Cardinia Shire Council streeft naar 100 procent recordretentie en compliance met AvePoint Opus
Succes Hoogtepunten
Additional functionality, annual cost savings, enhanced security, future proofing, reduced infrastructure overheads
Transitioning from 50 to 100 percent record retention
Move from existing system and network drives to Microsoft 365 platform
Locatie Melbourne, Australië
Industrie Public Sector
platform Microsoft 365
De Shire of Cardinia is een lokaal bestuurlijk gebied in Victoria, Australië, in het zuidoosten van Melbourne tussen Western Port en de Yarra Ranges aan de rand van Melbourne. Ze hebben ongeveer 500 gebruikers en 4,5 TB aan gegevens die zijn gemigreerd van HP TRIM naar Microsoft 365.
Essentiële behoeften
- Naleving van de Australische privacybeginselen en het Office of Victorian Information Commissioner en Public Records Office of Victoria (PROV)
- Overgang van bestaand systeem naar Microsoft 365 records management
De Uitdaging
The Cardinia Shire Council is a public sector leader in records management compliance.
On two separate occasions--2016 and 2018--they were awarded the PROV Sir Rupert Hamer Excellence in Records Management award for two separate initiatives in information management.
“In the last 10 years Cardinia Shire Council has developed a proud culture of compliant records management,” said David Jackson, Manager of Information Services, Cardinia Shire Council. “It’s been one of the best records management cultures I have witnessed in 35 years.”
As part of the Cardinia’s proactive stance towards records management, the team launched a comprehensive analysis to determine its coverage across all the systems generating data and records.
“The analysis showed that we were capturing 50 percent of generated records. Additional records were being stored in network drives, user profiles and external storage devices,” said David. “It is tempting to put blinkers on and say you are compliant in official systems and through your official policies. For us, we wanted that to be real. We wanted to look at how work was actually being done and how records were actually being generated. It’s a public duty we take seriously.”
We saw the ability to [capture all of our records] with Microsoft 365… however we needed a partner to deliver the final step of SharePoint records management to allow full PROV and VERS compliance. This was achieved with AvePoint.
Manager, Information Services, Cardinia Shire Council
De AvePoint Oplossing
Cardinia realiseerde zich dat echte compliance met records niet ontstaat door extra eisen te stellen aan gebruikers, maar door het voor gebruikers makkelijker te maken om het juiste te doen dan om het verkeerde te doen.
"Cardinia wilde de energie van de bestaande cultuur opvangen en compatibele records management tools bieden die compliant, eenvoudig, naadloos en toekomstbestendig zijn, zodat we de kloof van 50% ontbrekende records kunnen dichten", aldus David.
Cardinia evalueerde haar bestaande systeem samen met andere marktleiders en Microsoft 365. Uiteindelijk kozen ze voor Microsoft 365, deels vanwege de functionaliteit van AvePoint Opus waarmee ze mogelijk 100 procent compliance konden bereiken.
"We zagen de mogelijkheden met Microsoft 365, OneDrive, Teams en SharePoint, maar we hadden een partner nodig die de laatste stap van SharePoint records management kon leveren om volledige PROV en VERS compliance mogelijk te maken," zei David. "Dit hebben we bereikt met AvePoint."
Cardinia vindt Opus een nuttige en intuïtieve tool voor het bijhouden van hun digitale en papieren dossiers.
"De interface voor de eindgebruiker is geweldig... de feedback over de administratie-interface is dat die ook vrij eenvoudig is," zei David.
Ondanks de uitdagingen op het gebied van change management, die nog verder werden gecompliceerd door COVID, heeft Cardinia een grootschalige adoptie gezien als gevolg van het bieden van een gebruiksvriendelijke set samenwerkingstools aan eindgebruikers met volledig geautomatiseerd records management achter de schermen.
"Het gebruik van Microsoft 365 is toegenomen, terwijl het aantal maandelijks aangemaakte netwerkbestanden is gedaald van 20K naar 5K sinds de implementatie," zegt David. "In december 2020 zullen we de netwerkschijven afsluiten, wat betekent dat 100 procent van de gegevens op de juiste locaties moeten staan, volledig in overeenstemming met ons records management systeem."
De weg voorwaards
Looking back on the project, David can report that all seven of the defined key outcomes have either been delivered or are expected to be delivered shortly including:
- Additional functionality;
- annual cost savings;
- Enhanced security;
- Enhanced compliance;
- Future proofing;
- Reduced infrastructure overheads; and
- Improved records management capability.
When asked for his advice for those examining similar initiatives he said:
“Don’t underestimate change management. It’s a journey and it’s been our biggest challenge so far. Be sure to pick a platform rather than a point solution and work with your partners. Finally, implement incrementally where possible, but don’t drag it on for point solutions.“
AvePoint Producten
AvePoint Opus
Beheer Microsoft 365 content en fysieke records samen. Creëer en overzie classificatiebeleid en implementeer flexibele regels voor retentie en verwijdering.
Cloud Governance
Implementeer een uitbreidbaar besturingsraamwerk dat gebruikers mogelijkheden biedt, eenvoudig te onderhouden is en meegroeit met je organisatie.