IKEA franchisenemer versnelt M365 implementatie, beschermt 20 TB aan gegevens met AvePoint Cloud Backup en MSP Sensa
Succes Hoogtepunten
Locatie Reykjavik, IJsland
Industrie Retail
platform Microsoft 365
IKEA, opgericht in Zweden, is een iconisch woonwarenhuis dat bekend staat om zijn kant-en-klare meubels en moderne stijl. Bijna alle 445 IKEA woonwarenhuizen wereldwijd zijn franchisevestigingen. Eén franchisenemer, IKEA Baltics and Iceland, exploiteert drie IKEA vestigingen - Reykjavik, IJsland; Vilnius, Litouwen; en Riga, Letland - en een vierde is in ontwikkeling.
Essentiële behoeften
- Gegevensbescherming en back-up in M365
- Snel en eenvoudig herstellen
- GDPR-compliance
- Mogelijkheid om back-ups te maken van geavanceerde workloads in Microsoft Teams
De Uitdaging
Miljoenen klanten kiezen voor IKEA vanwege de stijlvolle en efficiënte winkelervaring. En de 8 kernwaarden van het bedrijf, waaronder kostenbewustzijn en eenvoud, raken elk onderdeel van het bedrijf.
Daarom zijn drie onafhankelijke franchisewinkels van de woongigant, verspreid over IJsland en de Baltische regio, de afgelopen jaren overgestapt op de cloud om een steeds grotere hoeveelheid gegevens te beheren.
Door IKEA medewerkers in Microsoft 365 te laten werken, hebben ze toegang gekregen tot samenwerkingstools zoals Microsoft Teams en SharePoint. Dankzij deze oplossingen zijn de collega's in IJsland en de Baltische staten tijdens de COVID-19 pandemie goed met elkaar verbonden gebleven.
"Onze productiviteit is niet gedaald", zegt Ölvir Sveinsson, Chief Information Officer voor IKEA Baltics en IJsland. "Toen onze winkel in IJsland gesloten was, deden we het uitstekend via e-commerce."
De mogelijkheden van Microsoft 365 zijn ook van essentieel belang nu de franchisegroep blijft uitbreiden (een vierde IKEA woonwarenhuis, in de buurt van Tallinn, Estland, wordt in de herfst van 2022 geopend).
Maar Microsoft 365 bewaart documenten die uit de prullenbak van SharePoint zijn verwijderd slechts 93 dagen - voor e-mails is dat 14 dagen - dus zocht het team uit Reykjavik naar bescherming voor de lange termijn.
"Het is vrij eenvoudig: Ik moet een back-up maken van alles, wat het ook is, en ik moet er direct bij kunnen als we het moeten herstellen", aldus Sveinsson.
Een sterke back-upoplossing was nodig om te voldoen aan de GDPR (General Data Protection Regulation). Het wettelijke kader stelt richtlijnen op voor het verzamelen en verwerken van persoonlijke gegevens van personen die in de Europese Unie wonen. Dit omvat de mogelijkheid om de beschikbaarheid van en toegang tot persoonlijke gegevens tijdig te herstellen.
Ik moet al mijn gegevens beveiligen, niet slechts een deel ervan. Teams chats zijn nu eigenlijk hetzelfde als e-mail. Het is een belangrijk communicatiepunt binnen de organisatie.
Chief Information Officer, IKEA Oostzee en IJsland
De AvePoint Oplossing
Sveinsson stelde hoge eisen aan de bescherming van de cloudgegevens van zijn IKEA-franchises. AvePoint Cloud Backup, zo ontdekte hij, kon aan al deze eisen voldoen.
De 100% SaaS-oplossing biedt geautomatiseerde, uitgebreide back-up- en herstelservices voor Microsoft 365, Salesforce en Dynamics 365. Het beschikt over ingebouwde opslag en versleuteling en biedt flexibele prijsplannen op basis van het aantal gebruikers of de hoeveelheid gegevens.
Cloud Backup voert vier keer per dag back-ups uit en is ontworpen om de nieuwste Microsoft API's te ondersteunen en granulaire rollbacks te verwerken (inclusief Teams chats, Groepen en Planner).
"Ik moet al mijn gegevens veiligstellen, niet slechts een deel ervan", zegt Sveinsson, die schat dat IKEA Baltics en IJsland na de opening van het vierde woonwarenhuis een back-up van ongeveer 20 TB aan gegevens in M365 zullen maken. "Teams chats zijn nu eigenlijk hetzelfde als e-mail. Het is een belangrijk communicatiepunt binnen de organisatie."
Ondertussen was het eenvoudig om GDPR-compliance te bereiken met de speciale Europese datacenters van AvePoint en de multi-geo-capaciteit waarmee klanten kunnen kiezen waar hun gegevens zich bevinden - evenals de functionaliteit om te voldoen aan het 'recht om vergeten te worden'-verzoek.
Sveinsson kocht Cloud Backup in het voorjaar van 2021 via Sensa, de managed service provider van de IKEA franchises. (De IJslandse MSP en reseller is onlangs overgenomen door Crayon).
Het instellen van Cloud Backup was eenvoudig. En met het AvePoint Elements partnerportaal kunnen MSP's doorgaan met het leveren van een naadloze klantervaring voor back-up en andere oplossingen via een speciaal platform om supporttickets te beheren, activiteiten in het hele bedrijf te bekijken en verbinding te maken met 24/7 supportteams.
"Ölvir wist vanaf dag één dat AvePoint de marktleider en de superieure oplossing was", zegt Ingvar Linnet, product management lead bij Sensa. "Voor hem ging het nooit om 'goed genoeg'."
De weg voorwaards
Nu zijn IKEA franchise zich uitbreidt en meer klanten bedient, weet Sveinsson dat betrouwbare back-up en restore geen optie zijn, maar een noodzaak.
De franchisegroep heeft de selfservicefuncties van Cloud Backup of de AVA-chatbot om restores uit te voeren nog niet onderzocht, maar ze zijn van plan om medewerkers te informeren over de rol en waarde van back-ups en om samen te werken met hun MSP om Cloud Backup regelmatig te testen, aldus Sveinsson.
Voor nu heeft IKEA Baltics and Iceland een sterke basis voor verdere digitale transformatie - en gemoedsrust, wat er ook gebeurt.
"Ik hoop echt dat ik jullie product nooit hoef te gebruiken," zei Sveinsson. "Maar het is goed om te weten dat het er is."
