Tuesday, September 27, 2022
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Intégrer Vos File Share à OneDrive/SharePoint Online pour une Gestion Simplifiée de Votre Patrimoine Informationnel

La gestion de l’information contenue dans vos serveurs de fichiers doit prendre en compte la maturité de votre politique de déploiement et d’usage d’Office365 (SharePoint Online et OneDrive).

Plusieurs options s’offrent à vous pour optimiser leur gestion : vous pouvez soit les intégrer à votre environnement OneDrive/SharePoint Online, soit permettre à vos utilisateurs d’initier ce service si vous votre plateforme SharePoint est complètement automatisée.

Nous vous proposons dans cet article un tour d’horizon des méthodes les plus communes.

Pourquoi intégrer ses files share à OneDrive ? 

– Désengagement des serveurs de fichiers dû à obsolescence de l’environnement logiciel ou matériel (ex : fin de Windows 2003)

– Choix de conserver ses données en un endroit unique avec maitrise de l’information au sens gestion Big Data (gestion des accès, conformité, recherche, cycle de vie, ….)

Les démarches possibles :

Phase découverte : Cette étape est essentielle puisqu’elle permet de faire un audit et de classifier l’information, pour ensuite permettre de prendre des actions adéquates concernant la confidentialité, la sécurité, l’archivage, la suppression, …

Phase transformation :

Deux options sont possibles : la migration ou l’intégration.

Migration vers les OneDrive ou bibliothèque SharePoint

  • Fidélité de l’information : possibilité de récupération des métadonnées (date de création, modification, …) avec l’option d’ajout de métadonnées métiers facilitant la recherche et la classification ultérieure.
  • Consistance des ACL : Possibilité de récupérer les droits existants avec l’option de les améliorer

Intégration dans Sharepoint Online

  • Pour diverses raisons, certains de nos clients souhaitent conserver une partie de leur file share. Dans ce cas, ils intègrent leurs serveurs de fichiers à Office 365. En résumé, les données restent sur les serveurs de fichiers et ils sont accessibles via des liens dans Office 365 (voir brochure de notre outil FILE SHARE NAVIGATOR ONLINE)

Phase gestion, gouvernance de l’information

Une fois leurs données dans Office365, nos clients appliquent, suivent et améliorent leurs règles de gouvernance grâce à DocAve de la manière suivante :

  • Surveillance et gestion du cycle de vie de l’information (détection d’inactivité, rétention, disponibilité, archivage),
  • suivi des habilitations avec possibilité de délégation au propriétaire de la donnée,
  • conformité et confidentialité des données,
  • suivi des KPIs, …

Voici un exemple concret d’application chez un client : les serveurs de fichiers de chaque Business Unit étaient gérés par un correspondant local.

Une fois les données migrées vers Office365, ces correspondants ont désormais la possibilité de continuer à gérer les habilitations uniquement sur ces données, grâce à la délégation de droits dans DocAve.

Grâce à une vue centralisée, le responsable de gestion de l’information a une cartographie précise des permissions à l’échelle de l’entreprise.

Faciliter l’usage par l’automatisation

Les différentes étapes vues précédemment peuvent être mises à disposition des utilisateurs métiers en tant que service, permettant ainsi de réduire le temps d’exécution et d’améliorer le suivi et l’adoption. Par exemple, il est possible d’envisager via un service qu’un utilisateur initie la migration de son file share  («demande de migration de mon file share ») ou demande les droits d’accès à un ensemble d’information (« demande d’accès à aux ressources du projet X »).

Ces demandes suivent alors un circuit d’approbation et sont ensuite exécutées automatiquement avec des rapports de suivi.

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