Microsoft bietet in seinen Anwendungen und auf seiner Kollaborationsplattform eine Vielzahl von Möglichkeiten, Aufgaben zu verfolgen und im Vergleich zu einigen seiner anderen Angebote mag Microsoft To Do eher bescheiden aussehen. Diese App zur Aufgabenverfolgung hat jedoch eine Menge zu bieten, wie wir während der Microsoft Ignite-Präsentation erfahren haben. Sie könnte die Antwort auf Ihre Probleme mit der Work-Life-Balance, Burnout, Produktivität und mehr sein.

Sehen Sie sich diese 4 Microsoft To Do-Funktionen an, die auf der Microsoft Ignite 2022 vorgestellt wurden!

Einen Vergleich zwischen To Do und anderen Microsoft Aufgabenmanagement-Tools wie Planner und Lists finden Sie in unserem kostenlosen E-Book „Tracking Tasks in Microsoft 365“.

4 Schlüsselfunktionen in Microsoft To Do

1. Konsolidieren Sie Aufgaben in einer App

To Do fasst Aufgaben aus verschiedenen Microsoft-Quellen zusammen und bietet Ihnen eine zentrale Anlaufstelle für persönliche Aufgaben, Planeraufgaben und markierte E-Mails in Outlook. Verwenden Sie die persönlichen Listen, um Ihre eigenen Aufgaben und Pläne zu verwalten, während Sie die Aufgaben aus gemeinsamen Projekten oder Abteilungen mit den gemeinsamen Listen im Auge behalten. Auf diese Weise können Sie Prioritäten für die Erledigung Ihrer Aufgaben setzen (auch für persönliche Aufgaben) und vermeiden den zusätzlichen Stress, der durch das Jonglieren mit mehreren Aufgabenlisten entsteht.

Wie für Microsoft üblich ist alles integriert, sodass sich nahtlos von einer Anwendung zur nächsten springen lässt, obwohl alles in einem einzigen Management-Tool zusammengefasst ist. Öffnen Sie markierte E-Mails direkt aus To Do und handeln Sie entsprechend oder sehen Sie Planner-Aufgaben direkt über Ihre Aufgabenlisten ein.

Das macht es einfach, Ihre laufende Arbeit im Blick zu behalten und Aufgaben zu erledigen, wenn Sie die Zeit dazu haben. Hierdurch wird To Do zu einem vielseitigen Tool im Geschäftsalltag, insbesondere im Vergleich zu Lösungen von Drittanbietern oder schlimmer noch der alten To-Do-Liste mit Stift und Papier.

2. Planen Sie Aufgaben in Ihrem Kalender

Der beste Weg, etwas zu erledigen, ist, einen Plan dafür zu erstellen. Mit To Do können Sie genau das tun, indem Sie Aufgaben in Ihrem Microsoft Teams- und Outlook-Kalender planen. Über die To Do-Anwendung oder Ihren Kalender selbst können Sie auf Ihre Aufgaben zugreifen und entscheiden, wie lange die Aufgaben dauern und wann der beste Zeitpunkt für ihre Erledigung ist. Anschließend können Sie sie in Ihrem Kalender planen und als Termine anzeigen lassen.

Auf diese Weise können Sie nicht nur Ihren Tag im Voraus planen, sondern auch verhindern, dass jemand in letzter Minute Termine in Ihren Kalender einträgt, sodass Sie Ihre Arbeit wie geplant erledigen können. Dies ist ein enormer Vorteil für alle, die häufig von Kollegen um “nur fünf Minuten Ihrer Zeit” gebeten werden, was sich oft in etwas viel Längeres verwandelt.

3. Erstellen Sie Aufgaben aus Teambeiträgen

Dies ist ein Paradebeispiel dafür, wie gut Microsoft-Anwendungen zusammenarbeiten. Wenn Sie bereits Microsoft Teams verwenden, ist To Do aufgrund der guten Integration der beiden Anwendungen ein Kinderspiel. Wie Sie im obigen Beispiel sehen können, können Sie aus einem beliebigen Team-Post eine To Do-Aufgabe erstellen, sodass Sie sofort handeln können, sobald Sie etwas sehen, das erledigt werden muss.

