AvePoint Cloud Backup, 정부 기관의 10TB 데이터 보호로 데이터 사고 발생 후 수일간의 다운타임 방지
Success Highlights
풀 서비스 기반이고 걱정 필요 없는 M365 백업
10 TB의 중요한 업무 데이터 보호
데이터 사고 발생 후 다운타임 최소화
IT 운영 부담 감소
위치 워싱턴 D.C.
Industry Public Sector
Platform Microsoft 365
국립인문학기금(NEH)은 모든 미국인이 인문학을 접할 수 있도록 지원하는 독립 연방 정부 기관입니다. 1965년에 설립된 NEH는 미국 내 최대 규모의 인문학 프로그램 지원 기관 중 하나로, 독립적인 외부 전문가 심사위원단의 평가를 거친 우수 제안서에 보조금을 지원하며 인문학과 시민 교육의 발전을 촉진하고 있습니다.
Critical Needs
- M365 데이터 백업 및 복원 확장
- 빠르고 쉬운 복원
- 중요한 업무 데이터 보호
The Challenge
약 250명의 직원으로 운영되는 비교적 소규모 연방 기관이지만, 국립인문학기금(NEH)은 방대한 양의 데이터를 보유하고 있습니다. 기관 내 18개 내부 부서 중 일부는 부서 단위로만도 1TB 이상의 데이터를 관리하고 있습니다.
이는 작업 업무의 민감성에서 비롯됩니다. NEH는 정보공개법(FOIA)과 같은 규정에 따라 엄격한 데이터 보존 정책을 준수해야 합니다. FOIA는 최소 3년간의 정보 보존을 요구하지만, NEH의 내부 정책은 이보다 훨씬 긴 기간 동안 데이터를 보존하도록 규정하고 있어 보호해야 할 데이터 규모가 지속적으로 증가해 왔습니다.
약 2년 전, NEH는 내부 네트워크 파일 시스템에 저장된 레거시 데이터를 Microsoft Teams로 마이그레이션하기 시작했습니다. 이는 직원들이 장소와 기기에 구애받지 않고 업무를 수행할 수 있도록 하기 위함이었습니다. 이 과정에서 기관은 기존 파일을 보다 효율적으로 복원할 수 있는 새로운 백업 및 복원 솔루션의 필요성도 인식하게 되었습니다.
마이그레이션을 주도한 NEH의 IT 컨설턴트 Zachary Robertson은 다음과 같이 설명했습니다. “저희는 자금 지원 주기 특성상 매년 또는 18개월 주기로 파일을 다시 검토합니다. 만약 6개월이 지난 문서에 액세스해야 한다면, 기존 방식에서는 매우 시간이 많이 소요됐습니다. 오프사이트에 파일을 보관하던 백업 벤더에 연락해야 했고, 단일 파일이나 폴더 하나를 복원하는 데 하루가 걸리기도 했습니다.”
NEH의 보조금 심사 프로세스에서 신청서의 이전 버전을 참조하는 것은 매우 중요한 요소입니다. 이러한 파일을 제때 찾지 못하거나 접근이 지연되어 보조금 심사 주기 중 중요한 시간을 잃는 상황은 기관이 가장 우려하는 최악의 시나리오였습니다.
NEH에는 보다 신속한 솔루션이 필요했습니다. Zack은 SharePoint와 Teams는 물론 OneDrive, Exchange, Microsoft 365 Groups까지 모든 Microsoft 365 워크로드를 포괄적으로 보호하고, 하루 여러 차례 백업을 통해 데이터를 항상 즉시 사용할 수 있도록 지원하는 솔루션 제공업체를 찾기 시작했습니다.
Microsoft의 기본 백업 기능만으로는 우리 업무 환경에서는 충분하지 않습니다. 파일이 누락되었다는 사실을 인지하기까지 1~2년이 걸리는 경우도 있는데, 그 시점에는 이미 복원이 불가능합니다. Cloud Backup을 사용한 이후로는 그런 걱정을 할 필요가 없습니다. 몇 년이 지난 데이터라도 언제든지 쉽게 복원할 수 있다는 확신이 있습니다.
IT 컨설턴트, NEH
The AvePoint Solution
Zack은 다른 백업 공급업체와 협력한 적이 있었지만, “그다지 만족스럽지 못한 경험이었습니다”라고 설명했습니다. 예를 들어 그는 “Veeam의 SharePoint 백업 도구는 사용자 인터페이스가 직관적이지 않았고, 지원이 필요했을 때 받은 서비스에도 만족하지 못했습니다”라고 말했습니다.
