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Case Study – National Endowment for the Humanities
Die Herausforderung
Obwohl es sich bei der National Endowment for the Humanities (NEH) um eine kleinere Bundesbehörde mit nur etwa 250 Mitarbeitern handelt, verwaltet sie eine große Menge an Daten. Einige der 18 internen Abteilungen der Behörde haben allein in ihrer Abteilung über ein Terabyte an Daten.
Dies ist teilweise auf die sensible Natur ihrer Arbeit zurückzuführen. Die Behörde ist aufgrund von Vorschriften wie dem Freedom of Information Act (FOIA) zur Einhaltung strenger Aufbewahrungsrichtlinien verpflichtet. Obwohl das FOIA nur vorschreibt, dass die Behörden Informationen drei Jahre lang aufbewahren müssen, ist die interne Politik der NEH, Informationen viel länger aufzubewahren, was zu einer großen Menge an zu schützenden Daten führt.
Vor etwa zwei Jahren begann die NEH, ihre Altdaten von einem internen Netzwerk-Dateisystem auf Microsoft Teams zu migrieren. Sie wollten ihren Mitarbeitern die Möglichkeit geben, überall und von jedem Gerät aus zu arbeiten. Im Laufe des Prozesses stellte sich heraus, dass man auch eine bessere Lösung für die Sicherung und Wiederherstellung alter Dateien benötigte.
Zachary Robertson, der IT-Berater der NEH, der die Migration anführte, erklärt: “Aufgrund unseres Finanzierungszyklus überprüft unser Team die Dateien alle ein bis 18 Monate. Wenn wir nach sechs Monaten auf ein Dokument zugreifen mussten, war das ein zeitaufwändiger Prozess. Wir mussten uns an unseren Backup-Anbieter wenden, der die Dateien außer Haus aufbewahrte; es konnte einen ganzen Tag dauern, um eine einzige Datei oder einen Ordner wiederherzustellen.”
Der Verweis auf frühere Versionen der Antragsunterlagen ist ein wichtiger Bestandteil des NEH-Förderverfahrens. Die Unfähigkeit, diese Dateien zu finden oder auf sie zuzugreifen, und der damit verbundene Zeitverlust während des Bewilligungszyklus ist das schlimmste Szenario für die Agentur.
Sie brauchten eine schnellere Lösung. Zack suchte nach einem Anbieter, der die gesamte Microsoft 365-Arbeitslast abdecken konnte, von SharePoint und Teams bis hin zu OneDrive, Exchange und Groups, und der mehrere Backups pro Tag bereitstellen konnte, um sicherzustellen, dass die Daten immer verfügbar waren.
Die AvePoint-Lösung
In früheren Funktionen hatte Zack mit anderen Sicherungsanbietern gearbeitet, aber er hatte “keine gute Zeit mit ihnen”, erklärt er. Die Nutzeroberfläche des SharePoint-Backup-Tools von Veeam ist beispielsweise nicht einfach zu bedienen, und ich war mit dem Support, den wir bei Bedarf erhielten, nicht zufrieden.
Zack hörte, dass AvePoint gute Produkte und einen guten Support bietet. Als er also herausfand, dass Cloud Backup, die FedRAMP-autorisierte Backup-Lösung von AvePoint, genau das bietet, was das Unternehmen braucht, war es ein klarer Fall. Kürzlich als Leader in The Forrester New Wave: SaaS Application Data Protection” ausgezeichnet wurde, bietet Cloud Backup vier Backups pro Tag, unbegrenzte Speicherung und Aufbewahrung sowie schnelle, nahtlose Wiederherstellungen.
Die Einrichtung war für die Agentur schnell und einfach, und die Wartung der Lösung war für Zack ein unkomplizierter Prozess. Er sagt: “Ich muss nicht viel für die tägliche Verwaltung tun; ich gehe nur hier und da hinein, um sicherzustellen, dass alles erfolgreich ist.”
