業務のデジタル化はこれまで手作業で行ってきた多くの業務を効率化させることを可能にします。しかし、デジタル化を進めるために導入したシステムの操作や設定などの手間が多ければ効率化は果たせません。そこで欠かせないのがワークフローです。コラボレーションツールとして人気の高い Teams も、ワークフローを追加することで大幅な業務効率化が可能になるでしょう。
本記事では Teams を活用した業務効率化に欠かせないワークフローについて、追加方法や承認アプリを活用した作成方法についてお伝えします。 Teams でワークフローの活用を検討されている企業担当者のかたはぜひ、参考にしてください。
Teams のワークフローで自動化を実現できる
ワークフローを活用することで、たとえば Teams で行う次のような作業を自動化できます。
- チーム内のチャットと承認フローの連携を取る
- 特定のチャネルに添付ファイルを添付して投稿した場合、自動的に添付ファイルがメールに添付され任意に相手に送信される
- 申請フォームを作成し、承認通知を Teams で受け取れるようにする
ほかにも Teams で行っている単純作業を自動化することで毎回、同じ設定をする必要がなくなります。その結果、その分の時間をほかの作業に回せるようになるため、効率化と同時に生産性向上も期待できるようになるでしょう業務の効率化が期待できます。
Teams でワークフローを追加する方法
Teams でワークフローを追加する主な方法は、「アプリメニューから追加する」「メッセージメニューから追加する」の 2 つです。ここでは、それぞれの追加方法について解説します。
アプリメニューから追加する方法
Teams でワークフローを追加する方法のなかでも、もっとも一般的なのがアプリメニューからの追加でしょう。アプリからワークフローを追加する方法は次のとおりです。
- Teams の画面左側にあるメニューから「アプリ」を選択する
- 「アプリ」で表示される項目のなかから「ワークフロー」を選択する
- 追加したいワークフローを選択する
- 指示に沿って操作を進めていき、「ワークフローが正常に追加されました」という確認メッセージが表示されれば追加完了
メッセージ メニューから追加する方法
特定のメッセージに関連するワークフローを即座に実行したい、ワークフローをチームで共有したいといった際には、アプリメニューよりもメッセージメニューから追加する方法が便利です。具体的な追加方法は以下のとおりです。
- ワークフローを追加したいメッセージの右上隅にある「その他のオプション（…）」を選択する
- 表示される項目のなかにある「その他のアクション」から「 + 新しいアクションの作成」を選択する
- 設定したいワークフローを選択する
- 指定された操作手順（プロンプト）に沿って設定を行い「ワークフローが正常に追加されました」という確認メッセージが表示されれば追加完了
Teams のワークフローの管理方法
追加したワークフローを放置していると、実際に使われているかどうかがわからなかったり、不要なワークフローが残ったままになったりといったケースが生じます。そのため、追加したワークフローは定期的に実行履歴のチェックやほかのアプリやツールとの連携を外してしまっていないかといった管理が欠かせません。
ワークフローの管理は以下の方法で行えるため参考にしてください。
- Teams の画面左側にあるメニューの「アプリ」から「ワークフロー」を選択する
- 「ワークフローの管理」を選択する
- Teams 内で追加したワークフローが表示（ Power Automate※ ）されるので管理を行う
※Power Automate とは、 Microsoft 社が提供する業務効率化ツールでワークフローの作成や管理を行えるもの。
Teams の承認アプリを利用することでもワークフローを作成できる
Teams のワークフローは承認アプリを利用することでも作成が可能です。ここでは承認アプリの概要と使用に必要なライセンスとアクセス権限を説明したうえで、追加や無効にする方法を解説します。
承認アプリとは
