Office 365는 다양한 정보 관리 기능을 제공하지만, 많은 고객사에서 여전히 한계를 경험합니다. 콘텐츠가 계속 확산되면서 사용자는 관련 콘텐츠를 빠르게 검색하기 어려워지고, 레코드 및 정보 관리자는 위험을 줄이고 규정을 준수하기 위한 정책을 구현하고 확장하는 데 어려움을 겪고 있습니다. 사용자가 레코드 콘텐츠를 생성, 식별하고 선언하거나, 전사적으로 일관되게 적용할 수 있는 정책을 정의하고 콘텐츠 유형으로 연동하는 기능이 제한적일 경우에도 같은 문제가 반복됩니다.

Cloud Records를 통해 Office 365 콘텐츠와 물리적 레코드를 더 쉽게 관리할 수 있습니다. 정보 및 레코드 관리자가 SharePoint Online IM 기능을 익힐 필요 없이, 전용 인터페이스로 기업 분류 체계를 정의하고 각 분류에 대한 적합한 보존 및 파기 규칙을 연결할 수 있습니다. 지금 바로 AvePoint Online Services에서 SaaS 애플리케이션으로 제공되는 플랫폼을 경험하세요.

분류 체계

분류 체계를 구성하고 관리하여 정보 보존 및 파기를 간소화합니다. 분류에 여러 규칙을 적용하고 용어 만료일을 설정합니다. Cloud Records를 통해 모든 생성된 영어를 Office 365 관리형 메타데이터 또는 사이트에 동기화하고 용어 적용에 대한 중앙집중식 관리를 제공할 수 있습니다. 전체 용어 세트, 용어 세트의 하위 세트 또는 기본 용어를 Office 365 위치에 적용하는 옵션을 통해 사용자 입력을 수동 또는 자동으로 구성할 수 있습니다.

직관적인 보존 및 파기 규칙

정보는 수명 주기를 따르며, 장기 보존이 필요한지 또는 더 이상 필요하지 않는 콘텐츠를 삭제할지 결정해야 합니다. 보존 정책이 없거나 적용이 제대로 이루어지지 않으면, 조직은 불필요한 콘텐츠를 과도하게 보관하게 되고, 이는 검색 정확도 저하, 사용자 불편, 규정 위반 위험, 스토리지 비용 증가로 이어질 수 있습니다. Cloud Records에서 조직의 업무 방식에 맞는 조건을 기준으로 자동 적용되는 비즈니스 규칙을 구축하여 모든 수명 주기를 관리할 수 있습니다. 콘텐츠 분류에 따라 해당 규칙이 자동 적용되어 사용자 수동 개입 필요 없습니다.

감사 및 보고

포괄적인 보고서에서 용어가 적용되는 방법, 아카이브되거나 삭제된 콘텐츠 등 정보를 확인할 수 있습니다. 실행할 작업을 파악하고, 과거 기록을 확인하며, 사용자 작업의 감사 로그까지 추적할 수 있습니다. 단순히 규정을 준수하는 데 그치지 않고, 보고서를 통해 레코드 무결성을 입증합니다.

물리적 레코드 관리

AvePoint Cloud Records는 아직 종이 문서를 사용하거나 레거시 저장소를 관리해야 하는 조직을 위해 물리적 레코드 관리 기능을 제공합니다. 사용자는 기존 파일에 액세스를 요청하거나 새 파일을 생성할 수 있으며, 레코드 관리자는 기본 제공된 워크플로우와 활동 보고서를 통해 모든 물리적인 작업을 모니터링할 수 있습니다.

사용 시작

2017년 9월 17일부터 Cloud Records는 www.avepointonlineservices.com 에서 무료 평가판을 체험하거나 구독할 수 있습니다. 자신의 Office 365 계정을 가져오면 나머지는 저희가 처리해 드립니다.

자세한 내용은 Cloud Records를 참조하세요.