카디니아 샤이어 의회, AvePoint Opus로 100% 레코드 보존 및 규정 준수 달성
Success Highlights
추가 기능 확보, 연간 비용 절감, 보안 강화, 미래 대비, 인프라 부담 감소
레코드 보존 비율을 50%에서 100%로 전환
기존 시스템 및 네트워크 드라이브에서 Microsoft 365 플랫폼으로 이동
위치 멜버른, 호주
Industry Public Sector
Platform Microsoft 365
카디니아 샤이어 의회(Cardinia Shire Council)는 호주 빅토리아주 멜버른 남동쪽 외곽, 웨스턴 포트와 야라 산맥 사이에 위치한 지방 정부 기관입니다. 해당 기관은 약 500명의 사용자와 4.5 TB 규모의 데이터를 보유하고 있으며, 기존 HP TRIM 환경에서 Microsoft 365로 전환을 완료했습니다.
Critical Needs
- 호주 개인정보보호 원칙(Australian Privacy Principles) 및 빅토리아주 정보위원회 (OIC) 및 빅토리아 공공기록보관소(PROV)의 규정 준수 충족
- 기존 시스템에서 Microsoft 365 레코드 관리로의 전환
The Challenge
카디니아 샤이어 의회는 공공 부문에서 레코드 관리 규정 준수 분야를 선도하는 기관입니다.
이 기관은 2016년과 2018년, 두 차례에 걸쳐 빅토리아 공공기록보관소(PROV)의 Sir Rupert Hamer Excellence in Records Management Award를 수상하며 정보 관리 혁신을 인정받았습니다.
카디니아 샤이어 의회 정보서비스 매니저 David Jackson은 “지난 10년간 카디니아 샤이어 의회는 규정 준수 중심의 자랑스러운 레코드 관리 문화를 구축해 왔습니다. 이는 제가 35년 동안 경험한 레코드 관리 사례 중에서도 가장 뛰어난 수준입니다.”라고 말했습니다.
카디니아는 레코드 관리에 대한 적극적인 접근의 일환으로, 데이터와 레코드를 생성하는 모든 시스템에서 실제로 어느 정도까지 관리되고 있는지 파악하기 위해 포괄적인 분석을 실시했습니다.
David는 “분석 결과, 생성되는 레코드 중 약 50%만 제대로 포착되고 있으며, 나머지 레코드는 네트워크 드라이브, 사용자 프로필, 외부 저장 장치 등에 분산 저장되고 있었습니다.”라고 설명했습니다. 이어 “공식 시스템과 공식 정책을 기준으로만 ‘우리는 규정 준수를 충족하고 있다’고 말하는 것은 쉬운 일입니다. 하지만 우리는 형식적인 준수가 아니라 실제 준수를 원했습니다. 실제 업무가 어떻게 수행되고, 기록이 어떻게 생성되는지를 있는 그대로 살펴보고 싶었습니다. 이는 공공기관으로서 매우 중요한 책임입니다.”라고 강조했습니다.
Microsoft 365를 통해 모든 레코드를 포착할 수 있는 잠재력을 확인했지만, PROV와 VERS 규정 준수를 완전히 충족하기 위해 SharePoint 레코드 관리의 마지막 단계를 구현해 줄 파트너가 필요했습니다. 이 부분은 AvePoint와 함께 완성할 수 있었습니다.
정보 관리 서비스 매니저, Cardinia Shire Council
The AvePoint Solution
카디니아는 진정한 레크드 관리 규정 준수는 사용자에게 더 많은 부담을 주는 것이 아니라, 사용자가 ‘잘못하는 것보다 올바르게 하는 것이 더 쉬운 환경’을 만들어야 가능하다는 점을 깨달았습니다.
David는 “카디니아는 기존의 긍정적인 조직 문화를 기반으로, 규정 준수에 부합하면서도 단순하고, 원활하게 통합하고 미래를 대비할 수 있는 레코드 관리 도구를 도입하여 누락된 50%의 헤코드를 해소하고자 했습니다.”라고 설명했습니다.
카디니아는 기존 시스템, 다른 시장 선도 시스템 및 Microsoft 365를 평가했습니다. 결국 AvePoint Opus의 기능을 통해 100% 규정 준수가 잠재적으로 가능하다는 점을 높게 평가하여 Microsoft 365를 선택했습니다.
David는 “Microsoft 365, OneDrive, Teams, SharePoint 등에서 많은 가능성을 확인했지만, PROV와 VERS 규정을 완전히 충족하기 위해 SharePoint 레코드 관리의 마지막 단계를 구현해 줄 파트너가 필요했습니다. 이 목표는 AvePoint와 함께 달성할 수 있었습니다.”라고 말했습니다.
카디니아는 Opus가 디지털 및 종이 레코드를 추적할 수 있는 실용적이고 지관적인 도구라고 평가했습니다.
"사용자 인터페이스가 매우 우수하며, 관리자 인터페이스도 사용하기 쉽다는 긍정적인 피드백을 받고 있습니다.”라고 언급했습니다.
COVID로 인해 변화 관리 측면에서 어려움이 있었음에도 불구하고, 카디니아는 완전 자동화된 백엔드 레코드 관리 기능과 함께 사용하기 쉬운 협업 도구를 제공하녀 광범위한 도입을 이끌어낼 수 있었습니다.
David는 “Microsoft 365 도입률은 크게 증가했고, 동시에 매월 생성되던 네트워크 파일 수는 2만 개에서 5천 개로 감소했습니다. 2020년 12월에 네트워크 드라이브를 완전히 종료할 예정이며, 이는 모든 데이터가 적절한 위치에 저장되어 레코드 관리 체계에 100% 부합하게 된다는 의미입니다.”라고 설명했습니다.
The Road Ahead
프로젝트를 돌아보면, David는 아래 7가지 주요 목표가 모두 달성되었거나 곧 달성될 예정이라고 보고했습니다.
- 추가 기능 제공;
- 연간 비용 절감;
- 보안 강화;
- 규정 준수 수준 향상;
- 미래 대비;
- 인프라 부담 감소;
- 레코드 관리 기능 개선
비슷한 프로젝트를 검토 중인 기관을 위한 조언을 요청받자 David는 다음과 같이 말했습니다.
“변화 관리를 절대 과소평가하지 마세요. 이는 긴 여정이며, 지금까지 저희가 겪은 가장 큰 도전이었습니다. 단일 기능 솔루션이 아닌 플랫폼을 선택하고, 파트너와 긴밀히 협력해야 합니다. 또한 가능하다면 단계적으로 도입하되, 단일 솔루션 때문에 전체 일정이 지연되지 않도록 해야 합니다.”