Teams の承認アプリとは、休暇申請や経費請求などチーム内でのさまざまな要求・承認作業を効率化するためのアプリです。 Teams から直接、承認の作成や管理、共有が行えるため、適切に活用すれば、ほとんどの承認作業を Teams 内で完結させられるようになり、大幅な業務効率化が可能になります。
承認アプリの使用に必要なライセンスとアクセス権限
承認アプリを使用するには、次のライセンスとアクセス権限が必要です。
- Power Automate 、 Office 365 、または Dynamics 365 のライセンス
- powerautomate.microsoft.com のアカウント
- Microsoft Dataverse で、データベースを作成する権限（ Databverse は Dataverse for Teams でも可）
- ターゲット環境の管理者ロール（ターゲット環境の管理には Power Platform 環境の管理者権限も必要）
なお、承認を作成する環境については、あらかじめ作成されている環境しか選択できません。そのため、 Dataverse for Teams もしくは Power Platform から Dataverse 環境の作成が必要になります。
また、ユーザーが新しい承認テンプレートを設定するには、上記に挙げたライセンスのほか、 Microsoft Forms のライセンスも必要です。
承認アプリを追加する方法
Teams に承認アプリを追加する方法は次のとおりです。
- Teams 管理センターの画面で「Teamsのアプリ」から「アクセス許可ポリシー」を選択。そのなかにある「グローバル」から「承認アプリ」のアクセス許可が設定されているかどうかを確認する
- アクセス許可が設定されていれば、 Teams の画面左側メニューにある「…」から「承認」を選択して承認アプリを追加する
承認アプリを無効にする方法
作成した承認アプリは必要がなくなった場合や状況に応じて使いたくない場合には、次の手順で無効にすることも可能です。
- Teams 管理センターの画面左側メニューから「 Teams アプリ」を選択し「アプリの管理」をクリックする
- 無効にしたい承認アプリを検索して見つけたら「承認」を選択する
- 「切り替え」を選択して組織のアプリを無効にする
承認アプリを活用してワークフローを作成する方法
承認アプリを追加したら、次は実際に追加した承認アプリを活用してワークフローを作成してみましょう。ここでは、新しいテンプレートから作成する方法と既存のテンプレートを利用して作成する方法、それぞれについて解説します。
テンプレートから作成する方法
Teams ではあらかじめさまざまな承認用のテンプレートが用意されています。しかし、作成したい承認のテンプレートがない場合は、自身で一からテンプレートを作成しなければなりません。具体的な方法は次のとおりです。
- 追加した承認アプリの画面左下にある「テンプレートの作成または管理」をクリック
- テンプレートの管理画面が表示されたら画面右上にある「 + 新しいテンプレート」をクリック
- 承認案件作成ウイザードが表示されるので、「 + 最初から作成」を選択
- 作成するテンプレートをどのチームに配置するかを選択し「完了」をクリック
- 基本設定（テンプレート名・カテゴリ・テンプレートの説明）・フォームデザイン（入力項目の設定）・ワークフロー設定（添付ファイルの有無・承認担当者・回答の返信設定・コメントの有無）の流れでテンプレートの設定を入力
- すべての入力を終えたら「プレビュー」で承認画面を確認。問題がなければ「公開」をクリックして完了
既存のテンプレートを利用する方法
次に Teams 内にすでにあるテンプレートを利用して作成する方法について解説します。承認アプリに用意されている主なテンプレートは次のとおりです。
- 休暇の要求
- 在宅勤務の要求
- 出張の要求
- 超過作業時間の要求
- 契約要求（新しい契約の要求）
- 発注（供給と在庫購入）
- 販売注文
- 返金の要求
次に上述したテンプレートを利用して作成する手順について解説します。
- ダイアログボックスに表示されたテンプレートのなかから、作成したいテンプレートを選択
- 選択したテンプレートのレイアウトプレビューが表示されるので問題がなければ「次へ」をクリック。項目の追加・修正は後で行う