Cloud Backup spart NEH Zeit und Arbeitskraft. “In der Vergangenheit, als wir SharePoint-Umgebungen vor Ort verwaltet haben, haben wir manchmal Tage damit verbracht, die Daten nach einem Vorfall wiederherzustellen”, erklärt Zack. “Es ist nie einfach, herauszufinden, was und warum etwas kaputt gegangen ist, geschweige denn, es zu reparieren. Wir haben rund um die Uhr gearbeitet, um die Dinge in Ordnung zu bringen.”
Jetzt müssen sie jedoch nicht mehr herausfinden, was passiert ist. Dank der vier täglichen Backups von Cloud Backup kann das Unternehmen innerhalb von Minuten das letzte Backup des Standorts wiederherstellen und so den IT-Aufwand und die Ausfallzeiten der Mitarbeiter minimieren.
NEH hat die Auswirkungen dieser Umstellung im letzten Jahr erlebt. “Eine unserer SharePoint-Landingpages ist komplett verschwunden”, erklärt Zack. “Ich habe einige Stunden damit verbracht, herauszufinden, was passiert war, bevor mir einfiel, dass ich das nicht tun musste. Da ich wusste, wann der Vorfall eingetreten war, konnte ich die gesamte Seite von vor zwei Stunden bis dahin in etwa 15 Minuten wiederherstellen. Das hat mir einige Tage erspart, in denen ich versucht habe, das Problem zu lösen, und ich konnte mich wieder den anderen Dingen widmen, die ich zu tun hatte.”
In den zwei Jahren, seit NEH Cloud Backup einsetzt, hat Zack den 24/7-Support von AvePoint nur zwei- oder dreimal für kleinere Probleme benötigt, z. B. zur Klärung einer Fehlermeldung. Wenn er mit dem Support-Team zu tun hatte, war er beeindruckt: “Sie sind sehr reaktionsschnell. Wenn es ein Problem gibt, sind sie sehr detailliert in ihrer Lösung, was uns hilft, in kürzester Zeit wieder auf Kurs zu kommen.”
Fazit
Derzeit schützt Cloud Backup mehr als 10 Terabyte an Daten für die National Endowment of the Humanities. Der Schutz dieser Informationen ermöglicht deren geschäftskritische Aktivitäten.
“Kürzlich bereitete sich das Team darauf vor, Anträge für unseren nächsten Förderzyklus zu öffnen, als es feststellte, dass ein kompletter Exchange Online-Ordner für das Programm fehlte. Wir wussten nicht, wie lange er schon weg war”, sagt Zack. “Wir konnten Cloud Backup nutzen, um den letzten Wiederherstellungspunkt zu finden, und stellten fest, dass er von einem Nutzer in der Abteilung im Oktober letzten Jahres gelöscht worden war. Nachdem wir ihn gefunden hatten, konnten wir ihn an seinem ursprünglichen Speicherort wiederherstellen.
“Wenn wir uns auf das 93-Tage-Backup von Microsoft verlassen hätten, wäre dieser gesamte Ordner mit über 300 Anwendungen verloren gegangen. Microsofts natives Backup reicht in unserem Geschäft einfach nicht aus. Manchmal dauert es ein oder zwei Jahre, bis jemand überhaupt bemerkt, dass eine Datei fehlt, und bis dahin haben wir keine Möglichkeit, sie wiederherzustellen. Mit Cloud Backup brauchen wir uns keine Sorgen zu machen; wir wissen, dass unsere Daten leicht wiederherstellbar sind, auch noch nach Jahren.”
National Endowment für die Geisteswissenschaften
Das National Endowment for the Humanities (NEH) ist eine unabhängige Bundesbehörde, die sich dafür einsetzt, die Geisteswissenschaften allen Amerikanern zugänglich zu machen. Sie wurde 1965 gegründet und ist einer der größten Geldgeber für geisteswissenschaftliche Programme in den Vereinigten Staaten. Die NEH fördert herausragende Leistungen in den Geisteswissenschaften und der staatsbürgerlichen Bildung, indem sie Zuschüsse für die am besten bewerteten Vorschläge vergibt, die von unabhängigen, externen Gutachtern geprüft werden.
Lesen Sie die vollständige Fallstudie hier.
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