에어웨이즈 뉴질랜드, Office 365 규정 준수의 올바른 구현
Success Highlights
2019년까지 철저한 검색 프로세스를 통해 규정 준수 마이그레션 추진
퇴사자의 OneDrive에 저장된 중요한 파일 복원
클라우드 환경에서 PRA 규정 준수를 충족하는 선도 사례 구축
레코드 관리 효율성과 보고 기능 향상
280개 이상의 Office 365 그룹에 대한 프로비저닝, 수명 주기 및 만료 상태 선제적인 관리
위치 크라이스트처치, 웰링턴, 오클랜드, 뉴질랜드
Industry Public Sector
Platform Microsoft 365
Critical Needs
- 규정 준수 마이그레이션
- 레코드 관리
- 그룹 관리
- 백업
The Challenge
에어웨이즈 뉴질랜드(Airways New Zealand)는 뉴질랜드 정부가 소유한 공기업으로, 공공기록법(PRA)은 물론 민간 항공, 보건, 안전 산업 전반의 엄격한 규제를 준수해야 합니다.
2015년부터 이 기업은 노후화된 온프레미스 인프라를 클라우드로 전환하는 과정을 시작했고, 이 과정에서 2005년 제정된 새로운 공공기록법(PRA)과 2016년 건강 및 안전 개혁법(Health and Safety Reform Bill) 등 민간 항공 및 정부 규정을 충족해야 했습니다.
Office 365 환경으로의 전환은 전자 레코드가 규정에 부합하고, 뉴질랜드 기록 보관소가 요구하는 공공 기록 의무 기준을 충족하도록 하는 새로운 과제를 제시했습니다. 또한 실수로 인한 삭제 등 사용자 오류로부터 레코드를 안전하게 보호하는 것은 정부 기관에 매우 중요한 요구사항이었습니다.
규정 준수는 에어웨이즈 뉴질랜드 디지털 정보팀의 유일한 목표가 아니었습니다. 감사 보고 효율을 높이고, 사용자 채택률을 개선하며, 체계적인 협업 환경을 유지하는 것 또한 중요한 과제였습니다.
에어웨이즈 뉴질랜드의 디지털 정보 분석가 Jenny Ryan은 다음과 같이 말했습니다. "우리의 역할은 사람들이 Office 365에서 더욱 능동적으로 업무를 수행할 수 있도록 돕는 것입니다."
이를 위해 에어웨이즈 뉴질랜드는 여러 타사 솔루션을 검토한 후 AvePoint를 선택했습니다.
우리는 AvePoint 제품 덕분에 뉴질랜드에서 ‘규정 준수를 올바르게 수행한 대표 사례’로 다른 기업들이 우리를 참고하게 되길 바랍니다.
디지털 정보 분석가, 에어웨이즈 뉴질랜드
The AvePoint Solution
에어웨이즈 뉴질랜드는 Office 365를 도입한 후 기본 백업 기능만으로는 충분하지 않다는 점을 인지했습니다.
Ryan은 “기본 제공 백업 기능은 일반 기업이라면 문제가 없었겠지만, 우리는 정부 기관이기 때문에 이메일 항목 수준과 OneDrive 콘텐츠, 그리고 SharePoint에 저장된 문서까지 복원할 수 있어야 합니다”라고 설명했습니다.
직원이 퇴사할 때 중요한 정보 OneDrive에 남아 있었는데, 디지털 정보 팀의 신속한 대응 덕분에 AvePoint Cloud Backup을 통해 중요한 문서를 복원할 수 있습니다. 그렇지 않으면 문서가 손실됩니다.
빈번한 감사를 받는 공공 부문 기관으로서, 에어웨이즈 뉴질랜드는 Office 365의 기본 기능만으로 공공 기록법(Public Records Act) 필수 기준을 충족하기 어렵다고 판단했습니다.
필요한 메타데이터를 검토하여 뉴질랜드 기록보관소(Archives NZ)에서 비즈니스 활동, 액세스 권한 및 레코드 등급 데이터가 반드시 포함되어야 함을 확인했고, 이를 기본 필드로 설정했습니다. AvePoint Opus 규칙을 통해 아카이브 및 처리 절차를 적용하여 매우 자동화되고 효율적이며 체계적인 프로세스로 콘텐츠를 이동할 수 있습니다.
또한 AvePoint Opus는 기본 제공되는 "스프레드시트 덤프" 기능에 비해 보고서의 가시성과 활용도를 크게 향상시켰습니다.
디지털 정보 팀은 사용자가 Office 365 그룹을 매우 선호하여 280개 이상의 그룹을 생성한 상태임을 파악했습니다. 이에 따라 AvePoint’s Cloud Governance 및 MyHub을 도입하여 에어웨이즈 뉴질랜드의 그룹 환경을 정리, 삭제 및 관리합니다. 이후 Cloud Governance 도구를 통해 사용자가 디지털 작업 영역 팀에 의존하지 않고도 PRA 기준을 준수하는 그룹을 직접 생성할 수 있도록 할 계획입니다.
Ryan은“우리는 규정 준수를 갖춘 환경을 누구나 쉽게 이용할 수 있게 구축하고 싶습니다”라고 말했습니다. "사용자가 SharePoint 사이트나 그룹을 생성하고자 하면, Cloud Governance가 제공하는 설문을 통해 레이블을 모든 항목에 적용하고 승인 절차를 거칠 수 있게 하여, 사용자가 셀프 서비스를 통해 업무 효율성을 높일 수 있습니다."
The Road Ahead
에어웨이즈 뉴질랜드는 사용하기 쉬우면서도 규정 준수가 보장되는 환경을 구축하고자 합니다. 더 강력한 보고 기능, 처리 용량, 유연성을 확보하여 시간을 절약하고 기존에 불가능했던 업무 수행까지 가능해질 것으로 기대하고 있습니다. 에어웨이즈 뉴질랜드는 AvePoint 솔루션을 통해 올바른 규정 준수 모델을 구현하는 모범 사례가 되는 것을 목표로 하고 있습니다.
