最高機密データを守るバーチャル データ ルーム(VDR)
技術が進歩し、働き方も大きく変わる中で、組織におけるデータ共有の方法も変化を続けてきました。たとえば機密書類についても、かつて従業員は廊下を歩いて役員室まで行き、書類の入ったフォルダを手渡ししていましたが、今やこういったデータの大半はオンラインでやり取りされています。社内の同僚とのデータ共有においても、他の組織とのコラボレーションにおいても、データのセキュリティは最重要課題です。
それにもかかわらず、非常に機密性の高いデータのセキュリティが不注意や意図的な形で侵害され、経済的にも風評的にも大きな損害を被るケースが後を絶ちません。この問題を防止する重要なソリューションとなりうるのがバーチャル データ ルーム (VDR) です。今回の記事では、VDR が一般的に使われているユースケースをご紹介します。また、AvePoint が提供している VDR ソリューションである Confide について以下の動画で解説しています。
※この記事は、米国 AvePoint で 2022 年 1 月 6 日付で公開された記事 “6 Use Cases For Leveraging a Virtual Data Room” を日本語編訳したものです。
バーチャル データ ルーム(VDR)の使用例1.合併、売却、事業売却
デュー デリジェンスは、企業間取引における大前提です。コロナ禍により、取引の現場は対面からオンラインへと急速に移行しました。VDR は取引の当事者がお互いの事業や財務ポートフォリオについて念入りに調査できる安全な空間として利用されています。
M&A はこの数年で急激に増加し、多くの経営者が複数の取引や増え続けるコンプライアンス要件、短いスケジュールに追われています。モダンな VDR では社内外のチームが規制当局による審査用の文書の編集や共同作業を行える安全な空間として機能するだけでなく、複数プロジェクトで重要な指標と活動をモニタリングできるようになっており、さらなる効率化につながります。
バーチャル データ ルーム(VDR)の使用例2.資金調達
VDR は、資金調達を考えている組織に最適です。投資家にアピールする際、企業は数週間から数か月かけて、複数の外部関係者と機密性の高い財務記録や事業記録を共有する必要があります。VDR を活用すれば大量のデータの中から必要なファイルを探し出すのも容易です。さらに、インサイト ツールを搭載し、投資家の関心やエンゲージメントを測定できる VDR もあります。
バーチャル データ ルーム(VDR)の使用例3.法務
複雑な取引や訴訟では、法律顧問や外部の法律事務所、第三者との間で特権的なアクセスを必要とする情報の共有が行われることが少なくありません。刻々と状況が変化する訴訟では、24 時間 365 日にわたって最新の文書や提出物にアクセスできることが肝要です。VDR は、出入り口がひとつしかない堅牢な金庫のように、オンライン データを確実に守ります。
たとえば集団訴訟のような大規模で複雑な訴訟を考えてみましょう。VDR はプロジェクト全体を一元管理し、フォルダやファイル単位のきめ細かい権限を設定することで、各原告が自分の個人的なドキュメント以外は閲覧できないように設定できます。さらに、集団訴訟への参加者が増えた場合でも即座にデータ ルームに追加することが可能です。
バーチャル データ ルーム(VDR)の使用例4.監査とコンプライアンス
VDR は、定期監査や規制当局による調査への対応として、関連する財務諸表や年次報告書をまとめるのにも活用できます。また、必要に応じて外部の監査人等に権限を付与することも可能です。
VDR を使用すれば、監査やコンプライアンスの審査に必要なあらゆる文書や報告書をまとめるにあたって、安全の確保された空間でやり取りできます。さらに、具体的な納期や成果物に対する進捗を監視する測定指標も用意されています。
バーチャル データ ルーム(VDR)の使用例5.不動産
商業用不動産の取引は複雑です。買い手や貸し手、金融機関は、財務情報や設計図、物件自体の情報への迅速かつ簡単なアクセスを求めています。メールやオンラインのファイル共有といった従来型のツールでは、ファイル サイズにも限界があります。一方、VDR では複数の関係者が大容量ファイルの閲覧と共同作業が可能です。
また、いかなる取引にも言えることですが、初期段階では広範囲な人間と情報を交換し、そこから徐々に対象を絞り込んでいきます。そのため、プロジェクトが進むにつれて、権限の修正や取り消しが行えることが極めて重要になります。
バーチャル データ ルーム(VDR)の使用例6.知的財産
バイオテクノロジー、製薬、鉱業、エネルギーといった業界では VDR を導入し、知的財産や臨床試験データ、環境監査、プロジェクトへの入札といったミッション クリティカルなデータの共有を効率化し、安全性を高めています。
バーチャル データ ルーム(VDR)でサイロ化、合理化、セキュリティの確保を実現
結論として、いかなる業界においても、VDR は機密性の高いプロジェクトを扱うための最も安全なワークスペースとなっています。VDR は安全なデジタル空間として簡単に拡張できるため、機密データの保護だけでなく、ファイアウォールや IT 上の規制で利用できなかったゲスト ユーザーと簡単に共同作業できます。
VDR に関する詳細情報や、機密情報を扱うビジネス ユーザーのコラボレーション管理を強力に後押しする AvePoint の最新 VDR ソリューション、Confide の活用方法はこちらからご確認いただけます。
データ保護に関する情報を随時更新中！ブログ購読はこちらから
