Bendigo Kangan Institute는 AvePoint를 통해 규정 준수 레코드 관리 전략 구축
Success Highlights
10 TB의 파일을 Microsoft 365로 이전
SharePoint에서 자동화된 규정 준수 레코드 관리 구현
신규 및 기존 Microsoft 365 작업 영역 전반에 거버넌스 및 규정 준수 구축
명명 규칙, 감사 추적, 법적 레코드 파기 등 규정 준수 관리 관행 적용
위치 호주 멜버른
Industry Education
Platform Microsoft 365
Bendigo Kangan Institute는 두 TAFE 기관인 Bendigo TAFE와 Kangan Institute, 그리고 VETASSESS와 eWorks 등 관련 서비스 제공업체가 2014년 통합되며 설립되었습니다. 매년 3만 명 이상의 학습자를 유치하는 빅토리아주 주요 교육 기관으로, 자동차, 보건 및 간호, 식품 및 섬유 분야의 전문 교육 센터를 운영하고 있으며 패션, 비즈니스, 사법 및 법률, 헤어 & 뷰티, 원주민 교육 등 다양한 산업 분야에서도 강한 영향력을 보유하고 있습니다.
Critical Needs
- 데이터를 파일 시스템에서 클라우드로 마이그레이션
- 규정 준수 요구 사항을 충족하는 레코드 관리 시스템 구축
- 분류 체계, 보존 정책 등 모범 사례 적용
- 신규 시스템을 기존 엔터프라이즈 아키텍처 로드맵과 정렬
The Challenge
최근 디지털 데이터 증가와 규제 강화로 레코드 관리의 중요성이 크게 높아지고 있습니다. 그러나 성숙도가 낮은 조직에서 이를 도입하는 과정 자체가 쉽지 않은 과제로 느껴지곤 합니다.
Bendigo Kangan Institute(이하 BKI) 또한 동일한 상황이었습니다. BKI의 레코드, 정보, 역량 관리 매니저인 Kerri Ricketts는 이전의 레코드 관리 전략이 “시스템마다 일관성이 없고 때로는 임시적으로 운영되었으며, 빅토리아 공공 기록 사무소(PROV)의 요구사항도 충족하지 못했다”고 설명합니다. “명확한 레코드 관리 방식이 없다 보니 기록 검색이 어려웠고, 감사 추적 역시 제한적이었습니다.”
BKI는 조직 전반에서 정보가 사일로화되어 있었으며, 10TB 및 13TB 용량의 여러 네트워크 드라이브에 중요한 데이터가 분산되어 저장되어 있었습니다. 기관의 ICT 프로젝트 매니저인 Jon Crust는 다음과 같이 말했습니다. “여기에는 데스크톱에 저장된 정보는 포함되지 않습니다. 그 데이터는 오래되었거나 중복된 경우가 많기 때문에 이를 확인하고 규정에 따라 파기하는 작업이 필요합니다.”
규정 준수 레코드 관리를 구현하기 위해 Kerri 및 Jon 처음부터 시작해야 했습니다. 데이터를 중앙 집중식 위치로 마이그레이션하고 적절한 관리 정책을 수립해야 합니다.
“AvePoint의 지원 덕분에 지금은 12개월 전과 비교할 수 없을 만큼 개선되었습니다. 모든 기록이 분류되고 보존 기간이 적용되며, 감사 추적과 법적 기록 폐기도 가능해졌습니다. 가장 중요한 점은 더 이상 최종 사용자가 직접 레코드 관리를 수행하지 않아도 된다는 것입니다. 그건 그들의 업무가 아니라 제 책임이니까요.”
레코드, 정보, 역량 담당 매니저, Bendigo Kangan Institute
The AvePoint Solution
Kerri는 동료로부터 AvePoint가 “유연하고 민첩하며 고객 의견을 잘 듣는다”는 이야기를 들었습니다. 이는 제품이 아니라 파트너십을 원했던 BKI에게 매우 중요한 부분이었습니다. 또한 새로운 레코드 관리 시스템이 전체 엔터프라이즈 아키텍처 로드맵과 부합해야 한다는 점 역시 핵심 요건이었습니다. 이러한 이유로 BKI는 AvePoint Opus를 선택했습니다.
"AvePoint 솔루션은 SharePoint를 기반으로 작동하기 때문에, 사용 중인 Microsoft 제품에 새로운 기능만 추가하면 됩니다."Kerri는 설명했습니다. "SharePoint는 사용자에게 편리하지만, 레코드 관리자에게 다소 부담스러울 수 있습니다. AvePoint가 SharePoint와 레코드 관리에 모두 정통하다는 점은 큰 신뢰를 주었습니다."