- 基本設定画面が表示されるので、新たにテンプレートを作成するときと同じ要領でテンプレート名・カテゴリ・テンプレートの説明などを入力し「次へ」をクリック
- フォームデザインの画面が表示されるので追加や修正があれば「 + 新規追加」で入力し、追加や修正がなければそのまま「次へ」をクリック
- 既存のテンプレートで用意されているのはフォームデザインのみのため、ワークフロー設定（添付ファイルの有無・承認担当者・回答の返信設定・コメントの有無）は最初から行い、入力を終えたら「プレビュー」をクリック
- プレビュー画面を確認し、問題がなければ「公開」をクリックして完了
承認アプリを活用して作成したワークフローの使用方法
ワークフローは、「申請者が承認要求を行う」「承認者が承認を行う」「申請者が承認の結果を確認する」といった流れで承認を進めていくのが一般的です。ここでは、承認アプリを活用して作成したワークフローの使い方を、この流れに沿って解説します。
申請者が承認要求を行う
承認は申請者による承認要求から始まります。ワークフローでの手順は次のとおりです。
- 承認のテンプレートが設置されているチームチャット画面の下部にある「承認」のアイコンをクリック
- 作成したテンプレート一覧が表示されるので承認要求をしたいテンプレートを選択
- 項目に必要事項を入力し終えたら「送信」をクリック
- チャット上に入力内容が表示されれば承認要求は完了
承認者が承認を行う
承認要求が投稿されたら次は承認者が要求内容を確認したうえで、承認もしくは拒否の判断を行います。具体的な流れは次のとおりです。
- 承認者に選ばれているメンバーにのみ、承認要求の投稿内に「承認」もしくは「拒否」の 2 つのボタンが表示される
- 承認者は要求の内容を確認し、「承認」もしくは「拒否」どちらかのボタンをクリックする。また必要に応じてコメントも入力する
- 承認者がクリックした結果により承認要求投稿の左上にあるステータスが変化する
申請者が承認の結果を確認する
「承認」「拒否」いずれかの選択によってステータスが変化するのは承認者のみの画面であり、申請者には表示されません。そこで最後に申請者が承認の結果を確認する方法を解説します。
- 申請者は「承認要求」の投稿内にある「詳細を表示」をクリック
- 承認要求が承認されたか拒否されたかが表示される。必要であれば「PDFとして保存」をクリックしPDF保存をすることも可能
承認アプリを活用する際の注意点
Teams 内で承認を完結させられるため、業務の効率化に大きく貢献するワークフローですが、承認アプリを活用するうえで大きく 2 つの注意点があります。2つの注意点について解説します。
Automate での既存の承認要求との使い分けができない
2023 年 10 月現在、 Teams で承認アプリをオンの状態にすると、 Automate で作成した既存の承認要求もすべて表示されてしまいます。
そのため、ワークフローの内容により、 Teams とメールの使い分けはできません。もし使い分けをしたい場合、 Automateで作成されたワークフローはメール送信が基本となるため、 Teams とメールそれぞれで承認要求を作成する手間がかかります。
承認要求の内容により通知のオンオフを切り替えられない
Teams では承認要求が送信されるとデフォルトで通知音がなる設定になっています。そのため頻繁に承認要求が行われる場合、アクティビティから承認を右クリックすることで通知音をオフにすることも可能です。
ただ、この設定はすべての通知音に対する設定のため、承認要求の内容に応じて通知音のオンオフ設定はできません。
Teams のワークフローで業務の効率化を図ろう
従来、承認のワークフローは承認内容によって異なる書類が必要であったり、承認者が不在で承認までに時間がかかったりといったさまざまな課題がありました。しかし、 Teams のワークフローを活用すれば、異なる書類を用意する必要もないうえ、外出先からでも承認要求を確認できるため、迅速な判断が行えます。
必要に応じてあらかじめテンプレートを作成しておけばすべてが Teams 内で完結でき、業務の効率化が可能です。Teams の効果的な活用を検討されている際はぜひ、ワークフローをお試しください。
