Comment éviter la prolifération dans Microsoft 365

Lorsque les organisations passent pour la première fois à Microsoft 365 et à SharePoint, les utilisateurs finaux manifestent généralement beaucoup d’intérêt et d’enthousiasme. Avec cette nouvelle plate-forme, ils seront en mesure de collaborer efficacement et d’être plus productif au sein de leurs équipes…Vous ne trouvez pas ?  

Malheureusement, l’intérêt et l’enthousiasme suscités sont accompagnés du risque d’une liberté excessive. Cette liberté peut provoquer tout un éventail de problèmes de prolifération tels que : 

• La mise en service de toutes les choses à tout moment 
• Le partage du contenu avec n’importe qui ou tout le monde 
• La suppression du contenu sans sauvegarde 
• La duplication du contenu et des espaces de travail 
• La configuration incorrecte de la gestion du cycle de vie des espaces de travail  

Voulez-vous éviter la prolifération des données ? Visionnez notre webinaire « Planification de Microsoft 365 : Gouvernance de votre environnement cloud » (en anglais) pour obtenir des conseils d’experts. 

Ces risques peuvent entraîner des problèmes de sécurité qui peuvent freiner les plans de migration ou d’adoption des organisations et doivent être évités ! Voici quelques conseils à suivre pour atténuer la prolifération et encourager l’adoption. 

Prolifération  

Quand il s’agit de la mise en service des espaces de travail, comme je l’ai mentionné plus tôt, il est important de vous assurer d’avoir configuré les autorisations de mise en service appropriées pour les utilisateurs finaux. Les options ici seraient d’activer la demande de ces espaces de travail en libre-service pour les utilisateurs, de les gérer via un groupe de dirigeants ou de combiner les deux.  

Quant à la manière de configurer la mise en service pour les utilisateurs finaux, il est important de savoir si les options natives sont suffisantes ou si plus de contrôles de gouvernance seront nécessaires. Voici un aperçu des fonctionnalités natives existantes : 

Gestion des espaces de travail et du contenu 

Lorsqu’il s’agit de gérer les espaces de travail et le contenu dans Microsoft 365, les organisations doivent continuer à évaluer la pertinence des activités. Un fichier contenant des données datant de cinq ans est-il toujours pertinent aujourd’hui ? L’équipe créée pour une conférence l’année dernière a–t-elle toujours besoin d’effectuer des opérations ? 

Probablement, la réponse aux questions ci-dessus est « non », car ils ne sont plus nécessaires. C’est pourquoi la gestion du cycle de vie du contenu et de l’espace de travail est importante. Les organisations doivent s’assurer qu’il n’y a pas d’espaces de travail redondants parce qu’il s’agit de la création d’espaces inutiles dans leur environnement, qui peut constituer un risque pour la sécurité en cas d’absence de surveillance. Assurez-vous de connaître les options natives de gestion du cycle de vie et de savoir si elles sont suffisamment granulaires pour répondre aux besoins de votre organisation. 

Gestion permanente 

Une fois que les organisations ont identifié : « comment examiner la gestion du cycle de vie », il vous reste ensuite à prendre en compte la gestion quotidienne de ces espaces de travail. Voici quelques détails communs sur la gouvernance : 

• Qui sont les propriétaires 
• Niveau de confidentialité du contenu 
• Objectif de la gouvernance 

Ce sont des points clés sur lesquels les organisations doivent constamment se concentrer puisqu’il y a toujours de nouveaux employés, des personnes qui quittent l’entreprise, des informations sensibles qui doivent être étiquetées et cryptées et ainsi de suite. La gestion ne s’arrête pas à la phase de mise en service et de fin de vie et doit être constamment mise en œuvre !  

Conclusion 

Atténuer la prolifération n’est pas une tâche ponctuelle. Les besoins des organisations continuent de se développer, de croître et d’évoluer au fil du temps et il en va de même pour leur approche de gouvernance afin de garantir que les utilisateurs finaux font ce qu’il faut. Étant donné que les organisations doivent réitérer constamment l’adoption avec de nouvelles solutions et applications, elles doivent faire de même en ce qui concerne la gouvernance pour assurer la sécurité de l’architecture sous-jacente de l’information de leurs activités. 

Il existe une pléthore de fonctionnalités natives qui répondent aux besoins de nombreuses entreprises, mais si vous voulez adopter une approche de gouvernance proactive pour permettre à vos utilisateurs finaux de faire facilement ce qu’il faut, découvrez comment Cloud Governance peut vous aider ! 

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