여러분은 혹시 어렸을 적 학교에서 만들었던 그림, 공예 작품, 편지 같은 것들이 부모님의 집에 그대로 남아있지는 않으신가요?
추억이 깃들어 있긴 하지만, 그걸 모두 보관해야 할 만큼 그리 대단한 작품도 아닌데 말이죠.
 
오늘날의 많은 조직들도 디지털 공간에서 이런 모습을 보이고 있습니다.
“혹시 몰라서” 모든 데이터를 저장하는 디지털 버전의 부모님 집을 만들고 있는 것입니다.

불필요한 데이터 저장 비용

가트너(Gartner)에 따르면, 사용자의 47%가 업무 수행에 필요한 정보를 찾거나 접근하는 데 어려움을 겪고 있습니다.

데이터가 적절히 관리되지 않으면 생산성이 저하되거나 중요한 인사이트를 놓치게 되고, 심지어 잘못된 의사 결정으로 이어지기도 합니다.

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데이터 과부하 문제를 해결하기 위한 몇 가지 전략을 알려드립니다:

• 팀 단위로 접근하기

  데이터 정리를 협업 활동으로 전환하세요. 한 기업에서는 금요일 오후마다 팀원들이 모여 데이터 검토와 분류를 진행하며, 간식과 음료를 곁들여 즐겁게 작업하는 사례도 있었다고 합니다.

• 새로운 시스템으로의 마이그레이션

  예를 들면 SharePoint로 마이그레이션 하는 과정에서 기존 데이터를 분석하고 정리할 수 있습니다. 단순히 데이터를 옮기는 게 아니라, 불필요한 데이터는 삭제하고, 중요한 데이터만 유지하는 기회로 삼아야 합니다.

• 데이터 분석하고 이해하기

  버전 관리 문제 혹은 특정 파일 유형이 문제인지 원인을 파악하는 것이 중요합니다. 데이터를 분석해 올바른 의사 결정을 내릴 수 있어야 합니다.

데이터 관리에서 사용자의 역할

데이터 저장 문제는 적절한 전략과 지속적인 관리로 해결할 수 있습니다.

어떤 데이터를 보관하고, 어떤 데이터를 삭제할 것인지 결정하는 것은 결국 사용자의 몫입니다.

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조직이 데이터 관리를 개선하려면 다음 사항을 고려해야 합니다:

• 정기적인 리뷰
  정기적으로 팀원들 간 데이터를 검토하고 정리하는 시간을 가져야 합니다. 또 일회성 작업이 아니라, 지속적으로 반복되어야 합니다.
   

• 명확한 보존 정책 수립

  법적 및 비즈니스 요구 사항에 따라 데이터 보관 기간을 정하고, 이를 조직 전체에 명확히 공유해야 합니다.
   

• 기술을 현명하게 활용하기
  AI 및 자동화 도구를 활용하여 데이터 관리 프로세스를 지원할 수 있지만, 이에 의존해서는 안 됩니다.
   

• 사용자 참여 유도하기
  실제로 데이터를 다루는 직원들이 데이터 정리에 참여할 수 있도록 지원하고, 중요한 정보가 실수로 삭제되지 않도록 사용자와 협력하는 과정이 필수적입니다.
   

• 지속적인 교육 제공
  직원들에게 효율적인 데이터 관리 방법과 그 중요성을 지속적으로 교육하고, 조직의 모든 구성원이 데이터 관리 프로그램에서 자신의 역할을 이해하도록 해야 합니다.

미래를 위한 데이터 관리 전략

데이터 저장 문제를 해결하면, 비용 절감과 더불어 정보 자산의 가치를 극대화할 수 있으며, 더 나은 의사 결정을 내릴 수 있습니다. 디지털 시대에서 효과적인 데이터 관리는 성공적인 조직을 만드는 중요한 요소입니다.

지금부터 정리하는 습관을 들인다면, 조직의 정보 관리 체계를 보다 효율적으로 전환할 수 있을 것입니다.

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