Wir alle haben schon einmal einen Beitrag in Teams gelesen und gedacht: “Darauf komme ich später zurück”, aber dann ist er völlig aus Ihrem Blickfeld verschwunden. Mit To Do ist es ganz einfach, eine Aufgabe mit vordefinierten Informationen aus dem Teams-Post zu erstellen, die Sie dann in wenigen Sekunden zu Ihrer Aufgabenliste hinzufügen können, ohne Stress und ohne die Möglichkeit, Aufgaben zu verpassen.

Sobald die Aufgabe erstellt ist, haben Sie außerdem die Möglichkeit, die Aufgabe als Kommentar zum Beitrag zu senden, um anderen mitzuteilen, dass Sie verstanden haben, was zu tun ist und wann Sie die Aufgabe voraussichtlich erledigen werden. Damit entfällt das Hin und Her zwischen Ihnen und Ihren Kollegen, und die Zusammenarbeit ist nicht mehr so ungewiss.

4. Beenden Sie den Tag mit virtuellem Pendeln

Dies ist mein Favorit unter den in der Präsentation gezeigten Funktionen und wenn es Ihnen schwerfällt, nach der Arbeit abzuschalten, ist es möglicherweise auch Ihre Lieblingsfunktion. Das virtuelle Pendeln gehört eigentlich zu Viva Insights (wenn Sie nach Ignite-Updates zu Viva suchen, lesen Sie unseren aktuellen Beitrag „Top Microsoft Viva-Funktionen, die auf der Ignite 2022 angekündigt wurden“), kann aber auch in Ihren Kalender und in Ihre To Do-Aufgaben integriert werden.

Ziel der Funktion des virtuellen Pendelns ist es, Ihre geistige Belastung zu verringern und Ihnen zu ermöglichen, abends Ihr Gehirn abzuschalten und sich zu entspannen. Wenn Sie bereit sind, Feierabend zu machen, können Sie das virtuelle Pendeln einleiten. Das System führt Sie durch drei kurze Schritte, die Ihnen das Gefühl vermitteln, dass Sie offline gehen können. Zunächst haben Sie die Möglichkeit, anstehende Meetings durchzugehen, Ihre Antwort zu aktualisieren und Vorbereitungszeit einzuplanen. Dann gehen Sie Ihre Aufgabenlisten durch, streichen die, die Sie erledigt haben, planen Zeit für das Erledigen anderer und fügen Sonstiges hinzu. Abschließend haben Sie die Möglichkeit „abzuschalten“, indem Sie an einer Atemübung teilnehmen, die eine bis zehn Minuten dauern kann. Nach Abschluss dieser Schritte ist Ihr Geist entspannt und Sie können sich zurückziehen, um neue Energie zu tanken.

Microsoft bietet auf dieser Microsoft Learn-Seite eine sehr gute Anleitung mit weiteren Details zu dieser Funktion und ihrer Einrichtung an.

Fazit

Diese Sitzung war hochinteressant, weil der Redner nicht nur darauf einging, wie die Aufgabenverfolgung zur Produktivität beitragen kann, sondern auch, wie sie psychologisch hilfreich ist. Wenn Sie daran interessiert sind, mehr darüber zu erfahren, empfehle ich Ihnen, sich die vollständige Präsentation anzusehen. Es läuft auf Folgendes hinaus: Die Verfolgung Ihrer Aufgaben könnte Ihre geistige Gesundheit verbessern.

Es ist wissenschaftlich erwiesen, dass sich unser Gehirn an unvollendete Aufgaben erinnert, wodurch sie in unseren Gedanken dominieren und Angst auslösen; wenn Sie sie jedoch aufschreiben, ist Ihr Gehirn weniger darauf fixiert, sich an sie zu erinnern, was den Druck verringert. Das und der Dopaminschub, den Sie bekommen, wenn Sie eine erledigte Aufgabe von Ihrer Liste streichen, sind gute Argumente für Aufgabenerfassungs-Apps wie Microsoft To Do.

Wenn Sie immer noch mit Haftnotizen und Papierplanern arbeiten, ist es vielleicht an der Zeit, eine modernere Lösung wie Microsoft To Do in Betracht zu ziehen. Ganz gleich, ob Sie kleine Aufgaben oder komplexe Projekte bewältigen wollen, ein effektives Tool zur Aufgabenverfolgung kann den entscheidenden Unterschied ausmachen. To Do vereint Privates und Berufliches, Individuelles und Kollektives, Teams und E-Mail, um einen zentralen Ort für die Organisation und Verwaltung von Aufgaben zu schaffen, der es einfacher denn je macht, Arbeit, Leben und alles dazwischen unter einen Hut zu bringen.

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