Cardinia Shire Council streeft naar 100 procent recordretentie en compliance met AvePoint Opus
Succes Hoogtepunten
Additional functionality, annual cost savings, enhanced security, future proofing, reduced infrastructure overheads
Transitioning from 50 to 100 percent record retention
Move from existing system and network drives to Microsoft 365 platform
Locatie Melbourne, Australië
Industrie Public Sector
platform Microsoft 365
De Shire of Cardinia is een lokaal bestuurlijk gebied in Victoria, Australië, in het zuidoosten van Melbourne tussen Western Port en de Yarra Ranges aan de rand van Melbourne. Ze hebben ongeveer 500 gebruikers en 4,5 TB aan gegevens die zijn gemigreerd van HP TRIM naar Microsoft 365.
Essentiële behoeften
- Compliance with Australian Privacy Principles and Office of Victorian Information Commissioner and Public Records Office of Victoria (PROV)
- Transition from existing system to Microsoft 365 records management
De Uitdaging
De Cardinia Shire Council is een leider in de publieke sector op het gebied van naleving van records management.
Bij twee afzonderlijke gelegenheden --2016 en 2018- ontvingen ze de PROV Sir Rupert Hamer Excellence in Records Management award voor twee afzonderlijke initiatieven op het gebied van informatiebeheer.
"In de afgelopen 10 jaar heeft Cardinia Shire Council een trotse cultuur van compliant records management ontwikkeld," zegt David Jackson, Manager of Information Services, Cardinia Shire Council. "Het is een van de beste records management-culturen die ik in 35 jaar heb meegemaakt."
Als onderdeel van Cardinia's proactieve houding ten opzichte van records management, startte het team een uitgebreide analyse om de dekking te bepalen van alle systemen die gegevens en records genereren.
"Uit de analyse bleek dat we 50 procent van de gegenereerde records vastlegden. Extra records werden opgeslagen op netwerkschijven, gebruikersprofielen en externe opslagapparaten," aldus David. "Het is verleidelijk om oogkleppen op te zetten en te zeggen dat je compliant bent in je officiële systemen en via je officiële beleid. Voor ons moest dat echt zo zijn. We wilden kijken naar hoe het werk werkelijk werd gedaan en hoe de gegevens werkelijk werden gegenereerd. Het is een publieke taak die we serieus nemen."
We saw the ability to [capture all of our records] with Microsoft 365… however we needed a partner to deliver the final step of SharePoint records management to allow full PROV and VERS compliance. This was achieved with AvePoint.
Manager, Information Services, Cardinia Shire Council
De AvePoint Oplossing
Cardinia realized true records compliance doesn’t come from placing extra demands on users, but by making it easier for users to do the right thing than it is to do the wrong thing.
“Cardinia wanted to capture the energy of the existing culture and provide compatible records management tools that were compliant, simple, seamless, and future proofed that would allow us to close the gap of 50% missing records” said David.
Cardinia evaluated its incumbent system along with other system market leaders and Microsoft 365. Ultimately, they selected Microsoft 365 in part due to AvePoint Opus's functionality that enabled them to potentially achieve 100 percent compliance.
“We saw the possibilities with Microsoft 365, OneDrive, Teams and SharePoint, however we needed a partner to deliver the final step of SharePoint records management to allow full PROV and VERS compliance,” said David. “This was achieved with AvePoint.”
Cardinia finds Opus to be a useful and intuitive tool for tracking their digital and paper records.
“The end user interface is great…the feedback on the administration interface is that it is pretty easy as well,” said David.
Despite challenges with change management which were complicated further due to COVID, Cardinia has seen widescale adoption as a result of providing end users with an easy to use set of collaboration tools with fully automated, behind the scenes records management.
“Microsoft 365 adoption has increased, while our monthly network files being created number has dropped from 20K to 5K since implementation,” said David. “In December 2020 we will shut down the network drives meaning 100 percent of data should be in the correct locations, fully compliant under our records management system.”
De weg voorwaards
Looking back on the project, David can report that all seven of the defined key outcomes have either been delivered or are expected to be delivered shortly including:
- Additional functionality;
- annual cost savings;
- Enhanced security;
- Enhanced compliance;
- Future proofing;
- Reduced infrastructure overheads; and
- Improved records management capability.
When asked for his advice for those examining similar initiatives he said:
“Don’t underestimate change management. It’s a journey and it’s been our biggest challenge so far. Be sure to pick a platform rather than a point solution and work with your partners. Finally, implement incrementally where possible, but don’t drag it on for point solutions.“
AvePoint Producten
AvePoint Opus
Beheer Microsoft 365 content en fysieke records samen. Creëer en overzie classificatiebeleid en implementeer flexibele regels voor retentie en verwijdering.
Cloud Governance
Implementeer een uitbreidbaar besturingsraamwerk dat gebruikers mogelijkheden biedt, eenvoudig te onderhouden is en meegroeit met je organisatie.