아메리칸 내셔널, AvePoint 클라우드 거버넌스 및 정책 및 인사이트를 통해 새로운 업무 공간 생성을 50% 줄이고 스프롤 방지
Success Highlights
위치 텍사스주 갤버스턴
Industry Insurance
Platform Microsoft 365
아메리칸 내셔널 기업에는 아메리칸 내셔널 인슈어런스 컴퍼니와 그 보험 계열사가 포함됩니다. 1905년에 설립되어 텍사스주 갤버스턴에 본사를 둔 American National Insurance Company는 생명 보험, 연금, 건강 보험, 신용 보험, 연금 상품, 개인 라인, 농업 사업 및 특정 상업적 노출을 위한 재산 및 상해 보험 등 광범위한 상품과 서비스를 제공합니다. 미국 내셔널 회사는 50개 주에서 사업을 운영하고 있습니다.
Critical Needs
- 제어되는 팀 및 플래너 생성
- 정책 시행 보장
- IT 부담 감소
The Challenge
American National은 2017년에 Teams를 출시했습니다. 회사 전체에 배포하기 전에 작업 공간 생성을 제어하고 확산을 방지하기 위해 가드레일을 설치해야 한다는 것을 알고 있었습니다. 몇 년 전에 SharePoint를 도입했을 때, 그들은 환경이 얼마나 쉽게 통제 불능 상태가 될 수 있는지 뼈아프게 배웠습니다. 사전 규제의 부재로 인해 관리되지 않는 사이트가 과도하게 늘어나면서 보험 회사는 IT 부서가 협업 플랫폼을 잠그기 위해 부담스럽고 노동 집약적인 프로세스를 채택해야 했습니다.
"이번에는 사용자에게 도구를 제공하기 전에 미리 생각하고 도구를 '포장'할 만큼 현명했습니다."라고 American National Insurance Company의 M365 및 SharePoint 관리자인 Thuan Kha는 설명합니다. "먼저 테스트 그룹에 Teams를 도입하여 사람들이 어떻게 사용하고 있는지, 어떤 문제가 있는지 파악하기로 결정했습니다."
이 파일럿 단계에서 그들은 직원들이 Teams의 이점을 극대화하는 방법을 완전히 이해하지 못한다는 것을 깨달았습니다. 일반적인 문제로는 간단한 그룹 채팅으로 충분한 새 팀을 요청하거나, 팀과 계획자를 만든 직후에 포기하거나, IT 및 팀 소유자의 동의 없이 비공개 채널을 만들어 아무도 책임질 수 없는 환경과 채널을 만드는 것 등이 있었습니다.
Thuan은 이것이 SharePoint보다 더 큰 문제가 될 수 있다는 것을 깨닫기 시작했습니다. 더 넓은 조직에 이 도구를 도입하기 전에 확산을 막고 환경을 제어할 정책을 만들어야 했습니다. 또한 Thuan과 그녀의 팀에게 너무 많은 것을 요구하지 않는, 비교적 손이 덜 가는 도구가 필요했습니다. 그들은 이를 수행할 수 있는 도구를 찾기 시작했습니다.
매월 보고서를 받으면 솔루션의 효과를 확인할 수 있습니다. 우리는 통제되지 않은 성장을 하지 않습니다. 우리는 스토리지 비용을 절감하고 있으며, 규모가 커지고 솔루션이 함께 확장됨에 따라 계속해서 비용을 절감할 것입니다.
M365 및 SharePoint 관리자, 미국 국립 보험 회사
The AvePoint Solution
American National은 솔루션을 찾기 시작했고, 4~5개의 공급업체로 범위를 좁혔습니다. 다른 공급업체들은 Thuan과 그녀의 팀에게 너무 많은 것을 요구했고, 자주 시스템에 접속하여 정책을 구성해야 했습니다. Cloud Governance의 자동화된 특성과 AvePoint의 연중무휴 고객 지원이 결합되어 이 파트너십은 당연한 선택이었습니다.
"AvePoint의 지원팀은 경이롭습니다."라고 Thuan은 말합니다. "전화를 받으면 문제가 해결될 때까지 누군가가 전화를 받고 계속 통화한다는 점이 마음에 듭니다."
도구도 성공적이었습니다. "AvePoint를 사용하면 그룹이 필요한 플래너 생성을 자동화할 수 있습니다. Planner 전용 그룹을 만드는 것은 지루한 관리 작업이지만, Cloud Governance의 간소화된 프로비저닝을 사용하면 걱정할 필요가 없습니다."
클라우드 거버넌스는 사용자가 항상 업무에 적합한 도구를 사용하고 있는지 확인하기 위해 간단한 비즈니스 질문에 답하라는 메시지를 표시합니다. 사용자가 팀을 잘못 만들거나 불필요하게 만들더라도 솔루션의 자동화된 보관 및 삭제 정책이 이를 처리하므로 IT 팀에 부담을 주지 않습니다.
American National은 또한 AvePoint의 정책 및 인사이트(PI) 솔루션을 사용하여 클라우드 거버넌스로 수립한 정책을 시행하고 있습니다. 이 보험 회사는 PI를 활용하여 Teams 환경을 스캔하고 '구성원의 비공개 채널 만들기 허용' 설정에 대한 변경 사항을 되돌리고 새로운 작업 공간 만들기를 제어 및 보호합니다.
두 가지 솔루션을 구현한 이후, 새 작업 영역에 대한 일일 요청이 50% 감소했습니다. 사용자들도 새로운 시스템에 잘 적응하고 있는 것으로 보이며, Thuan의 팀에서도 문의가 줄어들고 있습니다. "그 가치를 금전적으로 정량화하기는 어렵지만, 솔루션이 매우 간편하고 안정적이기 때문에 저희 팀은 대부분의 시간을 다른 일에 할애할 수 있습니다."
The Road Ahead
클라우드 거버넌스 및 정책 및 인사이트 덕분에 American National은 협업할 수 있는 제어된 작업 공간을 갖게 되었습니다. "월별 보고서를 받으면 솔루션의 효과를 확인할 수 있습니다."라고 Thuan은 말합니다. "우리는 통제되지 않은 성장을 하지 않습니다. 우리는 스토리지 비용을 절감하고 있으며, 규모가 커지고 솔루션이 함께 확장됨에 따라 계속해서 비용을 절감할 것입니다."
새로운 협업 워크스페이스를 출시할 예정이라면 Thuan이 몇 가지 조언을 해드립니다: "문제가 발생할 때까지 기다리지 말고 미리 대처하세요. 그렇지 않으면 사용자들이 자유로운 분위기에 익숙해져 정책 시행이 더 어려워질 것입니다. 문제가 통제 불능 상태가 되기 전에 미리 대처하지 않으면 문제를 해결하는 데 더 많은 비용이 들게 됩니다."