Friday, April 12, 2024
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[Ré] Concilier les Équipes IT et le Business avec la Gouvernance dans Microsoft SharePoint (Part 1)

Article écrit par Hassen Boumaraf, Emmanuel Deletang et Augusto Simoes

Microsoft SharePoint est une solution complète et complexe à appréhender. Les entreprises qui déploient ces solutions n’ont pas toujours d’expérience, de savoir-faire ou d’équipes dédiées à l’administration de ce type d’environnement.

Problématique

SharePoint introduit à la manière d’un bigbang un grand nombre de technologies qui sont souvent prises en charge par des équipes différentes dans l’entreprise. Chacune d’elles peut être très performante sur son périmètre, mais malheureusement cela ne suffit pas toujours pour permettre une implémentation simplifiée, rapide, cohérente et pleinement fonctionnelle de l’environnement SharePoint cible souhaité.

Figure 1 – Les rôles dans les environnements Microsoft SharePoint

Les diverses équipes s’interrogent chacune de leur côté sur leurs problématiques propres :

· Le (s) Responsable (s) conformité
o Quelles sont les données éligibles à être hébergées dans SharePoint ? PII, données bancaires…
o Qui a la responsabilité légale des données hébergées dans SharePoint ?

· Les équipes stockage
o Comment assurer la bonne répartition des données utilisées par SharePoint sur l’ensemble des points de stockage gérés par mes équipes ?
o Comment les équipes SharePoint peuvent m’assurer que leurs applications ne vont pas saturer mes stockages ?

· Les équipes de base de données
o Comment s’assurer que les données seront placées correctement afin de ne pas rendre incohérentes et non performantes le reste des applications ?
o Comment s’assurer que les bases de données utilisées par SharePoint n’explosent pas mes capacités de stockage ?
o Est-ce que la stratégie de sauvegarde définie par les DBA, au niveau global de l’entreprise est adéquate à la stratégie de sauvegarde de SharePoint ?

· Les équipes sécurité
o Comment s’assurer que l’ensemble des informations stockées respecteront les normes de sécurité et de confidentialité de l’entreprise ?
o Quel niveau de contrôle la plateforme est-elle capable de fournir ?

· Les équipes SharePoint
o Définir les niveaux de services proposés au Métier
o Comment définir un capacity planning qui suit l’adoption de SharePoint ? Quels sont les stockages nécessaires pour mes environnements SharePoint ?
o Comment simplifier et maitriser l’ensemble des processus autour de SharePoint, autrement dit comment gérer les changements (ITIL)?
o Quelle est la charge nécessaire à la gestion de ma plateforme SharePoint ? Comment la refacturer aux métiers ? Dois-je dédier une personne de mon équipe à la plateforme ?
o Comment maitriser les fonctionnalités proposées aux métiers ? Quels modèles de sites, quelles fonctionnalités activer pour répondre aux besoins des métiers ?
o Comment gérer le cycle de vie des espaces métier de l’entreprise ? Comment savoir quand le métier n’utilise plus les espaces SharePoint mis à leur disposition ? Faut-il les maintenir en vie, les archiver ou les supprimer ? A vrai dire, seul le métier peut répondre à ces questions.
o Comment gérer les demandes des équipes métiers ?

· Les équipes métier / MOA
o Comment disposer d’un nouvel espace collaboratif pour un nouveau projet ?
o Dans quel délai ?
o Comment y donner accès à mes équipes et à d’autres personnes de l’entreprise qui ne sont pas dans mon service ?
o Comment intégrer facilement mon existant ?
o Qui est le responsable des données ? Qui a le droit de vie sur l’espace collaboratif ?
o Comment gérer les obligations légales de rétention ?
o Comment faire pour que cela me coute le moins cher possible ?

Beaucoup de questions et souvent peu de réponses concrètes à mettre en face.

Le réel fondement de la problématique est le suivant :
Comment mettre en place dans les organisations, qui se retrouvent bien souvent abattues face à la richesse et la complexité d’une solution SharePoint, des normes de gestions équilibrées et pratiques qui s’adaptent parfaitement au système d’information existant de l’entreprise mais qui soient également capable de répondre aux attentes et aux besoins des équipes métiers ?

La réponse tient en un seul mot : La gouvernance.

En l’absence de gouvernance, la croissance anarchique, l’administration quotidienne et les besoins métiers ont souvent du mal à être conciliés et de ce fait les déploiements de SharePoint sont souvent sujets à de nombreux efforts mal coordonnés par manque d’entente entre les services concernés par la solution à mettre œuvre. Ainsi, jusqu’à ce que ces normes (plan) de gouvernance soient établies, l’incompréhension et le « chaos » vont continuer à se propager et à régner en maîtres.

Figure 2 – SharePoint & le chaos : Microsoft SharePoint en spaghetti

Afin de ne pas arriver à un tel maelstrom, il est essentiel de planifier la gouvernance lors du déploiement d’une solution SharePoint en raison de plusieurs facteurs impactant:
· L’utilisation croissante de la solution
· La volumétrie croissante des données hébergées
· L’archivage des données critiques de l’entreprise
· Le besoin de garder une cohérence entre les divers espaces représentatifs de l’entreprise
· La prise en compte des obligations légales
· La gestion du provisionnement / dé-provisionnement des espaces SharePoint

La gouvernance nécessite la coopération de l’ensemble des acteurs de l’entreprise ainsi que la connaissance des processus internes, pour aboutir à des règles acceptées permettant de définir la globalité des services, d’ôter toute ambiguïté et de résoudre les conflits qui se présentent. Un plan de gouvernance devrait idéalement commencer avant la phase de déploiement de la solution, évoluer, s’adapter progressivement et valider les règles qui permettront de couvrir l’ensemble des problématiques amenées par les besoins métiers et prenant en considération les contraintes techniques, matérielles et organisationnelles de l’entreprise.

Ce plan doit définir l’ensemble des processus d’administration et des processus métiers à mettre en œuvre pour la durée du cycle de vie d’une ferme SharePoint, ainsi que d’un espace SharePoint

Figure 3 – Quelques étendues à prendre en considération pour la gouvernance d’une ferme SharePoint

Figure 4 – Quelques étendues à prendre en considération pour la gouvernance d’un espace SharePoint

Et s’il y avait des solutions, des processus, des outils qui permettaient à l’ensemble des acteurs (Services informatiques, responsables & utilisateurs métiers) de concilier leurs besoins tout en respectant les contraintes de chacun ? À savoir :
· Arriver aux objectifs conformément aux stratégies de l’entreprise
· Apporter une réelle valeur ajoutée métier aux systèmes d’information
· Répondre à l’ensemble des besoins des différents acteurs
· Automatiser les traitements
· Gérer le cycle de vie des applications métiers sous SharePoint
· Garder une traçabilité des demandes et des actions
· Avoir des indicateurs d’état cohérents
« Et si le système d’information autour de SharePoint devenait un catalogue de services accessibles à l’ensemble de mes métiers? »

Vous pouvez trouver plus d’information (en anglais) ici : https://www.avepoint.com/sharepoint-governance-automation/ ou sur le blog d’Augusto Simoes http://blogs.dotnet-france.com/collaboration/

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