microsoft-Umgebung, von SharePoint, über Mail bis hin zu Yammer und so weiter.

Außerdem kann jetzt auch Client-Side-Rendering mit Javascript verwendet werden. Dokumentenbibliotheken werden damit deutlich schneller angezeigt und auch die Geschwindigkeit mobiler Seiten und Apps wird merklich verbessert.

On-Premises SharePoint Version:
Im On-premises-Bereich stand die generelle Verfügbarkeit von SharePoint Server 2016 im Vordergrund. Es stellt sich dabei heraus, dass diese Version wohl tatsächlich die letzte On-premises-Version sein wird. Deswegen muss jetzt aber niemand in Panik verfallen. Die Code-Basis von SharePoint Online und on-premises ist nun gleich, so dass man die neuste Server-Version einfach als „Foundation“ für die Zukunft verstehen kann. Analog zu Windows 10 bleibt SharePoint 2016 die letzte Vollversion ihrer Art, die aber kontinuierlich verbessert wird. Umgesetzt werden dieser Verbesserungen ab 2017 mit sogenannten Feature Packs.

Das heißt nun für uns, dass Neuerungen zuerst in der Cloud erscheinen. Allerdings sollen diese auch weiterhin weitestgehend on-premises zur Verfügung gestellt werden. Ausnahmen könnten Funktionen wie Delve oder Video sein. Sie werden wohl, bedingt durch die hohen Anforderungen an die Hardware nur aus der Cloud zur Verfügung stehen, um die User Experience sicherstellen zu können. Alles in allem ist das aber ein klares Zugeständnis an die unternehmenseigenen Umgebungen und entschärft die Debatte um den gefühlten Zwang in die Cloud gehen zu müssen.

Microsoft baut weiterhin darauf, es Firmen so leicht wie möglich zu machen, Inhalte zu Office 365 zu migrieren. Neben der High Speed Migration API für die Migration von Fileshares sowie die Anbindung von Google Drive als Migrationsquelle, ist nun auch der Online-Speicher Box verfügbar. Und zum Jahresende wird sogar erwartet, dass SharePoint on-premises als Quelle für Office 365-Migrationen auswählbar sein wird. Bisher wurde dieser Service nur über Drittanbieter abgedeckt. Der Umfang dieses Services ist bisher allerdings noch unklar. Es bleibt also abzuwarten, ob es, wie schon bei der Fileshare HSM API, auch hier nur begrenzte Möglichkeiten geben wird und ob sich die Microsoft eigene Lösung gegen die seit Jahren auf dem Markt etablierten Drittanbieterlösungen wird durchsetzen können. Sicher ist allerdings, dass dieser Schritt den Weg in die Cloud weiter ebnet.

Ich hoffe, eure Neugierde ist geweckt. Ich jedenfalls freue mich schon sehr darauf, die vorgestellten Neuerungen endlich ausprobieren zu können.

Happy “SharePointing”!

Weiterführende Links und Quellen:

• Aufgezeichneter Stream des Events
  https://www.youtube.com/watch?v=0NyxhMlIGeA
• Fokus auf Sicherheit und Compliance
  https://www.youtube.com/watch?v=0mvZr_Gc36U
• SharePoint On-Premises Foundation
  https://blogs.office.com/2016/05/04/sharepoint-server-2016-your-foundation-for-the-future/

Wie geht’s weiter?

Falls ihr immer noch nicht genug von SharePoint 2016 habt, empfehlen wir euch unseren SharePoint 2016 Readiness Guide. Mit dem geballten Wissen zu allen Neuerungen seid ihre bestens gerüstet für die Migration in die Zukunft von SharePoint und alle Aufgaben die euch danach erwarten.