“使われないチーム” をなくすため、チーム作成申請と棚卸しのしくみを実装。 1週間かかっていた人事異動のメンバー入れ替え作業がほぼゼロに。

事例を PDF でダウンロード

  • 長崎県庁様
  • 顧客ロケーション 日本
  • 業界 官公庁・地方自治体
  • プラットフォーム Microsoft 365

ハイライト

• 使われていないチームの残存を回避するため、チーム作成申請と棚卸しのしくみを実装
• 人事異動時のチーム メンバー入れ替えを自動化、1週間かかっていた準備期間が不要に
• ガバナンス強化の一環として、監査ログの保持期間も90 日から2 年間に延長

quote

AvePoint Cloud GovernanceにはTeams管理機能の面で一日の長があり、ユーザー インターフェイスも使いやすそうだと感じました。

quote
西坂 翼 様 長崎県 総務部 スマート県庁推進課 主任主事

Customer Interview

長崎県の特徴をご紹介ください

長崎県は周囲を海に囲まれ、風光明媚な景色が魅力です。島の数は日本一であり、海外交流の拠点として長年栄えてきた歴史があります。また2つの世界遺産があることや、平和の発信地としても知られています。(西坂 様)


Microsoft 365 の導入時期や、その後の活用状況についてお聞かせください

平成28年(2016年)にMicrosoft Office 365を導入し、活用を開始しています。平成30年5月からSkype for Business Onlineを使っていましたが、令和3年(2021年)7月に廃止されることになったため、その代替となり得るコミュニケーション/コラボレーションツールとしてMicrosoft Teamsの技術検証を令和2年(2020年)から行い、その翌年の8月に正式導入しました。
Teamsは、主に組織内のコミュニケーションに活用しています。各組織にプライベート チームを配布し、職員は所属する組織のチームに参加することになっています。ただし、まずは使ってもらうことを優先し、チーム作成に関するルールは特に設けませんでした。その結果、職員間のコミュニケーションが活発になり、デジタル トランスフォーメーション(DX)に関する情報発信チームが自律的に立ち上がるなどの成果が生まれています。導入から1年間で、チーム数は2,000チームを超えました。
現在、ユーザー数は6,000人弱で、多くの職員がチャットやWeb会議でTeamsを積極的に使っています。Web会議は庁外とのコミュニケーション手段としても活用しています。ただし、チームに対するゲスト アクセスは原則禁止にしています。そのため、庁外ユーザーとのチャットも原則禁止していますが、庁外ユーザーとのチャットを安全に行えるのかの検証を進めているところです。(西坂 様)

Teamsの運用に際して、 具体的にどのような課題に直面していたのでしょうか?

■実際には使われていないチームが増大
チーム作成ルールを設けなかったことでTeamsの利用は促進されたのですが、近年、デメリットも顕在化するようになりました。先程「導入から1年でチーム数が2,000を超えた」と申し上げましたが、テスト用のチームや、一度きりしか使われないチームも散見され、500~1,000チームは実際には使われていないことが分かってきました。セキュリティを高めるには、このような野良チームの棚卸しが必要になりますが、各組織で自律的に運用してもらっていたため、スマート県庁推進課側では、どのチームを消していいのか判断がつかない状況でした。
またゲスト アカウントは原則禁止にしていますが、活用当初はその制限ができておらず、外部の人でも参加可能な状態でした。ファイルの共有は一切できないようにしていましたが、ゲスト アカウントが参加可能なチームが残っている可能性があることは、ガバナンス上の問題だと認識していました。(西坂 様)

人事異動の対応に時間と労力がかかる
人事異動の際のチーム メンバーのメンテナンスも大変でした。最初に各組織に割り当てたチーム数は約300で、そこに約6,000人の職員が所属していますが、そのうち約1,000名が毎年異動しています。4月1日に実施される大規模な人事異動の際には、PowerShellを使ってチーム メンバーのメンテナンスを行っていましたが、毎回データ作成やデータ検証などを行う必要があり、準備期間だけでも1週間程度かかっていました。またPowerShellを使える職員が私と横山しかいないため、業務が属人的になってしまうという問題もありました。(西坂 様)

Teamsの運用管理ソリューションとして AvePoint Cloud Governanceを導入するに至った経緯と 採用理由、導入効果についてお聞かせください

他の応札内容と比較して感じた「一日の長」
人事異動時のチーム メンバーの管理や、チームの定期的な棚卸しを効率的に実現できるソリューションを選定するため、令和4年(2022年)7月に検討を開始し、11月に入札公告を行いました。その翌年の2月に入札を実施し、同年5月、AvePoint Cloud Governanceの採用を決定しています。
AvePoint Cloud GovernanceにはTeams管理機能の面で一日の長があり、ユーザー インターフェイスも使いやすそうだと感じました。(西坂 様)

人事異動時の自動対応で1週間の準備期間が不要に
採用決定の翌月には、人事異動の際にチーム メンバーを自動的に移動する機能を実装しました。これによって、PowerShellを走らせる前に必要だった1週間の準備期間が完全に不要になり、人事異動時の負担は大幅に軽減されます。
令和5年(2023年)7月には、チーム作成の申請サービスも実装しました。以前は申請方式ではなく、Teamsのメニューでだれでもチーム作成が可能な状態でしたが、これを申請制へと移行したかたちです。チーム作成申請の際には作成者の連絡先を入力するようにし、作成者の責任を自覚してもらうようにしました。また、1年間使われていないチームを自動的にアーカイブ/削除する機能も組み込んでいます。(横山 様)

監査ログを2年間保持できることも大きなメリット
これらの機能を実装し、セキュリティ関連の承認などを得た上で、令和5年(2023年)7月にAvePoint Cloud Governanceを活用したチーム申請および棚卸しの機能を庁内にリリースしました。同年10月には、第1回目となるチーム棚卸し依頼メールも配信しています。ユーザー インターフェイスがわかりやすいこともあり、「操作方法がわからない」といった問い合わせはまったく来ませんでした。(横山 様)
同時期に、AvePoint Cloud Governanceのログ機能の活用も開始しました。長崎県庁で使っているTeamsはOffice 365のE3ライセンスに含まれるものであり、監査ログの保存期間は90日しかありません。これをAvePoint Cloud Governanceによって2年間保持できるようにしました。必要があれば無制限に残すことも可能で、ガバナンスを確保するうえで心強い機能だと感じています。(西坂 様)

今後の展望についてお聞かせください

さらにしくみ化/自動化を推進、セキュリティを確保したうえで ゲスト アカウントの開放も検討
AvePoint Cloud Governanceによって運用が効率化され、人事異動時の属人的な作業が不要になりました。私達もいつ異動になるかわからず、異動の際には発表から10日以内に引き継ぎを行う必要があるため、今後さらにしくみ化/自動化を進めたいと考えています。
また、セキュリティの確保が容易になったため、ゲスト アカウントを許可することも検討しています。まずは長崎県内の21市町への開放を検討し、そこで問題がなければ事業者や他の都道府県にも開放できるか段階的に検証していきたいと考えています。ただしその際には、ゲスト アカウントの挙動を可視化する必要がありますが、AvePoint Policies & Insightsを使えば実現可能だという提案もいただいていますので、その導入も含めて検討を進めていく計画です。

■お話を伺った方々


長崎県 総務部 スマート県庁推進課
主任主事
西坂 翼 様


長崎県 総務部 スマ
ート県庁推進課
課長補佐
横山 誉治 様