StartOffice 365So verbessern Sie Ihr Retention Management

So verbessern Sie Ihr Retention Management

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Der November war ein sehr intensiver Monat, da sich in aller Welt wieder das Leben regt. Wir können wieder nach draußen gehen, um Zeit mit Freunden und Familie zu verbringen und stellen dabei fest, dass immer mehr Menschen mit uns darüber sprechen wollen, wie sie ihr Information Management in Microsoft 365 verbessern können. Diese Zunahme ist auch nicht verwunderlich, da die Prozessreife in Bezug auf die Einführung von Microsoft 365 bei vielen Organisationen weiter fortgeschritten ist und man sich nun Gedanken um die Aufbewahrung von Informationen machen muss.

Für mich stach eine Sache in letzter Zeit besonders heraus: Der persönliche Besuch von Mitarbeitern im Büro. Mir wurde nämlich klar, dass es fast zwei Jahre her war, seit ich beruflich jemanden besucht habe!

Abgesehen von den echten Menschen war das Besondere an meinem Besuch im Büro die Art und Weise, wie wir Ideen austauschen konnten, während wir physisch an einem Tisch saßen, im Vergleich zu meiner Erfahrung mit virtuellen Meetings. Während wir uns an diese neue „hybride“ Arbeitsweise gewöhnen, bin ich immer noch dabei, herauszufinden, wie ich die einzelnen Situationen am besten angehe.

In meinen persönlichen und virtuellen Sitzungen mit Kunden habe ich festgestellt, dass sich ein gemeinsames Thema herauskristallisiert: „Wo fange ich an, wenn ich die Kontrolle über meine Informationen in Microsoft 365 erlangen möchte?“ Das Wort „Kontrolle“ ist hierbei entscheidend, denn es kann für verschiedene Organisationen unterschiedliche Dinge bedeuten. Doch wie immer gibt es einige Gemeinsamkeiten.

Für die IT-Fachleute geht es bei den Gesprächen in der Regel um die Plattform/technische Governance – um Ansätze, die sicherstellen, dass sie bei der breiteren Einführung von Microsoft 365 den Zugriff auf Informationen angemessen bereitstellen und verwalten können.

Fachleute für Information Management haben die gleichen Anliegen, aber aus einem anderen Blickwinkel. Sie sind daran interessiert, mehr über Gestaltungsmöglichkeiten zu erfahren, mit denen sichergestellt werden kann, dass die Informationen über ihren Lebenszyklus hinweg gut verwaltet werden.

Viele Information Manager äußern sich wie folgt: „Ich bin den Umgang mit physischen Objekten gewöhnt und kenne mich damit aus, aber wenn es um Digitales und Microsoft 365 geht, habe ich oft das Gefühl, nicht zu wissen, was ich tue.“ Darauf antworte ich meistens, dass Microsoft 365 für uns alle ein Abenteuer ist! Microsoft 365 verändert sich rasch, und die mit jedem neuen Release einhergehenden Funktionen halten uns auf Trab. Ich arbeite seit 2005 mit Microsoft-Technologien, besonders mit SharePoint, und bis heute lerne ich fast jeden Tag etwas dazu!

Ein ausgereifter Microsoft 365-Ansatz

Wenn ich Information Fachleute befrage, merke ich schnell, dass sie mehr wissen, als ihnen selbst bewusst ist. Nachfolgend sind meine drei Top-Themen aufgeführt, die ich von Information Fachleuten gehört habe, die darüber diskutieren, wie Microsoft 365 in ihrer Organisation ausreifen kann.

1. Verstehen Sie das Repository, das Sie verwalten müssen – in diesem Fall Microsoft 365.

Das Folgen eines strukturierten Kurses, der speziell auf Ihre Bedürfnisse ausgerichtet ist, wird Ihnen langfristig Zeit und Geld sparen und Ihnen helfen, Entscheidungen darüber zu treffen, wie Microsoft 365 strukturiert sein sollte und welche Verwaltung Sie auf die verschiedenen Arbeitsbereiche anwenden können. Wenn Sie mehr über Microsoft 365 erfahren, wird auch die Terminologie von M365 entmystifiziert, sodass Sie besser mit anderen Geschäftsbereichen wie der IT-Abteilung zusammenarbeiten können, die ebenfalls eine wichtige Rolle bei der Einführung dieser Projekte spielen.

2. Rufen Sie Ihre Freunde an!

Sehen Sie sich an, was andere Organisationen getan haben. Suchen Sie sich jemanden, mit dem Sie sich gut verstehen, und stellen Sie all die Fragen, die Sie schon immer stellen wollten – es gibt keine dummen Fragen. Wenn es Ihnen nicht gelingt, Einblick in eine andere Organisation zu erhalten, können Sie sich auch Case Studies von Anbietern ansehen, um sich einen Überblick über die Vorgehensweise zu verschaffen. Diese Case Studies finden Sie auf der Microsoft-Website, aber auch auf Websites wie der von AvePoint (sehen Sie sich hier Case Studies an).

