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SharePoint / SharePoint Online とは?今更きけない機能と使い方を解説

ITに携わる方の中でも、実は「何十年も IT 業界にいたが SharePoint は聞いたこともない」という方は少なくないそうです。AvePoint のブログでは、SharePoint と Office 365 の管理における原則について解説しています。 

今回は、SharePoint の内容や目的、機能についてよく尋ねられる質問と回答をご紹介します。皆様の一助になれば幸いです。 

※この記事は、米国 AvePoint で 2020 年 11 月 20 日付で公開された記事 “What is SharePoint? A Beginner’s Guide” を日本語編訳したものです。

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Microsoft SharePoint とは? 

SharePoint は、ビジネス チームの連携を支援する、ウェブサイトをベースとしたコラボレーション システムです。ワークフロー アプリや「リスト」データベース等のウェブ ツールとセキュリティ機能を搭載しています。また、SharePoint のプラットフォームを利用する企業にとっても、情報へのアクセスを制御し、ビジネス ユニット全体のワークフロー プロセスを自動化できるといったメリットがあります。 

SharePoint Online とは? 

SharePoint Online は、SharePoint の Microsoft Cloud 版です。他のクラウド アプリケーションとの統合機能が多数用意されています。Microsoft の Office 365 や Microsoft 365 ライセンスでパッケージ化されているさまざまな製品と機能面で連携させることが可能です。 

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SharePoint を使うメリットは? 

SharePoint は、大企業から中小企業まで、あらゆる分野の情報技術者の生産性と可視性を向上させられるソリューションです。SharePoint の機能は、安全な共有やコンテンツ管理、ワークフロー コラボレーション機能等、イントラネットをベースとしたクロス コラボレーション体験が中心に据えられています。 

また、ウェブサイト ベースのコラボレーション プラットフォームとしてはメンテナンスも容易で、根本的にビジネス ユーザーが理解しやすいシステムとなっています。さらにカスタマイズ性も無限で非常にスケーラブルなソリューションとなっており、企業がさまざまな形で生産性と投資利益率を向上させられます。 

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SharePoint の使い方

SharePoint は過去 20 年間、分野を問わず業務効率を改善させる「イントラネット」プラットフォームとして、フォーチュン 500 企業の間でも不可欠な存在として活用されてきました。さまざまな企業が SharePoint の多彩な機能を活用し、アドホックなプロジェクトでの共同作業や情報共有、ドキュメントの公開、データの記録といったビジネス上の標準的なプロセスを確立しています。 

セキュリティの制御や共同編集、バージョニング、Exchange (Outlook のメール アプリ) との統合等、ビジネス ユーザーの作業を効率化し、業務上の成果物の整合性を維持するためのさまざまな機能が搭載されています。SharePoint では次のような機能も利用できます。 

  • ドキュメントの表示前に承認を要求する 
  • ドキュメントを「チェックアウト」して、他のオーサリングや編集を禁止する 
  • ドキュメントのアップロード時または変更時に通知を受け取る 
  • if/then ロジックでワークフローを作成し、ドキュメントの移動やメール送信、情報の記録といったアクションを自動化する 

いずれもビジネス ユーザーの生産性を向上させる機能ですが、SharePoint が従来のドキュメント コラボレーション システムよりも優れている点として、情報やドキュメントの保存理由を表示できることが挙げられます。 

SharePoint では、メタデータ (編集時刻や作成者、ドキュメントやファイルのカスタマイズ可能なタグといったデータに関する情報) を非常に簡単に要求できます。このメタデータにより、ユーザーがドキュメントを開かなくても、なぜそのドキュメントが存在するのか、なぜ重要なのかを把握しやすくなるのです。また、使いやすい形式でカスタマイズされたデータベースを作成することも可能です。これを先程のワークフロー等のビジネス プロセスと連携させ、何千もの情報を記録することもできます。 

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SharePoint アプリとは? 

SharePoint のアプリは、SharePoint のプラットフォーム上の標準的なコラボレーション スペースに機能を追加できるツールです。プラットフォームに付属してそのまま使えるアプリもありますが、通常の SharePoint プラットフォームに付属せず、機能やオプションを追加できるものも多数あります。ユーザーがドキュメントやファイルを保存して共有できるライブラリ、カレンダーのプラグイン、SharePoint における論理的なさまざまな操作を簡単に繰り返せる Nintex といった強力なワークフロー アプリ等、アプリの機能は多岐にわたります。 

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SharePoint はコラボレーションにどのように役立つのか 

SharePoint では、ウェブベースのスペースにユーザーがドキュメントをアップロードし、必要なユーザーとすぐに共有することが可能です。また、OneDrive という自分専用のストレージ スペースも利用でき、ここにアップロードしたドキュメントやファイルは、「共有」またはアクセスを許可しない限り、他のユーザーから閲覧されることはありません。 

