대부분의 M365 데이터는 실제로 활용되지 않습니다.
Teams, SharePoint, OneDrive 기반 협업이 확산되면서 조직의 데이터는 빠른 속도로 증가하고 있습니다. 회의록, 보고서, 첨부파일, 중간 버전 문서까지— 매일 새로운 파일이 생성되지만, 이를 지속적으로 관리하는 조직은 많지 않습니다.
실제 기업 데이터를 분석해보면 다음과 같은 분포가 나타납니다.
전체 데이터의 약 60%는 현재 업무와 직접적인 연관이 낮은 상태일 수 있습니다. 실질적인 가치를 만들지 않지만, 스토리지 비용은 계속 발생시킵니다.
방치된 데이터로 인해 발생 가능한 3가지 문제
미루면 미룰수록 비용과 리스크는 구조적으로 누적됩니다. 많은 기업들이 이미 겪고 있는 세 가지 문제입니다.
스토리지 비용이 매년 누적되는 구조가 됩니다
초기에는 기본 제공 용량으로 충분해 보입니다. 하지만 협업이 활성화될수록 Extra File Storage 추가 구매가 반복적으로 발생합니다. ROT 데이터가 정리되지 않으면, 이 비용은 매년 구조적으로 쌓입니다.
데이터 가시성과 거버넌스가 흔들립니다
데이터가 많아질수록 파일 위치 파악의 어려움, 접근 권한 통제의 복잡성, 퇴직자 데이터 방치, 기밀 문서 노출 가능성 등의 문제가 발생합니다. 단순 저장공간 이슈가 아닌 보안 및 컴플라이언스 리스크로 이어질 수 있는 영역입니다.
데이터 관리의 골든타임을 놓치지 마세요
M365 환경에서 데이터 규모가 일정 수준을 넘어가면 수동 정리나 일회성 캠페인으로는 관리가 어렵습니다. 데이터가 통제 범위를 벗어나기 전, 체계적인 관리 기준을 수립하는 것이 중요합니다.
스토리지를 조용히 잠식하는 ROT 데이터, 정체를 밝힙니다
ROT는 조직 스토리지를 잠식하는 세 가지 유형의 불필요 데이터입니다. 문제는 "정리가 필요하다"는 인식과 달리, 어디에 얼마나 존재하는지 객관적으로 파악하기 어렵다는 점입니다. 무료 ROT 진단 프로그램은 SharePoint와 Teams 전체를 분석해 낭비 구간을 명확히 보여드립니다.
Redundant
- 파일 버전 10 이상
- 파일 버전 20 이상
- 파일 버전 50 이상
Obsolete
- 수정시간/생성시간 1~5년 지난 office 및 레거시 문서
Trivial
- 3개월 이상 업데이트가 없는 .log, .tmp, .dmp, .thumb 등 중요하지 않은 파일
한 번의 진단으로 이 모든 것을 알 수 있습니다
막연하게 "데이터가 많다"가 아니라, 어디서 얼마나 낭비되는지 숫자로 보여드립니다. 전체 현황 파악부터 우선 관리 구간 도출까지, 실행 가능한 데이터 아카이빙 기준 수립을 지원합니다.
- 데이터 진단 결과 요약 — 우리 조직의 전체 현황, 한눈에 파악
- 최근 5년 기준 ROT 데이터 분석 — 수정일·생성일 기준으로 오래된 데이터를 정확히 분류
- ROT 유형별 스토리지 사용량 — 조직 데이터에 R·O·T 각각이 얼마나 분포하는지 분석
- SharePoint 사이트별 용량 정보 — 어느 사이트에 어떤 데이터가 있는지 분석
- 용량 상위 사이트 심층 인사이트 — 실행 가능한 아카이빙 방안 제안
진단 한 번으로 스토리지 60%를 되찾았습니다
제조업 A사의 SharePoint 전체 데이터를 분석한 결과, 다음과 같은 결과가 나왔습니다.
- 장기 미수정 데이터: 37% — 3년 이상 수정 이력 없는 파일 다수 존재
- 과다 버전 데이터: 23% — 버전 10개 이상 파일 다수 확인
- 추가 분석 필요 구간: 40% — 방치 시 언제든 ROT로 전환될 수 있는 데이터
진단 직후 전체 스토리지의 약 60%를 정리 가능 구간으로 식별했고, 예정되어 있던 Extra File Storage 추가 구매를 진행하지 않았습니다.