Mehr zur SharePoint-Informationsarchitektur erfahren Sie in diesen Beiträgen:
1) Microsoft Teams- und SharePoint-Website-Architektur: Eine Erklärung
2) SharePoint On-Premises: SharePoint-Farmen und SharePoint-Architektur
In unserem letzten Beitrag haben wir erklärt, wie der Übergang zu einer flachen Website-Architektur in SharePoint Organisationen die Anpassung ihrer Arbeitsbereiche erleichtert hat. Dieses Mal befassen wir uns damit, wie man sich der Informationsarchitektur von SharePoint annähern sollte und warum unbedingt sichergestellt werden muss, dass der gewählte Ansatz in allen SharePoint-Websitesammlungen Ihrer Organisation richtig umgesetzt wird.
Warum ist Informationsarchitektur so wichtig?
Die Informationsstruktur von SharePoint lässt sich als die Strukturierung, Organisation und Kennzeichnung aller Inhalte einer SharePoint-Websitesammlung definieren. Das schließt Dokumente, Daten und Unterwebsites ein.
Es gibt einen Grund, warum Organisationen bei der Einrichtung ihrer SharePoint-Informationsarchitektur zielorientiert vorgehen müssen: Sie soll dafür sorgen, dass Informationen leichter zugänglich und einfacher zu durchsuchen sind. Auf diese Weise können Organisationen, die zu Office 365 oder SharePoint migrieren, nicht nur ihre allgemeine Zusammenarbeit, sondern auch ihre Benutzerakzeptanz verbessern.
Einführung in Sharepoint-Taxonomie und Metadaten
Die Prämisse hinter einer SharePoint-Taxonomie ist die Anordnung von Inhalten auf eine Weise, die Endbenutzern und der IT gestattet, diese mühelos zu durchsuchen, zu identifizieren und abzurufen, wenn sie gebraucht werden. Finden Benutzer benötigte Informationen nicht schnell genug, kann das ein gewaltiges Hindernis für die Erledigung von Arbeitsaufgaben und die Zusammenarbeit mit anderen darstellen. An dieser Stelle setzt die Einrichtung einer SharePoint-Metadatennavigation an.
Mithilfe solcher Metadaten können Endbenutzer Inhalte mit Bezeichnungen versehen, die beschreiben, um welche Art Inhalt es sich handelt. Durch die anschließende Einrichtung einer Metadatennavigation erhalten Endbenutzer die Möglichkeit, alle Inhalte zu finden, die sie zur Abschließung ihrer jeweiligen Aufgaben benötigen. Dadurch wird die Zusammenarbeit am Arbeitsplatz umgehend einfacher und reibungsloser.
Arbeitet eine Benutzerin beispielsweise an einer Produktbroschüre für einen Kunden, kann dieser das Metadaten-Tag „Broschüre zuckerfreie Produkte“ zugeordnet werden. Auf diese Weise kann ein anderer Kollege, der alle Inhalte finden muss, die sich auf „zuckerfrei“ beziehen, einfach nach den Metadaten-Tags suchen, um mühelos alle entsprechenden Inhalte in der SharePoint-Bibliothek abzurufen.
SharePoint-Metadatennavigation
Bei der Klassifizierung von Metadaten ist eine gute Abstimmung zwischen den Endbenutzern und der IT erforderlich. Bei der Entscheidung darüber, welche Metadaten-Tags angelegt werden sollten, muss beispielsweise berücksichtigt werden, ob spezifische Dokumente eine eigene Klassifizierung benötigen und nach welchen Inhalten normalerweise gesucht wird. Auch Spezifität ist ein wichtiger Faktor, damit sichergestellt ist, dass Tags leicht identifizierbar und für das Inhaltsthema relevant sind.
Der Schlüssel zur Definition von Metadaten-Tags liegt im offenen Austausch zwischen der IT und den Endbenutzern darüber, welche gebraucht werden. Es ist völlig gleichgültig, ob die IT bestimmte Tags als wichtig betrachtet, wenn die Endbenutzer sie nicht verwenden. Umgekehrt kann zu große Freiheit bei der Erstellung von Metadaten-Tags bedeuten, dass diese zu komplex werden, sich unkontrolliert vermehren und die Informationen dadurch wieder schwieriger zu finden sind. Die Einhaltung einer gesunden Balance zwischen operativer Nutzung und bedachter Governance ist daher entscheidend.
Bleiben wir beim Beispiel des Metadaten-Tags „Broschüre zuckerfreie Produkte“. Bei Organisationen wie großen Lebensmittelherstellern, die einen großen Produktbestand mit verschiedenen Varianten des gleichen Produktes haben, dürfte es wohl weniger angebracht sein, jeder Bestandseinheit ein eigenes Metadaten-Tag zuzuweisen.
Alles fügt sich zusammen
Sobald sich eine Organisation damit befasst hat, welche Metadaten-Tags sie für ihre SharePoint-Bibliothek benötigt und die entsprechende Metadatennavigation eingerichtet hat, werden ihre Endbenutzer weitaus schneller finden, was sie suchen.
Durch die nahtlose Verbindung von Website- und Informationsarchitektur werden Verwendung, Akzeptanz und Zusammenarbeit ungeahnte Höhen erreichen! Wenn Sie jede einzelne Komponente Ihrer SharePoint-Intranetseite korrekt einrichten, wird sich die daraus resultierende nahtlose SharePoint-Umgebung positiv auf Ihren Geschäftsbetrieb auswirken.
Abbildung 1. Diese Abbildung zeigt die schichtweise Aufteilung einer Websitesammlung, Website, Unterwebsite, SharePoint-Bibliothek und der Metadaten-Tags.
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