의료 시스템이 디지털 협력 요구 사항을 충족하는 동시에 공급업체를 통합하고 비용을 절감한 사례를 확인해보세요.
Success Highlights
45 TB 이상의 Microsoft 365 데이터 보호
간소화된 작업 영역 관리, 갱신 및 아카이브를 통해 효율성 향상 및 위험 감소
데이터 소유자 책임성 강화를 통한 규정 준수 및 보안 수준 향상
자동화 관리 및 사이트 통합을 통해 유지보수 비용 절감 및 헬프데스크 티켓 20% 감소
위치 미국
Industry Health Services
Platform Microsoft 365
중서부 지역의 주요 대학 산하 학술 의료 시스템은 약 45,000명의 직원을 보유한 협력 병원 네트워크를 지속적으로 확장하고 있습니다. 의료 품질, 의학 혁신, 환자 만족도 측면에서 선도적인 기관으로서, 환자 치료를 최우선 가치로 삼고 있으며 운영 비용을 절감하여 환자 치료 품질 향상에 더 많은 자원을 투입하는 데 집중하고 있습니다.
Critical Needs
- 클라우드 서비스에 대한 포괄적인 백업
- 수동 IT 작업 감소
- 작업 영역 관리(갱신 포함) 시 강력한 제어
- 솔루션 공급업체 통합을 통해 IT 지출 절감
The Challenge
의료 기관으로서 해당 병원은 환자 개인정보보호와 데이터 보안을 매우 중요하게 생각합니다. 그러나 Microsoft 365 환경이 점점 복잡해지면서 이러한 우선순위를 유지하는 일이 점점 더 어려워졌습니다. 병원 IT 책임자에 따르면, Microsoft 365 환경 전반의 연속성과 일관성 부족은 잠재적인 보안 위험뿐만 아니라 비효율성과 무질서한 디지털 업무 환경을 초래하고 있었습니다.
예를 들어, Microsoft Teams를 도입했을 때 사용자가 명확한 가이드라인이나 책임 체계 없이 새로운 작업 영역을 생성할 수 있었습니다. 그 결과 관리되지 않는 Teams와 사이트가 대량으로 생성되었고, 이는 병원의 데이터 보안과 HIPAA와 같은 규제 준수 충족에 있어 큰 위험 요소가 되었습니다.
약 45,000명의 사용자를 단 6명의 IT 인력이 지원하는 상황에서, 병원 IT 팀은 심각한 부담을 안고 있었습니다. 소유권 규칙, 액세스 제어, 게스트 사용자 관리 등 기능을 포함한 Microsoft 365 사용 관리를 최적화하는 동시에 IT 부담과 비용을 줄일 수 있는 솔루션이 필요했습니다.
우리는 이 문제에 많은 시간을 쏟을 수 없었기 때문에, 그냥 제대로 작동하는 솔루션이 필요했습니다. AvePoint를 도입한 이후 Microsoft 365 환경 관리에 대해 더 이상 걱정할 필요가 없어졌고, 그 덕분에 더 큰 과제를 해결하고 실질적인 변화를 만드는 혁신적인 프로젝트에 시간과 자원을 집중할 수 있게 되었습니다.
모 중서부 지역 대학 의료 시스템 IT 책임자
The AvePoint Solution
병원은 먼저 AvePoint Cloud Governance를 도입했습니다. Cloud Governance는 작업 영역 생성부터 비활성화까지 관리 프로세스를 자동화하고 제어할 수 있어, 소유권, 갱신, 수명 주기 관리에 대한 기본 규칙을 수립하여 데이터 무분별한 확산과 규정 위반 위험을 줄일 수 있었습니다.
Cloud Governance 도입 효과는 즉시 나타났습니다. 병원 IT 책임자는 “Cloud Governance 도입 이후 Teams 사이트 수가 더 이상 급증하지 않고 안정화되었습니다”라고 설명합니다. 사용자는 여전히 새 사이트를 생성했지만, Cloud Governance의 자동화된 수명 주기 관리 덕분에 오래되거나 중복된 작업 영역은 아카이브되거나 삭제되었습니다. 그는 “Cloud Governance는 모든 구성원이 자신이 소유한 데이터를 보다 책임감 있게 관리하고 보호하도록 도와주고 있습니다”라고 덧붙였습니다.
