07/10/2025
Table of ContentsSharePoint 또는 OneDrive를 사용하고 있다면 문서 버전이 얼마나 빠르게 증가하는지 이미 경험하셨을 것입니다. 버전 관리 기능은 변경 이력을 추적하는 데 매우 유용하지만, 동시에 스토리지 부담 증가, 규정 준수 리스크, 그리고 반복적인 수동 정리 작업으로 이어질 수 있습니다. 그렇다면 버전은 실제로 얼마나 자주 생성됩니까? 그리고 이러한 환경을 더 효율적으로 관리하려면 어떤 솔루션이 필요할까요?
SharePoint와 OneDrive의 버전 관리 방식과 과도한 버전 증가가 발생하는 이유를 살펴보고, AvePoint Opus를 통해 이를 어떻게 효과적으로 관리할 수 있는지 확인합니다.
SharePoint 및 OneDrive에서 버전 관리는 어떻게 작동합니까?
버전은 정해진 주기에 따라 생성되는 것이 아니라, 특정 작업이 발생할 때 자동으로 생성됩니다. 대표적인 예시는 다음과 같습니다.
- 새 문서를 업로드하거나 생성하는 경우
- 파일 변경 사항을 저장하는 경우
- 여러 사용자가 동시에 문서를 편집하는 경우 (공동 작성)
Word, Excel, PowerPoint 등 Microsoft 365 앱에도 AutoSave 기능이 적용되어 작업 내용을 자동으로 저장합니다. 다만 AutoSave가 몇 초마다 새로운 버전을 생성하는 것은 아닙니다. 일반적으로 최초 저장 시 하나의 버전이 생성되며, 이후 편집이 지속되는 동안 약 10분 간격으로 수정된 버전이 기록됩니다. 브라우저 기반 Office 환경에서 이보다 더 짧은 간격(경우에 따라 약 25초 단위)으로 버전이 생성될 수 있습니다.
조직의 정책 설정 역시 버전 관리 방식에 영향을 미칩니다. 관리자는 유지할 버전 수를 제한하거나 문서 체크아웃을 요구할 수 있으며, 이는 버전 생성 방식과 빈도에 직접적인 영향을 줍니다.
왜 버전 관리가 부담으로 이어질까요?
버전 관리는 필수 기능이지만, 적절한 관리가 없다면 다음과 같은 문제로 이어질 수 있습니다.
- 스토리지 부담 증가 - 모든 버전은 스토리지를 차지합니다. 특히 대용량 파일을 자주 수정하는 경우, 스토리지 사용량이 빠르게 증가할 수 있습니다.
- 규정 준수 리스크 - 과도한 버전을 보관하거나 잘못된 버전을 삭제할 경우, 법적·규제 요구사항을 충족하지 못할 수 있습니다.
- 운영 관리 부담 - 여러 사이트와 라이브러리에 분산된 버전을 수동으로 관리하는 것은 많은 시간과 리소스를 요구합니다.
실제 사례: 시간이 지날수록 파일 크기는 왜 급격히 증가할까요?
다음은 특히 Excel 파일에서 자주 발생하는 시나리오입니다. 예를 들어 예산 추적을 위한 스프레드시트를 처음 생성했을 때 파일 크기는 약 20MB로 시작됩니다. 그러나 향후 몇 년 동안 팀이 탭을 더 추가하고, 지속적으로 편집하고, 온라인 협업을 반복하게 되면 새 데이터를 추가하지 않더라도 파일 크기는 점진적으로 커지게 됩니다.
몇 년이 지나면 동일한 파일이 2GB 이상으로 증가하는 경우도 많습니다. 실제 사례에서 60~75MB였던 Excel 스프레드시트는 반복적인 사용, 탭 추가, 지속적인 협업으로 인해 2,000MB(약 2GB) 이상으로 커진 경우가 있었습니다. 또 다른 사례에서 19MB였던 재무 모델이 눈에 띄는 변경 없이도 30MB 이상으로 증가했습니다. 심지어 Excel의 서식 설정이나 숨겨진 ‘사용 범위(Used Range)’만으로도 파일 용량이 급증할 수 있습니다. 이러한 문제는 스토리지 사용량 증가뿐 아니라 파일 성능 저하, 협업 비효율 등 다양한 운영 이슈로 이어질 수 있습니다.