ワンステップでドキュメントを公開し、同僚に見せることも可能ですし、公開しないことも可能です。また、上述した承認機能やワークフロー機能により、組織内におけるドキュメントの共有や従業員の情報へのアクセスもコントロールできます。 

さらに共有されたドキュメントやコラボレーション スペースへのリンクもメールで簡単に送信でき、ユーザーが見たいものにすぐにアクセスできるようになっています。 

SharePoint は、さまざまな組織で人事のドキュメントやお知らせ、メモといった社内における情報公開に頻繁に使用されています。 

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SharePoint をコンテンツ管理に活用する

SharePoint はさまざまな方法でファイルにメタデータを追加可能で、このメタデータを通じて企業は所有するコンテンツを分類、整理、追跡できます。さらに重要な点として、ビジネス ユーザーが SharePoint のコラボレーション スペースにコンテンツをアップロードする際に、SharePoint にそのコンテンツへ強制的にタグ付けさせることも可能となっています。また、このプロセスではエンド ユーザーにドキュメントのメタデータを付与させることもできます。 

コンテンツやメタデータがプラットフォーム上に置かれた後は、SharePoint のワークフロー ツールで以下のプロセスを自動化できます。 

  • エンド ユーザーからの情報に基づく処理 
  • コンテンツのライフサイクル ツールによる記録の廃棄 
  • 企業ポリシーに基づく情報の廃棄 

SharePoint は フォーチュン 500 企業の過半数が 10 年以上にわたって活用してきたプラットフォームであり、そのエコシステムは数十億ドル規模の業界となっています。SharePoint Online には Office 365 や Microsoft 365 クラウドアプリに含まれるサービスとして新機能が導入されているほか、Power Automate や Office 365 GroupsTeams 等のサービスとの連携が進んでおり、SharePoint および SharePoint ベースのサービスの重要性はあらゆる業種でますます高まっています。 

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SharePoint ファームとは? 

SharePoint ファームは、簡単に言うならば「SharePoint のロールを達成するために連携し、SharePoint を機能させるサーバーの集合体」です。SharePoint における「ロール」という用語に馴染みのない方もいるかもしれません。ロールは、特定のスキルを必要とする仕事のようなものです。SharePoint のセットアップが完了したら、ファーム内の各サーバーがひとつまたは複数のロールを請け負うように設定します。 

ロールは、共通の目標に向かって一緒に働く (コラボレーションを行う) チームを考えれば理解しやすいかもしれません。ここで例として、レストランの従業員を考えてみましょう。レストランでは、私達を席に案内するホスト、注文を受けて出来上がった食事を運ぶウェイター、そして料理する厨房のスタッフがいます。ホストがいなければ私達は席につけませんし、ウェイターがいなければ注文もできず、食事や水すら運ばれてきません。 

「ロール」もこのようなものです。もちろん、一人ですべてのロールをこなせる場合もあります。例えば小さな喫茶店では、カウンターの奥にいる人が注文を取り、調理をし、オーダーを持ってきてくれることもあるでしょう。ただし、これは訪れる人が少ない状況だからできることで、行列ができるような場合では一人ですべてをこなそうとしても参ってしまうでしょう。ファームのサーバーも同様に、1 台のサーバーにすべてのロールを割り当てることもできますが、複数のサーバーにロールを分散させることでパフォーマンスを向上させることも可能です。 

SharePoint には Web フロント エンド  (WFE)、アプリケーション サーバー、およびデータベース サーバーという 3 つのロールがあります 

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SharePoint 2019 の新機能 

今の現代的な職場における従業員の期待値は高く、コラボレーション面でも最新機能が求められています。SharePoint 2019 ではこの需要に応えるように、チームのページやサイト ページが強化され、これまで以上に簡単にチーム メンバーとメッセージのやり取りや情報共有ができるようになりました。 

最新のウェブ パーツと連動したページが実装され、ユーザーによる動画の埋め込みや Yammer からのフィードの取り込み、ドキュメントの追加、画像の追加等、ページのカスタマイズが容易になりました。 

リストとライブラリについてもより現代的な見た目と使い勝手となり、やりとりの高速化、シンプルなカラム管理、モバイル ブラウザでの表示の改善、有益な分析機能が実装されています。また、ユーザーにとって何がもっとも重要かを計算し、強調できる機能も魅力的です。たとえば、さまざまな地域でリーチできる市場の一覧を作成する場合、一覧の中で上下の外れ値となる市場を異なる色で強調表示できます。 

また、チーム内ニュースやコミュニケーション サイト等、注目すべき新たなコミュニケーション ツールも導入されました。コミュニケーション サイトでは、ニュースの共有やストーリーの紹介、メッセージのブロードキャストも可能となっています。ユーザーは IT 部門に問い合わせなくても、SharePoint Home から簡単に自分用のコミュニケーション サイトを作成できます。 

