뉴질랜드 공공 부문 기관, AvePoint의 데이터 거버넌스 및 수명 주기 관리 기능으로 규정 준수 달성

The AvePoint Solution

공공 부문 기관의 조달 핵심은 공공 부문 정보의 보안을 보장하기 위해 공급업체 보안 프로토콜을 검증하는 것었습니다. AvePoint의 보안 인증과 인가를 검토한 결과, 해당 기관은 솔루션이 뉴질랜드 정부의 인증 및 인가(C&A) 기준과 정보보안 등록 평가자 프로그램(IRAP)의 표준을 충족하는 등 엄격한 보안 요건을 만족한다는 점을 확인했습니다.

해당 기관은 AvePoint Cloud Governance 및 AvePoint Opus를 선택하여 Microsoft SharePoint 사이트와 Microsoft Teams 내 데이터를 관리하고, 이러한 애플리케이션에 액세스하는 게스트 사용자를 관리합니다.

AvePoint Cloud Governance 도입을 통해 기관은 설정된 정책 기반으로 800개 이상의 SharePoint 사이트 모음을 관리할 수 있게 되었습니다. 또한 AvePoint MyHub를 활용하여 다양한 유형의 Teams(내부, 외부 등) 자동 생성 서비스를 통해 사용자의 셀프 서비스 기능도 강화했습니다. 또한 비활성 한계치를 설정하여 지정 기간 동안 활동이 없을 경우, 작업 영역 소유자에게 갱신 알림을 자동으로 발송하여 불필요한 작업 영역 확산을 방지합니다.

초기에 거설정한 거버넌스 규칙을 세 개의 사이트 모음에만 먼저 적용하는 소규모로 시작했습니다. Cloud Governance가 데이터나 환경에 영향을 주지 않고 안정적으로 작동하는 것을 확인한 후, 기관은 이를 800개 전체 사이트로 확장 적용하는 데 확신을 가지게 되었습니다.

Cloud Governance 구현을 통해 기관은 Microsoft 365 애플리케이션에서 내부 및 외부 프로젝트의 권한 관리를 체계적으로 모니터링하게 되었으며, 필요한 사용자에게만 액세스 권한과 문서가 제공되도록 보장했습니다. 이를 통해 보안 요구 사항을 더 효율적으로 충족할 수 있으며, IT 팀의 업무 부담을 최소화할 수 있습니다.

기관은 Microsoft 365 콘텐츠 관리를 위해 AvePoint Opus를 사용했습니다. 이를 통해 비즈니스 분류 체계가 간소화되고, Microsoft 365 파일 변경 사항에 대한 실시간 알림과 상세 보고서가 제공되면서 콘텐츠 관리가 크게 향상되었습니다.

이에 따라 기관은 기본 기능으로 액세스할 수 없었던 모든 활성, 비활성 및 삭제된 콘텐츠를 단일 보고서에서 모두 확인할 수 있습니다. Opus는 비활성 또는 삭제된 파일에 대한 알림을 제공하며, 알림에 변경일, 변경 이유 등의 정보도 포함되어 레코드 이동에 대한 근거를 파악하는 데 도움이 됩니다.

기관은 이를 바탕으로 파기 전략을 간소화하여 PRA 요구 사항 위반 위험을 줄였고, 이는 아카이브된 파일이 적절한 기간 동안 유지된 후 적법하게 파기되었는지 확인하며 향후 규제 감사에도 대비할 수 있었습니다. 두 가지 AvePoint 솔루션은 기관이 데이터를 체계적으로 정리하고 데이터 확산을 방지하도록 지원했으며, 정보에 액세스하는 특정 팀에 대한 전체 통제력과 가시성을 확보하도록 지원했습니다. 가장 중요한 점은 AvePoint는 기관의 촉박한 일정에 맞춰 솔루션을 제공하여, 기관이 필요한 기능을 가능한 한 빠르게 활용할 수 있도록 했습니다.

해당 기관은 더 체계적이고 통제된 작업 환경을 구축하여 유연성과 생산성을 높였으며, 변화하는 환경에 더욱 신속하게 대응하고 시민들에게 보다 나은 서비스를 제공할 수 있게 되었습니다.