StartVerwaltenCloud Case Study: Erfolgreiche Verwaltung von Cloud-Daten in Microsoft 365

Cloud Case Study: Erfolgreiche Verwaltung von Cloud-Daten in Microsoft 365

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Fallstudie: Geraardsbergen

Die Herausforderung

In den Fängen der COVID-Pandemie waren viele Organisationen gezwungen, ihre Mitarbeitenden ins Homeoffice zu schicken. Neben den Anwendungen für ihre Nutzer wanderte damit auch ein zunehmender Teil ihrer Daten in die Cloud. Unterstützt durch Inetum-Realdolmen machte sich Jan De Smet, ICT Manager der Gemeindeverwaltung von Geraardsbergen, auf die Suche nach einer Lösung für die Sicherung und Verwaltung solcher Daten. „Das Angebot von AvePoint passte am besten zu unserem Bedarf.“

Mit seinem ICT-Team betreut Jan De Smet die verschiedenen Dienste der Gemeindeverwaltung Geraardsbergen. Neben der Kommune Geraardsbergen und der autonomen Kommunalverwaltung umfasst die Gemeindeverwaltung auch das Sozialamt und die Polizei. „In den vergangenen zehn Jahren hat sich unsere ICT-Infrastruktur entscheidend verändert“, so Jan de Smet. „Anfangs lag der Fokus auf der Konsolidierung und Virtualisierung unserer Server in zwei lokalen Datenzentren. Zum gleichen Zeitpunkt haben wir unsere gesamte Software zentralisiert.”

In den letzten Jahren allerdings setzte Geraardsbergen zunehmend auf Cloud-Lösungen. „Wir haben zum Beispiel eines unserer lokalen Datenzentren in die Cloud von Inetum-Realdolmen verschoben, einem unserer Vertrauenspartner in Sachen ICT. Unser Ziel besteht letztendlich darin, mit all unseren geschäftskritischen Servern in diese Cloud umzuziehen. Zudem nutzen wir schon seit einer ganzen Weile Exchange in der Cloud. Wir haben also nicht länger lokale Mailserver.

Cloud

Die AvePoint-Lösung

Insgesamt betreuen Jan De Smet und sein Team fast fünfhundert Endbenutzerinnen und -benutzer, die sich auf die verschiedenen von der Gemeindeverwaltung Geraardsbergen verwendeten Dienste verteilen. Entsprechend hoch ist die Zahl der Microsoft 365-Lizenzen. „Zum Glück hatten wir Office 365 bereits vor Ausbruch der Coronapandemie eingeführt. Wir waren dadurch gut auf die Krisensituation vorbereitet und in der Lage, alle Mitarbeitenden sofort ins Homeoffice zu schicken, wo sie Teams und andere Cloud-Dienste von Microsoft nutzen konnten.“

Lediglich einige spezifische Anwendungen für Gemeindeverwaltungen erwiesen sich als quälend langsam, wenn man sie über eine VPN-Verbindung nutzte. „Wir fanden schnell eine Lösung dafür und richteten eine Remotedesktopdienst-Umgebung (RDS) in der Rcloud von Inetum-Realdolmen ein. Und dank der virtuellen Arbeitsbereichssoftware von Awingu – eine weitere Empfehlung von Inetum-Realdolmen – können unsere Benutzer nun ganz einfach über ihre Browser auf die Remote-Desktop-Dienste zugreifen.“

Die COVID-Krise zwang Jan De Smet und sein Team, weitere Cloud-Dienste wie Microsoft Teams und OneDrive schneller einzuführen als zunächst erwartet. „Unsere Benutzerinnen und Benutzer haben keine umfassende Einarbeitung erhalten; eine kurze Erklärung war alles, was es brauchte. Die meisten unserer Kolleginnen und Kollegen fanden den Umgang mit den Anwendungen sogar ziemlich einfach. Und dank der praktischen Cloud-Lösung konnten wir unsere Dienste auch während dieser schwierigen Phase am Laufen halten.“