AvePoint Opus로 더 쉽고 스마트한 버전 관리 구현
이러한 문제를 해결하기 위해 AvePoint Opus가 활용됩니다. Opus는 AI 기반 문서 수명 주기 관리 솔루션으로, 문서 생성부터 아카이브, 삭제까지 전체 수명 주기를 더 쉽게 관리할 수 있도록 지원합니다.
더 스마트한 버전 관리
- 커스텀 규칙 설정 - Opus를 사용하면 버전 처리 방식에 대한 커스텀 규칙을 생성할 수 있습니다. 유지, 아카이브 또는 삭제할 버전을 결정하고 해당 규칙을 조직 전체에 적용할 수 있습니다.
- 아카이브 및 복원 - 오래된 버전을 안전하게 아카이브하고 필요 시 복원할 수 있으며, 이는 기본 SharePoint 기능만으로는 제공되지 않는 확장된 관리 기능입니다.
- 모든 콘텐츠 유지 - Opus는 아카이브 도중 메타데이터, 권한, 워크플로 상태 등 모든 중요한 세부 정보를 유지하여 데이터 손실 없이 관리할 수 있습니다.
스토리지 최적화 및 비용 절감
- AI 기반 정렬 - Opus는 AI를 사용하여 콘텐츠를 분석하고 적절한 보존 및 폐기 정책을 자동으로 적용합니다.
- 스토리지 비용 절감 - 비활성 또는 중복 버전을 저비용 스토리지로 이동하면 불필요한 저장 비용을 줄일 수 있습니다.
- 규정 준수 강화 - 자동화된 보존 및 폐기 정책을 통해 과도한 데이터 보관이나 실수로 인한 삭제를 방지하고 규정 준를 유지할 수 있습니다.
업무 효율성과 생산성 향상
- 원스톱 관리 - Opus는 중앙 집중형 대시보드를 통해 아카이브된 콘텐츠를 검색, 관리, 복원할 수 있도록 지원하여 여러 라이브러리를 일일이 확인할 필요가 없습니다.
- 맞춤형 워크플로 - 조직의 업무 프로세스에 맞춘 워크플로를 구성하여 운영 효율성을 높일 수 있습니다.
- 생산성 향상 - 반복적인 관리 작업을 자동화하고 불필요한 데이터 혼잡을 줄임으로써, 팀은 더 중요한 핵심 업무에 집중할 수 있습니다.
AvePoint Opus 선택하는 이유
SharePoint 및 OneDrive의 버전 관리를 더 효과적으로 제어하려면 AvePoint Opus는 강력한 솔루션입니다. Opus를 통해 다음과 같은 가치를 실현할 수 있습니다.
- 유연하고 비즈니스 중심의 규칙으로 데이터를 관리할 수 있습니다.
- 스토리지를 최적화하여 비용을 절감할 수 있습니다.
- 자동화된 정책 및 감사 추적을 통해 규정 준수를 충족할 수 있습니다.
- 쉬운 액세스 및 복원을 통해 사용자 생산성을 향상시킬 수 있습니다.
Opus는 복잡한 관리 부담 없이 버전을 관리하고, 스토리지 비용을 절감하며, 조직의 데이터를 안전하고 체계적으로 관리할 수 있도록 지원합니다.
버전 관리 및 문서 관리를 혁신하는 방법에 대한 자세한 내용을 확인하려면 AvePoint Opus로 이동하세요.
참조 자료 및 추가 정보
- Microsoft 지원:
- Excel 파일 크기 문제:
- Microsoft 365의 공동 편집 및 자동 저장