Wenn Sie die Gelegenheit erhalten, ein paar Fragen zu stellen, haben wir hier einige Anregungen, wie sie lauten könnten:

  • Wie wurden die Anforderungen des Information Managements mit dem Sicherheitsbedarf und der Digitalkompetenz / dem sicheren Umgang mit Microsoft Teams in Ihrer Organisation in Einklang gebracht?
  • Wie werden die Mitglieder Ihres Informationteams in die Erstellung und Verwaltung neuer Microsoft Teams- oder eigenständiger SharePoint Online-Sites einbezogen?
  • Wie sieht der Prozess für Endnutzer aus, die Arbeitsbereiche anfordern?
  • Was waren einige Ihrer wichtigsten „Aha-Momente“ während der Einführung von Teams, die Sie gerne schon zu Beginn des Projekts verstanden hätten?
  • Wie hat sich das Wissen über die unterschiedlichen Anforderungen an die Aufbewahrung von Informationen in Ihrem Unternehmen innerhalb Ihres IT-Teams während des Projektprozesses entwickelt?
  • Wie weit hat das Wissen über die M365-Funktionen in Ihrem Informationteam während des Projektverlaufs zugenommen?
  • Gab es Probleme, was die Nutzerakzeptanz betrifft?
  • Was hat sich in Bezug auf das Information Management am positivsten auf Ihre Organisation ausgewirkt?

3. Übersetzen Sie Ihre Anforderungen.

Wenn Sie das Content Repository verstanden haben, überlegen Sie, wie Sie Ihre Anforderungen in eine moderne Plattform für die Zusammenarbeit übertragen können. Denken Sie daran, dass dies nicht derselbe Ansatz sein wird, den Sie vielleicht bei der Implementierung von physischen Records oder sogar bei einem traditionelleren elektronischen Dokumenten- und Recordsmanagementsystem (eDRMS) verfolgt haben. Das Information Management in einer Kollaborationsplattform wird von Natur aus anders sein. Betrachten wir ein Beispiel für das Retention Management in drei sehr unterschiedlichen Medien:

  • Physische Records. So könnte ein Geschäftsleitungsfall im physischen Records Management ausgesehen haben:
  • Gemeinsames Netzlaufwerk: Geschäftsleitungsfälle 2012. So könnten „Fälle“ auf einem gemeinsamen Netzlaufwerk ausgesehen haben.
  • Microsoft Teams: Geschäftsleitungsfälle                                                  Teamname: Fall ABC                                                                                        Kanäle:
  • Allgemein
  • Dokumentation
  • Kommunikation
  • Unterzeichnete Dokumente
  • Finanzen
  • Aufgaben und Zeitpläne

Sie müssen entscheiden, was für den Erfolg des Projekts entscheidend ist und sich mit der Tatsache abfinden, dass Sie möglicherweise nicht alles bekommen, was Sie in einem herkömmlichen System oder einer physischen Records Umgebung bekommen würden. Das liegt daran, dass die Verwaltung von Inhalten in Kollaborationsumgebungen völlig anders funktioniert. Untersuchen Sie die entscheidenden Erfolgsfaktoren, schauen Sie, wo Sie keine Kompromisse eingehen wollen. Das kann bedeuten, dass Sie relevante Standards analysieren und entscheiden, was die „kritischen Pflichtelemente“ des Standards sind. Einen Sitz am Verhandlungstisch zu haben ist wichtiger, als alles zu bekommen, was man will.

Blick in die Zukunft: Nachhaltiges Information Management

Während wir uns noch an den neuen Normalzustand gewöhnen, ist uns völlig bewusst, dass die Entwicklung hin zur Remote Arbeit sich beschleunigt hat. Die persönliche Zusammenarbeit hat abgenommen und das wird sich höchstwahrscheinlich auch in absehbarer Zukunft nicht ändern. Gleichzeitig nimmt die Nutzung von Microsoft 365 zu und die Notwendigkeit, ein Retention Management zu implementieren, wird immer dringlicher.

Infolge des kontinuierlichen Anstiegs von Microsoft 365 sehen wir eine große Nachfrage nach praktischen und nachhaltigen Methoden zur Verwaltung des Lebenszyklus von Inhalten. Das Wissen, das Information Experten über den relativen Wert ihrer Unternehmensdaten haben, ist entscheidend und muss bei der Entwicklung und Implementierung von M365 berücksichtigt werden.

Ich freue mich sehr darüber, dass das Retention Management seinen Platz an der Sonne gefunden hat. E wird mir eine Freude sein, Organisationen dabei zu unterstützen, ihre Informationen im Laufe der Zeit nachhaltig zu verwalten!


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