Bleiben Sie immer über die Erfolgsgeschichten von AvePoint PI (Policies & Insights) auf dem Laufenden und abonnieren Sie unseren Blog!
Case Study – Refinery
Die Herausforderung
Die Umstellung auf Microsoft 365 bedeutet eine bahnbrechende Veränderung für Unternehmen und ihre MSPs, jedoch kann unorganisierte Zusammenarbeit unter Nutzern ein Chaos bei der Datenerstellung und Übersichtlichkeit hervorrufen.
„Führungsteams haben das Gefühl, die Kontrolle verloren zu haben“, erklärt Ian Bennett, Chief Operating Officer von Business Refinery. „Viele Führungskräfte erzählen mir, dass ihre Mitarbeitenden jede Menge Teams erstellen, von denen sie gar nichts wissen.“ Sie wollen aber informiert sein, wenn ein Dokument freigegeben oder ein Team erstellt wird bzw. jemand einem Team beitritt.
„Viele Geschäftsverantwortliche möchten in jedem Team sein. Das passt aber nicht zum Vertrauensmodell.“
Die manuelle Erstellung von Berichten zu Nutzerberechtigungen in Microsoft 365, um an diese Informationen zu kommen, ist zeitintensiv und komplex und kann für Unternehmen ohne IT-Mitarbeiter oder das entsprechende Know-how eine große Aufgabe sein. Außerdem bedeuten die ständig neuen Aktivitäten, dass sogar gründliche Analysen innerhalb von Minuten veraltet sind.
Als Business Refinery diese Aufgaben auf Nachfrage von Kunden anging, wurden sie schnell nicht mehr durchführbar. „Wir begannen damit, Berichte und E-Mail-Zusammenfassungen von Änderungen an den Mandanten zu erstellen, aber die Anfragen wurden immer mehr und mehr“, so Bennett. „Zu dem Zeitpunkt dachte ich bereits darüber nach, eine Lösung zu suchen, die den Job für mich übernimmt.“
Die AvePoint-Lösung
Auf den Vorschlag des Partnerunternehmens Ingram Micro fanden die Verantwortlichen bei Business Refinery Policies & Insights von AvePoint (oder „PI“), um den Kunden maßgebliche, automatisierte Informationen bieten zu können.
PI wurde entwickelt, um die mit sensiblen Dokumenten verbundenen Risiken sowie den Zugriff darauf zu analysieren und Richtlinienverstöße in Microsoft 365 proaktiv festzustellen und zu beheben. Mithilfe von Sicherheits-Dashboards kann die Veränderung des Risikopotenzials (anonyme Links, externer Zugriff durch Nutzer) zudem laufend hervorgehoben und nachverfolgt werden.
Updates in Quasi-Echtzeit über PI, die die am häufigsten geteilten sensiblen Daten priorisieren, ermöglichen Nutzern, Eigentümer- und Freigabebeschränkungen einzuführen, die eine sichere Zusammenarbeit unterstützen.
„Als wir die auf dem Markt erhältlichen Lösungen analysierten, war PI genau das Richtige für uns“, so Bennett.
Mit dem Angebot von PI als 30-Tage-Testversion konnte Business Refinery sofort weitverbreitete – und ernste – Probleme in Microsoft Teams aufdecken, die den Nutzen der Lösung unter Beweis stellten.
„Ein Kunde hatte über 30.000 anonym geteilte Links in seinem Unternehmen, aber nur ungefähr 40 Nutzer“, erzählt Bennett. „Mit den Ergebnissen konnten wir mandantenweite Richtlinien und solide Nutzerschulungen im gesamten Unternehmen einführen.
Andere Unternehmen haben erkannt, dass sie über duplizierte Teams verfügen, bei denen unterschiedliche Mitarbeiter Zugriff auf jedes Team haben, sodass sie ein wenig aufräumen können.“
Dank der Nutzung von PI zur Risikoanalyse hat Business Refinery eine Zeiteinsparung von 80 Prozent erzielt, die für Gewinn und Bandbreite entscheidend ist. „Durch die Reduzierung der manuellen Datenerfassung können wir mehr wertvolle Zeit für unsere Kunden aufwenden“, fügt Bennett hinzu.
Business Refinery bietet PI acht Kunden als Monatsabonnement an und die Lösung ist in jeder Verkaufspräsentation enthalten.
„Mittlerweise ist die Aufklärung über die Risiken und die Möglichkeit, die Policies & Insights zur eigenständigen Beobachtung dieser Risiken bietet, ohne in jede einzelne Transaktion involviert zu sein, Teil unseres Onboarding-Prozesses von Neukunden“, erläutert Bennett.
Für MSPs, die mehrere Kunden betreuen, bietet das Elements-Portal von AvePoint eine einfache Lösung, um die Augen offen zu halten und Fragen an einem Ort zu beantworten.
„Toll für MSPs ist, dass man Führungsteams mit den Tools ausstatten kann, um die Risiken zu beobachten und ihnen gegenzusteuern, ohne Administratorenrechte in Microsoft 365 zu erteilen. Dadurch wird das Risiko – insbesondere durch Nutzerfehler – verringert“, so Bennett.
Das Fazit
Bei Business Refinery spielt PI eine Schlüsselrolle im Hinblick auf die gesamte Sicherheitslage im Bereich Zusammenarbeit. Das ist allerdings nur ein Teil des Nutzens.
„Es ist ein Türöffner für Gespräche rund um die Risiken und Gefahren des Kunden, wodurch man ein besseres Verständnis für das Unternehmen erhält und besser einschätzen kann, welche technischen Lösungen es benötigt, um Erfolg zu haben“, erzählt Bennett und fügt hinzu, dass er die PI-Daten der Kunden in ihre vierteljährlichen Unternehmensberichte einfügt.
Obwohl die Ergebnisse von PI für Kunden ernüchternd sein können, schonen sie auch ihre Nerven.
„Es ist ausschlaggebend, diese Besonderheiten genau zu beachten“, erklärt Bennett. „Es ist unglaublich, in welchem Umfang Policies & Insights den Geschäftsverantwortlichen vor Augen führt, dass Risiken real sind, aber auch dass sie mit sorgfältigem Management und Überwachung keine schlaflosen Nächte deswegen haben müssen.“
Refinery
Refinery ist ein strategischer Partner von Managed-Services-Anbietern (MSPs) und einigen Direktkunden. Ziel des Unternehmens ist die Steigerung der Produktivität und Nutzung von Technologien von kleinen bis mittelständischen Unternehmen bei gleichzeitiger Gewährleistung der Sicherheit und Risikoverringerung. Das Team bietet personalisierte Beratung zur digitalen Transformation.
Lesen Sie die gesamte Case Study auf unserem Blog:
