AvePoint 솔루션으로 Microsoft 365 환경에서 강화된 거버넌스, 보안 및 데이터 보호 체계를 구축한 뉴질랜드 정부 기관의 사례를 확인하세요.

The AvePoint Solution

기관은 이러한 과제를 해결하기 위해 관리형 서비스 제공업체 Datacom을 통해 AvePoint와 협력했습니다.

기관은 가장 먼저 AvePoint Cloud Governance를 도입했습니다. 이 솔루션은 업무 변화에 맞춰 콘텐츠 소유권, 정책, 수명 주기 관리 등을 자동화하여 IT 부서의 운영 부담을 크게 줄여줍니다. 도입 프로세스에서 AvePoint는 기관의 특정 요구사항을 충족하기 위한 워크숍을 여러 차례 진행했습니다.

최우선 과제는 Teams 프로비저닝 간소화였습니다. Cloud Governance를 통해, 직원은 기관이 설정한 유형별 Teams 조건을 준수하면서 자체 작업 영역을 생성할 수 있게 되었습니다. 예를 들어, 외부 팀은 내부 비공개 팀보다 더 엄격한 제어가 필요했습니다.

기관은 또한 AvePoint Opus를 도입하여 Microsoft 365 콘텐츠에 대한 레코드 관리 체계를 구축했습니다. AvePoint 배포팀은 AvePoint Opus 배포를 가속화하기 위해 본사로 파견되어 일주일간 현장에서 직원을 지원했습니다.

가장 먼저 해결해야 할 과제는 복잡한 비즈니스 분류 체계(BCS)를 단순화하는 것이었습니다. 기관은 Archives New Zealand의 General Disposal Authority 6과 내부 권한이라는 두 기준을 사용하고 있었고, 이로 인해 650개 이상의 분류 항목이 존재했습니다. 워크숍을 통해 팀은 분류 항목 수를 60% 이상 줄여 BCS를 효율적으로 재구성했으며, 이를 통해 분류 및 파기 관리가 더욱 쉬워졌습니다.

다음으로 분류별 정책, 특히 피기 관련 정책이 수립되었습니다. AvePoint Opus 도입 전 이 기관은 콘텐츠 처리 경험이 없었지만, 이 솔루션을 통해 분류별 보존 기간을 설정하고 해당 기간에 따라 콘텐츠 처리 기능을 활성화했습니다. 정책이 마련된 후 기관은 SharePoint에 콘텐츠 유형별 구조를 구축하고 파기 시뮬레이션을 진행했습니다.

기관은 AvePoint Opus 배포 당일 5,000개의 레코드를 처리하며 레코드 관리 모범 사례를 처음으로 실현했습니다. 비록 솔루션이 관리하는 600만 개의 레코드가 여전히 남아 있지만, 이들은 방어 가능한 파기 프로세스로 나아가는 중요한 단계를 마련했으며, 새롭게 구축된 프로세스가 규정 준수를 충족하면서 위험을 줄일 것이라 확신하고 있습니다.

배포팀이 작업하는 동안 AvePoint Insights를 사용하여 보안 스캔을 실행했으며, 보안 취약점과 위험을 확인했습니다. Insights가 감지한 가장 큰 위험 중 하나는 14,000명의 게스트 사용자 존재였습니다. 이는 Azure AD 정리와 불필요한 사용자 액세스 권한 제거가 필요함을 의미했습니다. 문제가 발견된 후, 기관은 조치를 취하여 약 80%의 게스트 사용자 액세스 권한을 제거했습니다. 이는 시스템 보안 강화와 무단 액세스 위험 감소를 위한 중요한 단계이었습니다.

기관은 AvePoint Cloud Backup를 사용하여 Microsoft 365 환경에서 130 TB 이상의 데이터를 보호했습니다. 이 클라우드 간 백업 솔루션은 하루에 네 번의 자동 백업을 실행하며, 기본 제공된 저장소, 암호화 및 효율적인 복원 기능을 지원합니다. 또한 커스텀 보존 정책으로 모든 Teams 채팅, 파일 및 페이지를 원활하게 보호하여 공공 부문의 규정 준수 요구를 충족하고 해당 기관의 비즈니스 연속성 전략을 강화했습니다.