Cloud Governance는 병원이 규제 및 규정 준수 요구 사항을 충족하는 데에도 중요한 역할을 합니다. 이 솔루션을 통해 작업 영역 소유자는 민감한 데이터에 대한 모든 액세스 권한을 연간 의무적으로 검토하도록 계획하여 규정 준수를 보장할 수 있습니다.
또한 병원은 암 임상 시험 데이터와 같은 일부 콘텐츠를 특정 기간 동안 보관해야 하므로 모든 데이터를 보존하고 있습니다. 아직 스토리지 한도 초과 문제는 발생하지 않았지만, IT 책임자는 향후 문제가 될 수 있다고 예측합니다. Cloud Governance를 AvePoint Cloud Backup과 함께 활용하여, 규정 준수를 유지하면서도 운영 환경에서 불필요한 콘텐츠를 안전하게 제거할 수 있게 되었습니다.
Cloud Governance의 수명 주기 관리 기능을 통해 병원은 콘텐츠 보존 정책을 설정합니다. 예를 들어 이메일은 2년간 보관한 후 자동으로 아카이브됩니다. 동시에 Cloud Backup의 안정적인 복원 기능을 통해 필요 시 언제든 데이터를 복원할 수 있어 규제 요구 사항도 충족할 수 있습니다.
Cloud Backup은 규정 준수 대응뿐 아니라 포괄적인 백업 솔루션으로서도 역할을 했습니다. 병원은 SharePoint Online, OneDrive, Exchange Online 등 모든 클라우드 서비스를 단일 제품으로 백업할 수 있으며, 설정, 권한, 메타데이터와 같은 세부 항목까지 보호할 수 있습니다. 이를 통해 데이터 손실 시 신속하게 복원할 수 있습니다.
병원 IT 책임자는 Cloud Governance와 Cloud Backup이 함께 작동한다는 점이 큰 장점이라고 강조합니다. “여러 공급업체를 이용하면 문제가 발생했을 때 책임 소재를 두고 혼란이 생길 수 있습니다. 단일 공급업체와 협력하면 그런 고민 없이, 오직 문제 해결에만 집중할 수 있습니다.”
병원은 공급업체 구성을 단순화하여 비용 최적화 효과를 거두고 있습니다. 도입 및 교육, 보안 파일 공유, SaaS 관리 등을 위해 여러 공급업체를 사용했지만, 현재는 AvePoint를 표준 솔루션으로 통합히여 비용을 절감하고 관리 시간을 크게 줄였습니다.
병원은 AvePoint와의 파트너십에 매우 만족하고 있으며, 향후 협력이 더욱 확대될 것으로 기대하고 있습니다. IT 책임자는 “오늘 당면한 문제를 이야기하면 함께 해결책을 고민해 줄 단일 파트너를 원합니다. AvePoint는 뛰어난 고객 지원과 기술력을 바탕으로 그런 파트너가 될 수 있다고 생각합니다”라고 말했습니다.
The Road Ahead
AvePoint 솔루션 도입을 통해 병원은 환자에게 최상의 의료 서비스를 제공하는 등 핵심 업무에 더욱 집중할 수 있게 되었습니다. 또한 IT 헬프데스크 티켓 수가 20% 감소하여 소규모 IT 팀의 업무 부담이 크게 줄었습니다. IT 책임자는 이러한 성과가 사용자가 자신의 작업 영역을 직접 관리할 수 있게 되면서 IT 의존도가 낮아진 결과라고 평가합니다.
“우리는 많은 시간을 들일 수 없기 때문에, 그냥 제대로 작동하는 솔루션이 필요했습니다. AvePoint 덕분에 Microsoft 365 환경 관리에 대한 걱정이 사라졌고, 더 큰 과제와 의미 있는 혁신에 집중할 수 있게 되었습니다.”
다음 과제는 Power Platform에 대한 거버넌스 구현입니다. 병원은 AvePoint EnPower를 활용하여 Teams 소유자에게 요구되는 것과 유사한 비즈니스 규칙과 정기 검토 체계를 구축할 계획입니다. 이를 통해 Power Platform 내 핵심 자산에 대한 가시성과 제어를 강화하고, 데이터 보안과 운영 효율성을 동시에 확보하고자 합니다.
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