Zack은 AvePoint가 제품과 지원 측면에서 좋은 평가를 받고 있다는 이야기를 들었고, FedRAMP 인증을 받은 AvePoint의 백업 솔루션인 Cloud Backup이 기관의 요구사항을 충족한다는 사실을 알게 되자 선택은 고민할 필요가 없었습니다. Cloud Backup은 최근 The Forrester New Wave: SaaS Application Data Protection에서 리더로 선정되었으며, 하루 4회 백업, 무제한 스토리지 및 보존 기간, 신속하고 원활한 복원 기능을 제공합니다.
해당 기관에서의 초기 구축 과정은 매우 빠르고 간단했으며, Zack에게 솔루션 운영은 사실상 관리 부담이 거의 없는 상태입니다. 그는 “일상적으로 관리해야 할 일이 거의 없습니다. 가끔씩 접속해서 모든 작업이 정상적으로 완료되고 있는지만 확인하면 됩니다”라고 말했습니다.
Cloud Backup은 NEH의 시간과 인력을 크게 절감해 주고 있습니다. Zack은 “과거 온프레미스 SharePoint 환경을 관리할 때는 사고가 발생하면 복원에 며칠씩 걸리는 경우도 있었습니다”라고 설명했습니다. “무엇이 왜 문제였는지를 파악하는 것 자체가 쉽지 않았고, 그다음에 해결하는 것은 더욱 어려웠습니다. 문제를 해결하기 위해 밤낮없이 작업해야 했죠.”
하지만 이제 무슨 일이 발생했는지를 일일이 분석할 필요가 없습니다. Cloud Backup의 하루 4회 백업 덕분에, 마지막 사이트 백업 시점으로 몇 분 만에 복원을 쉽게 실행할 수 있고, 그 결과 IT 담당자의 작업 부담과 직원들의 업무 중단 시간을 최소화할 수 있었습니다.
NEH는 작년에 이러한 변화의 효과를 직접 경험했습니다. Zack은 “SharePoint 랜딩 페이지 중 하나가 완전히 사라진 적이 있었습니다”라고 설명했습니다. “처음에는 원인을 찾느라 몇 시간을 보냈지만, 곧 그럴 필요가 없다는 걸 깨달았습니다. 사고 발생 시점을 알고 있었기 때문에, 약 15분 만에 두 시간 전 상태로 전체 사이트를 복원할 수 있었습니다. 며칠이 걸릴 수 있었던 문제를 단시간에 해결하고, 다시 본래 업무로 돌아갈 수 있었죠.”
NEH가 Cloud Backup을 도입한 이후 지난 2년 동안, Zack은 오류 메시지에 대한 확인 등 사소한 문제로 AvePoint의 24/7 지원팀에 두세 번 정도만 문의했습니다. 그는 지원팀과의 경험에 대해 “응답이 매우 빠릅니다. 문제가 발생하면 해결 방안을 상세하게 설명해 주기 때문에, 금방 정상 상태로 복귀할 수 있습니다”라고 말했습니다.
The Road Ahead
현재 Cloud Backup은 10TB 이상의 NEH 데이터를 보호하고 있습니다. 이러한 데이터 보호 체계는 기관의 핵심 업무 수행을 안정적으로 지원하는 기반이 되고 있습니다.
Zack은 “최근 다음 보조금 지원 주기 신청을 준비하던 중, 해당 프로그램과 관련된 Exchange Online 폴더 전체가 사라진 것을 발견했습니다. 얼마나 오래 전에 삭제되었는지는 알 수 없는 상황이었습니다”라고 말했습니다. “Cloud Backup을 활용해 마지막 복원 지점을 확인한 결과, 해당 폴더가 지난해 10월 부서 내 한 사용자가 삭제한 것임을 알 수 있었고, 확인 후 원래 위치로 복원할 수 있었습니다.”
만약 Microsoft의 93일 백업에만 의존한다면, 300개 이상의 신청서가 포함된 이 폴더 전체가 사라졌을 것입니다. Microsoft 기본 백업 기능은 우리의 비즈니스 요구를 충족할 수 없습니다. 어떤 경우에 파일이 사라진 사실을 1~2년이 지나서야 알게 되기도 하는데, 그 시점에 복원이 불가능합니다. Cloud Backup을 사용하면 그런 걱정을 할 필요가 없습니다. 수년이 지난 데이터라도 언제든지 복원할 수 있다는 확신이 있기 때문입니다.”
