De stad Greenville migreert kritieke werkstromen en krijgt flexibele mogelijkheden voor back-up en herstel van Microsoft SharePoint met AvePoint
Succes Hoogtepunten
Locatie Greenville, NC
Industrie Public Sector
platform SharePoint 2010
Essentiële behoeften
- Hulp van externe experts bij het uitvoeren van de migratie
- Migreer SharePoint-inhoud met volledige getrouwheid
- Mogelijkheid om snel inhoud op itemniveau te herstellen
De Uitdaging
Om het werk van haar 850 medewerkers te ondersteunen, creëerde de stad Greenville afdelingsintranetten in SharePoint 2007. Niet lang nadat SharePoint 2010 werd uitgebracht, besloot de stad te migreren naar een nieuwere versie van het platform. Het IT-team beschikte echter niet over de nodige kennis en middelen om de migratie zelf uit te voeren. "We zijn niet erg sterk met SharePoint," zegt Renée Jones, Database Administrator bij City of Greenville. "We hadden dus hulp nodig om onze bestemming te bereiken zonder gegevens te verliezen. We wilden ook de mogelijkheid hebben om de gegevens zoveel mogelijk te scrubben voordat we migreerden om te voorkomen dat we gegevens zouden verplaatsen die we niet wilden hebben."
Hoewel de stad het platform niet gebruikt voor documentbeheer zoals veel andere organisaties, is het SharePoint-intranet nog steeds cruciaal voor de overheidsactiviteiten. Elke afdeling heeft een eigen gebied om missieverklaringen en doelen te communiceren en veelgebruikte formulieren te delen. "We gebruiken Nintex Workflow vaak om formulieren en verzoeken te verwerken", zegt Jones. "We wilden de medewerkers een gevoel van continuïteit geven na de migratie, dus voor ons was het belangrijk om die te kunnen migreren naar onze nieuwe SharePoint-omgeving. Er was echter geen eenvoudige manier om dat out of the box te doen."
Het IT-team van de stad wilde er ook voor zorgen dat alle gebruikers toegang hadden tot hun werk wanneer ze dat nodig hadden. Dat betekende dat het back-upsysteem van SharePoint moest worden verbeterd. "We maakten automatische SQL Server-back-ups, die geen enkele tijd in beslag namen", aldus Jones. "Maar als iemand een specifiek item wilde terugzetten, leverde dat een probleem op. Het kon wel twee dagen duren om een granulaire restore uit te voeren omdat het proces het opzetten van een testomgeving vereiste."
Databasebeheerder, Stad Greenville
De AvePoint Oplossing
De stad Greenville schakelde AvePoint Client Services (ACS) in om de migratie uit te voeren. Via het MaaS-aanbod (Migration-as-a-Service) ondersteunde het ACS-team het IT-team van de stad gedurende het hele project - van ontdekking en ontwerp van een projectplan tot uitvoering en evaluatie. "We hebben andere aanbieders van SharePoint-migratieservices bekeken, maar alleen het technische team van AvePoint begreep volledig wat we nodig hadden", aldus Jones. "En het feit dat AvePoint een Microsoft Gold Partner is, was een groot verkoopargument voor ons."
AvePoint gebruikte zijn volledig geïntegreerde SharePoint-beheerplatform, DocAve Software, om de migratie uit te voeren. Met DocAve was het IT-team van de stad in staat om binnen een maand drie omgevingen - interne productie, kwaliteitsborging (QA) en een extranet - te migreren volgens de vereisten. "Met DocAve was het eenvoudig om te kijken naar wat we wilden migreren vanuit onze oude SharePoint," zei Jones. "Onze grotere eisen lagen rond het migreren van kritieke Nintex-workflows en webservices. DocAve stelde ons in staat om naar elke site en elk item in SharePoint 2007 te kijken en te brengen wat we wilden met volledige getrouwheid. De inhoud migreerde heel goed en we zijn ervan overtuigd dat we geen gegevens zijn kwijtgeraakt tijdens de migratie."
Naast de migratiemogelijkheden van DocAve kreeg het IT-team van de stad onschatbare hulp en expertise van het technische team van AvePoint. Hoewel de stad geen strak schema had, hielp AvePoint het IT-team bij het ontwerpen van een migratieprojectplan rond factoren zoals de grootte van de contentdatabase en operationele vereisten. "AvePoint voerde de migratie volgens plan uit", aldus Jones. "We stelden het echt op prijs dat er geen grote verrassingen of vertragingen waren."
Omdat de ervaring zo positief was, nam de stad opnieuw contact op met AvePoint voor een ander project. "Toen we onze SharePoint-servicepacks moesten upgraden, gingen we automatisch terug naar AvePoint voor hulp," zei Jones. "Het was geen lang project, maar ze waren een echte hulp voor ons."
DocAve was niet alleen essentieel voor de migratie van de stad, maar biedt ook flexibelere back-up- en herstelmogelijkheden voor SharePoint. Met DocAve heeft het IT-team de mogelijkheid om verschillende soorten back-ups uit te voeren volgens een aangepast schema. "We voeren eenmaal per week volledige back-ups uit, meestal op zaterdagochtend," aldus Jones. "We plannen ook elke avond automatische incrementele back-ups. Het is handig om deze buiten werktijd te kunnen plannen."
Beheerders ervaren ook een aanzienlijke tijdsbesparing bij het herstellen van content. Waar de vorige SQL Server back-up aanpak veel meer werk vereiste om een enkel item terug te halen, stelt DocAve het IT-team van de stad in staat om SharePoint content snel en pijnloos op een meer granulair niveau terug te zetten. "Voorheen bestond de kans dat er werk verloren ging bij het uitvoeren van een restore", aldus Jones. "Nu, met DocAve, kunnen we gegevens herstellen tot op het niveau dat we nodig hebben. Vroeger duurde het twee volle dagen om iets te herstellen vanuit een SQL-back-up. Nu duurt het maar twee uur en we verliezen geen metadata."
De weg voorwaards
De stad Greenville heeft haar SharePoint-omgeving snel en efficiënt geüpgraded met behulp van AvePoint's MaaS-aanbod. De 'witte handschoen'-aanpak van AvePoint ondersteunde het IT-team van de stad tijdens de hele migratie - van planning tot uitvoering - en was de sleutel tot het succes van het project. Na zo'n positieve ervaring ging het IT-team van de stad ook DocAve gebruiken om extra mogelijkheden te krijgen voor back-up en herstel van SharePoint, zoals automatische incrementele back-uptaken en herstel op itemniveau met volledige betrouwbaarheid. "AvePoint Client Services begreep echt wat onze migratiedoelen waren", aldus Jones. "Ze zorgden ervoor dat belangrijke content, zoals onze Nintex-workflows, naar onze nieuwe omgeving werd gemigreerd. Alles verliep volgens plan, wat een grote hulp was voor ons team."