AvePoint Opus는 고급 레코드 및 정보 관리 기능을 제공하여, 레코드 관리자가 생성부터 분류, 보존까지 전체 콘텐츠 수명 주기를 비즈니스 규칙 기반으로 손쉽게 자동화할 수 있도록 지원합니다. 이 솔루션은 Microsoft 365, 온프레미스 SharePoint, Exchange Online, 소셜 미디어, 파일 시스템 등의 콘텐츠를 물리적 레코드와 함께 중앙에서 통합 관리할 수 있습니다.
BKI는 AvePoint Opus를 활용하여 백엔드에서 업무 분류 체계를 설정하고, 각 분류에 정의된 규칙에 따라 보존 기간을 자동 적용했으며, 불필요한 정보가 남지 않도록 적절한 레코드 파기 절차를 마련했습니다.
Kerri는 "AvePoint Opus는 관리자 또는 사용자가 수동으로 처리해야 하는 수많은 작업을 자동화해 주었습니다. 특히 사용자가 처리하는 방식은 성공한 적이 없다는 걸 잘 알고 있죠”라고 말합니다. 또한 Opus는 글로벌 규제 요구사항 준수를 위해 설계된 솔루션이기 때문에, BKI는 PROV 규정도 쉽게 충족할 수 있게 되었습니다.
BKI는 AvePoint와 협력하여 10TB의 네트워크 드라이브를 SharePoint로 이전했습니다. AvePoint Fly는 셀프 가이드 도구 또는 AvePoint의 지원을 통해 온프레미스 또는 클라우드 호스팅 메일, 콘텐츠, 협업 데이터를 Microsoft 365 또는 SharePoint로 마이그레이션하는 3단계 마이그레이션 솔루션을 제공합니다.
Jon은 “마이그레이션은 매우 훌륭했습니다. 3단계 프로세스는 효과적이었고 사용자 영향도 적었습니다. AvePoint가 이 작업을 수없이 수행해 왔다는 것이 명확했습니다. 발생 가능한 일부 문제에 대한 완화 계획도 마련되어 있었고, 완전히 원격으로 진행되었음에도 제가 참여한 마이그레이션 중 가장 원활한 프로젝트였습니다”라고 말했습니다.
Microsoft 365로의 중앙화는 레코드 관리 외의 영역에서도 기관에 큰 변화를 가져왔습니다. 이전에 BKI 사용자가 네트워크 공유에 연결하기 위해 VPN에 의존해야 했기 때문에 파일 접근성이 떨어졌습니다. 이번 마이그레이션 이후 사용자는 언제 어디서든 파일에 액세스하고 무제를 해결할 수 있게 되었으며, Jon은 “이제 사람들은 콘텐츠의 저장 위치나 관리 방식에 대해 불안해하지 않습니다. 덕분에 1년 전과는 완전히 다른 번식으로 업무를 수행할 수 있게 되었습니다."라고 말했습니다.
BKI는 최근 AvePoint Office Connect를 도입하여Exchange Online 등 다양한 애플리케이션의 콘텐츠를 SharePoint와 Microsoft 365로 통합하여 콘텐츠 통합을 간소화하고 자동화할 수 있습니다. 기관은 현재 사용자 가이드라인과 교육 자료를 준비하고 있으며, 곧 솔루션을 배포할 예정입니다.
The Road Ahead
규정 준수 기반의 레코드 관리 전략은 하루아침에 구축될 수 없으며, 이번 단계는 BKI의 다단계 5개년 계획 중 첫 단계에 불과합니다. 그러나 Kerri는 “AvePoint의 지원 덕분에 지금은 1년 전과 비교할 수 없을 만큼 개선되었습니다. 레코드가 분류되었고 보존 정책이 적용되었으며, 감사 추적과 법적 레코드 파기 절차도 마련되었습니다. 무엇보다 사용자가 레코드 관리를 더 이상 실행하지 않아도 됩니다. 그건 사용자 업무가 아니라 제 책임이니까요”라고 말합니다.
다음으로 BKI는 나머지 레코드 마이그레이션을 시작하고 레거시 종이 문서 관리 전략을 수립하여 중앙 집중화된 규정 준수 환경이라는 비전에 한 걸음 더 다가설 예정입니다.
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