데번포트 시의회(Devonport City Council), AvePoint Opus로 규정 준수 확보 및 워크플로우 간소화
Success Highlights
사용자가 익숙한 애플리케이션 내에서 그대로 작업할 수 있도록 지원하는 연결성을 제공합니다.
레코드 관리자를 위한 포괄적인 보고 기능을 제공합니다.
SharePoint 내에서 진정한 규정 준수와 레코드 관리 거버넌스를 구현합니다.
위치 데번포트, 태즈메이니아
Industry Public Sector
Platform Microsoft 365
데번포트 시의회는 태즈메이니아 주 데번포트 시 및 주변 지역을 관할하는 지방정부 기관입니다. 이 조직은 중앙 및 지방 정부, 지역 사회 구성원과 협력하여 데번포트 커뮤니티에게 다양한 공공 서비스를 제공하고 있습니다.
Critical Needs
- 추가 레코드 관리 프로세스로 인해 발생하는 사용자 부담 완화
- 전환 도중 및 전환 후 레코드 관리 규정 준수 유지
- 레거시 시스템에서 Office 365로 마이그레이션
The Challenge
데번포트 시의회는 Office 365 도입을 결정한 2019년 2월 AvePoint와 협업을 시작했습니다. 시의회는 Office 365를 레코드 관리 플랫폼으로 활용하고자 했지만, 기본 기능만으로는 1983년 태즈메이니아 기록보관법(Tasmanian Archives Act of 1983)에 따른 규정 준수 요구 사항을 충족하기 어렵다는 점을 우려하고 있었습니다.
데번포트 시의회 레코드 관리 담당관 Debbie Murphy는 "우리는 오랫동안 완전한 디지털 업무 환경으로 전환하기 위해 준비해 왔습니다. 약 2년 전 새로운 전무 이사가 부임하면서 관리 계획이 실제적으로 변경되었습니다."라고 설명했습니다. “그래서 우리는 Office 365, 특히 SharePoint Online을 도입하여 실시간으로 업데이트되는 문서(living documents)를 관리하기 시작했습니다.”
클라우드 환경을 전면 도입하게 된 주요 요인 중 하나는 최근 직원 대부분이 노트북을 사용하기 시작했다는 점이었습니다. 언제 어디서든 협업이 가능해지면서, 데번포트 시의회에는 Microsoft Office, Outlook, Windows File Explorer 등 온프레미스 애플리케이션의 콘텐츠를 SharePoint와 완활하게 통합할 수 있는 솔루션이 필요했습니다.
Murphy는 “언제 어디서나 협업하고 문서를 공유하여 생산성을 향상시키는 것이 매우 중요했습니다.”라고 말했습니다. “또한 현장 서비스 비용을 줄여 사용자 참여도를 실질적으로 높일 수 있는 방법도 찾고 있었습니다.”
우리는 이제 SharePoint에서 진정한 레코드 관리 거버넌스를 구현하고 있습니다. 무엇보다 중요한 것은, 사용자가 원하는 방식으로 일할 수 있다는 점입니다. 기존에 사용하던 애플리케이션을 그대로 사용하면서도 모든 작업을 그 자리에서 처리하고 있습니다.
레코드 관리 담당관, Devonport City Council
The AvePoint Solution
AvePoint의 Office Connect를 도입하여 기존 Microsoft 데스크톱 애플리케이션을 SharePoint, SharePoint Online, OneDrive for Business 및 Office 365 그룹과 통합항 후, 데번포트 시의회는 진정한 협업 환경을 구축했습니다.
Murphy는 “이제 직원들이 문서를 공유하고 회의를 진행하며 같은 문서를 함께 작업하고 있습니다. 별도의 화면으로 이동할 필요 없이 바로 그 자리에서 실시간으로 편집할 수 있어 정말 편리합니다.”라고 설명했습니다.
그리고 이제 AvePoint Opus(구 Cloud Records)를 통해 데본포트는 보다 선제적인 규정 준수 관리를 실현했습니다.
Murphy는 “SharePoint 내에서 레코드 관리 거버넌스를 운영하고 있으며, 레코드 관리자가 정보를 확인하고 관리하고 파기할 수 있도록 지원하는 전용 창도 마련되어 매우 유용합니다.”라고 말했습니다.
The Road Ahead
전체적으로 Murphy는 Office Connect와 AvePoint Opus를 함께 도입한 이후, 사용자에게 어떤 부담도 발생하지 않았다는 점을 가장 높이 평가했습니다.
Murphy는 “무엇보다 중요한 것은 사용자가 원하는 방식 그대로 일할 수 있다는 점입니다. 평소 사용하던 애플리케이션을 그대로 사용하면서 모든 작업을 동일한 환경에서 처리할 수 있습니다.”라고 강조했습니다.
