AvePoint는 호주의 4개 지방 의회가 규정 준수 프로세스를 간소화하고 사용자의 레코드 관리 부담을 줄일 수 있도록 지원한 사례를 확인하세요.

The AvePoint Solution

의회는 관리형 서비스 제공업체로부터 10개의 제안을 받았으며, 그 중 7개 업체가 AvePoint Opus를 레코드 관리 솔루션으로 제안했습니다. 결국 의회는 콘텐츠를 클라우드로 마이그레이션하기 위해 AvePoint Fly Server를 제공하고 데이터를 관리하기 위해 AvePoint Opus를 제공하는 공급업체와 협력하기로 결정했습니다.

이 프로젝트는 Fly Server의 3단계 마이그레이션 방식으로 HP Trim 및 RecFind의 콘텐츠를 SharePoint로 마이그레이션하기 시작되었습니다. 의회는 원활한 마이그레이션을 위해 AvePoint의 사전 마이그레이션 워크숍에 참여하며 전문가의 가이던스를 받았습니다.

Southern Grampians의 디지털 전환 코디네이터인 Damien Ferguson은 마이그레이션 도중 원활한 소통과 지원에 대해 AvePoint를 높이 평가했습니다. 그는 “AvePoint와 협업하기가 정말 편했고, 마이그레이션 과정을 매우 쉽게 진행할 수 있어 만족스러웠습니다.”라고 말했습니다.

콘텐츠를 SharePoint로 마이그레이션한 후, 의회는 AvePoint와 협력하여 AvePoint Opus가 전체 콘텐츠 수명 주기를 관리하는 기준이 되는 새로운 정보 아키텍처를 구축했습니다. 워크숍을 통해 의회의 요구사항을 파악하고, 네 개 의회 모두의 요구를 충족하면서도 명확하고 이해하기 쉬운 프레임워크를 마련했습니다.

새로운 정보 아키텍처는 레코드를 저장할 위치를 쉽게 식별할 수 있는 체계적인 구조를 갖추고 있으며, 사용자가 업무를 수행할 수 있도록 다섯 가지 Microsoft Teams 구조를 정의했습니다. AvePoint Opus는 각 카테고리별 콘텐츠에 필요한 정책을 자동으로 적용하여 최소한의 IT 개입으로 효율적인 정보 관리를 가능하게 했습니다. Matt는 “이제 직원들이 어디서 작업해야 하고 어디에 저장해야 하는지 매우 쉽게 파악할 수 있어 규정 준수도 훨씬 명확해졌습니다.”라고 설명했습니다.

새로운 아키텍처 구축 과정에서 의회는 콘텐츠의 필수 보존 기간을 기준으로 수십 개의 분류를 단순화된 카테고리로 통합했습니다. 이를 통해 비즈니스 분류 체계(BCS)를 간소화하고 용어 수를 10개 이하로 줄였으며, 동시에 PROV 요구사항도 충족했습니다.

AvePoint Opus를 도입한 이후 의회는 여러 가지 중요한 개선을 경험했습니다. 자동 검색 기능을 통해 새로운 SharePoint/MS Teams 사이트가 자동으로 분류되어 IT 개입 없이도 필요한 규정을 준수할 수 있게 되었습니다. Microsoft 스택과의 통합을 통해 콘텐츠를 시스템 간 이동할 필요도 없어졌고, 신규 사용자 온보딩을 해당 역할에 맞는 Azure AD 그룹에 추가하는 것만으로 간단히 처리할 수 있게 되었습니다. 가장 큰 성과는 AvePoint Opus의 자동 처리 기능으로, 사전 구성된 보존 일정에 따라 콘텐츠 처기가 자동화되면서 의회의 규정 준수 수준이 크게 향상된 점입니다.