Allerdings nahm die Nutzung von Teams und OneDrive in rasantem Tempo zu. „So kam es schnell zur explosionsartigen Vermehrung von Teams- und OneDrive-Dateien. Wir erhielten kaum Anfragen, die Kapazität unserer Dateiserver zu erweitern. Das konnte nur eines bedeuten: Die Dateien, die früher auf den Dateiservern lagen, wanderten nun über Teams und OneDrive in die Cloud. Und das ließ bei uns die Alarmglocken schrillen.“

Cloud

„Ein Dateiserver ist eine kontrollierte Umgebung, auf die nicht einfach jeder zugreifen kann, doch in der Cloud herrscht viel weniger Kontrolle. Zum Beispiel können auch externe Kontakte Teil eines Teams sein. Mitarbeitende, die Rechte für einen bestimmten Ordner auf dem Dateiserver haben, könnten diesen Ordner daher über Teams oder OneDrive mit Leuten teilen, die nicht die gleichen Rechte besitzen. Darüber hinaus bieten Cloud-Dienste wie Microsoft Teams Speicher in Form von OneDrive, aber keine Backup-Möglichkeiten.“

Von den Lösungen, die man analysierte, erwies sich AvePoint als am besten geeignet. Erneut erwies sich Inetum-Realdolmen als zuverlässiger Partner. „Die meisten Anwendungen konzentrieren sich ausschließlich auf das Backup“, so Jan De Smet. „AvePoint geht noch weiter.“ Konkret fand das Team mit AvePoint eine Lösung, mit der sich ihre gesamte Microsoft 365-Umgebung, darunter Office 365, Teams, OneDrive, SharePoint, Exchange, Bookings und so weiter sichern ließ. „Wenn jemand versehentlich ein Dokument, einen Ordner, ein Postfach oder ein ganzes Team löscht, können wir sie mit AvePoint mühelos aus dem Backup wiederherstellen.“

Darüber hinaus (und mindestens ebenso wichtig) bietet AvePoint zusätzlich eine Governance-Lösung. „Damit können wir Richtlinien festlegen und überwachen. Mit deren Hilfe können wir kontrollieren, wer Zugriff auf welche Daten hat, wer welche Daten teilen darf und so weiter – genau wie vorher, als unsere Daten auf unseren eigenen Dateiservern lagen.“ So ist sichergestellt, dass das IT-Team Schritt für Schritt die außer Kontrolle geratene Verwendung von Teams und OneDrive wieder in den Griff bekommt. „Wir können analysieren, wer was tut und wer welche Rechte haben sollte. Sobald wir das festgestellt haben, entwickeln wir Richtlinien und setzen sie durch. So wird sichergestellt, dass nicht einfach irgendwer neue Teams erstellen oder beliebig Daten teilen kann.“

Das Fazit

Dank der Einführung von AvePoint kann die Gemeindeverwaltung Geraardsbergen nun etwas ruhiger schlafen. „Sicherheit war für mich immer ein wichtiges Thema“, so Jan De Smet. „Eine robuste Backup-Strategie ist in einer Zeit, in der Angriffe mit Cryptolockern an der Tagesordnung sind, unerlässlich. Durch die Zusammenarbeit mit AvePoint und Inetum-Realdolmen können wir jederzeit auf ein vollständiges, geprüftes Backup aller Microsoft-Cloudanwendungen zurückgreifen, die wir verwenden.“ Auch in Geraardsbergen dürften also die Mitarbeitenden der Gemeindeverwaltung nicht so schnell wieder zur althergebrachten Arbeitsweise zurückkehren. „Anwendungen wie Teams und OneDrive sind nicht mehr wegzudenken“, stellt Jan De Smet fest. „Mit AvePoint können wir sie weiter verwenden und dabei volle Sicherheit garantieren.“

Geraardsbergen

Geraardsbergen ist eine Stadt und Kommune in der Denderstreek und den flämischen Ardennen, dem hügeligen südlichen Teil der belgischen Provinz Ostflandern. Die Kommune besteht aus der Stadt Geraardsbergen und einigen kleineren Städten im Umkreis.

Die vollständige Fallstudie finden Sie hier.


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