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もちろん、全ユーザーが簡単かつ無秩序にサイトを作成できるようにしてしまうと、スプロール化や情報面で問題が起きる可能性もあります。だからこそ、管理者が導入方法について慎重に検討するとともに、AvePoint の Governance Automation のようなサードパーティ製ツールの導入も視野に入れることで、状況をコントロールしつつ、ユーザーに適切に権限を付与できるでしょう。 

たとえば AvePoint では一元化された SharePoint サイトでこの機能を導入しており、営業チームが顧客とのコミュニケーションやアドバイスを効果的に行うためのあらゆる資料を集約しています。社内の製品リリース ブログやイベント カレンダー、市場調査ライブラリ等の機能を兼ね備えた、デザイン性の高いワンストップなサイトとなっています。最新のブログや更新されたコンテンツをサイト ニュースから簡単に紹介できるようになっているため、AvePoint の営業担当が最新の情報を常に入手できる仕組みになっています。 

特にコラボレーション サイトでは、チーム メンバーとのドキュメントやリンクの共有や連絡がこれまで以上に簡単にできるようになりました。さらに、以下のようなケースで自動通知が可能となり、ユーザー エクスペリエンスも改善されています。 

  • 大きなグループでの共有 
  • 多数の項目が含まれている場合 
  • 意図した対象以外にも共有される可能性がある場合 

SharePoint 2019 は 3 つの分かりやすい権限レベルから選択が行えるため、オンプレミスの代替として労力のかからない共有が可能なクラウドのオフィス ソリューションを模索している企業にとって素晴らしい選択肢となっています。 

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モバイルとデスクトップの双方で洗練された体験を実現 

今やかつてないほど重視されているモバイル ワーカーへのエンパワーメントですが、これはこの数年、高まり続けてきたトレンドでもあります。SharePoint Server 2019 では SharePoint モバイル アプリの体験が改善され、より簡単に組織のイントラネットへアクセスし、利用できるようになっています。 

また OneDrive for Business の同期クライアントも改善され、ユーザーがどこからでも、どのデバイスからでも必要なドキュメントにアクセスできるようになりました。これにより、企業がオンプレミスの Office 365 や SharePoint からノートパソコンにファイルを同期できるようになり、オフィスやモバイル ワーカーのコラボレーションをさらに進化しました。 

強化されたハイブリッド ソリューション 

SharePoint Server 2019 では、SharePoint Online のハイブリッド リューションの利用におけるクラウドとオンプレミスのシステム間の連携がさらにシームレスになります。たとえば SharePoint Server 2019 では検索機能のレイアウト改善、直観的なフィルタリング機能の導入、ユーザーのクエリ入力にともなう検索結果のリアルタイム表示、結果のグループ化が実現し、ナビゲーションが容易になりました。 

また、以前のバージョンから導入されている Office 365 の OneDrive ストレージへのリダイレクトや、左上に配置されたいわゆるワッフル アイコンの下のカスタム タイルも、ハイブリッドのシームレスな統合に貢献しています。 

SharePoint 2019 では、SharePoint 2016 Feature Pack 1 から導入されたハイブリッド タクソノミー機能が引き続き利用できます。これにより、管理者はクラウドとオンプレミスにまたがって使用する管理メタデータの用語ストアを一元管理できるようになります。 

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コンプライアンス機能の強化 

SharePoint 2016 のデータ損失防止 (DLP) 機能とコンプライアンス センター機能を使用したことがある方は、SharePoint 2016 と Office 365 との違いにすぐに気づくでしょう。 

機密性の高いコンテンツ タイプは電子情報開示の高度なキーワード クエリ言語 (KQL) にもよりますが、Office 365 より少なくなると思われます。そのため、新しいサイトへのポリシーの適用や、検出された機密性の高いコンテンツの可視化が非常に困難になります。SharePoint 2019 ではハイブリッド機能が強化され、管理者はついにコンテンツの自動検出、一元管理されたインシデント レポート、機密性の高いコンテンツ タイプといった新たな機能や特徴の恩恵を受けられるようになりました。 

リアルタイムでの機密情報の検索、ポリシー テンプレートを適用してのコンテンツの制御や監視、さまざまな業界や地域の規制要件への対応が可能となったのです。 

その他のアップデート 

ここまで述べてきたアップデートは、SharePoint Server 2019 が誇る多彩な機能のほんの一部に過ぎず、たとえば以下のような特徴も備えています。 

  • 15 GB までのファイルのアップロードが可能に 
  • ファイル名に特殊文字の「#」や「%」を入力できるようになり、URL 全体の最大文字数も 400 文字に 
  • 優れた PDF ビューアーや、同僚が削除した個人的なファイルを復元できるごみ箱といったユーザーの視点に立った改善 

新たなオンプレミス版の SharePoint には、ほかにも意思決定者や管理者、エンド ユーザーにとって有益な機能がたくさん盛り込まれています。 

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