保管・管理・検索・廃棄などの適切なアクションを取られることなく、誰も所在を把握できていない状態の「行方不明」データの発生を未然に防ぎ、文書ライフサイクルの問題発生防止と業務効率を同時に実現します。
必要な情報を職員がすぐに入手できる情報環境の維持、情報の適切な管理による情報漏洩等のリスク抑制、書誌管理の煩雑さや人為的ミスの解消は、組織全体の円滑な運営に向けた最重要課題と言っても過言ではありません。
AvePoint の DMS ガバメント ソリューションは、Microsoft の文書管理ツール ”SharePoint/SharePoint Online” のドキュメント管理機能面を強化します。作成からアーカイブ・保持、廃棄までの全過程を通じて、各文書が適切な情報ポリシーに準拠して自動的に管理される情報環境を構成し、スムーズな業務の遂行と安全な環境の維持を同時に実現します。
Office アプリケーション (Excel、Word、PowerPoint、Outlook など) と完全に連携し、自分に割り当てられた保管領域に簡単にアクセス、エクスプローラからも ドラッグ アンド ドロップが可能です。Office アプリケーション、エクスプローラから簡単に必要な属性を記入することができます。
文書管理環境で利用する共通分類を一元管理し、すべての文書領域に簡単に適用することができます。また、物理ファイルの保管場所を共通分類に従って、電子記録と同様に管理することが可能です。管理者の変更履歴・文書管理サイトに対するアクションなども監査対象となります。
「すぐに共有」機能で、簡単に Offce クライアントから共有可能です。メールの宛先に従って、権限の付与を自動的に行うことができます。
Outlook 等の Office クライアントから、自分に割り当てられた文書領域に簡単にアクセス可能です。文書検索時には、共通分類に従って絞り込みができます。
共通分類に従って文書の保持期間や破棄ルールを定義可能です。保持期間や破棄に加えて、承認プロセスや破棄する前に出力などのアクションを設定することができます。
優れた文書管理システムとは、利用者が機能にあわせて業務スタイルを変えるのではなく、利用者が業務を行うスタイルに寄り添った機能を提供するものであるべき、と AvePoint は考えます。
文書を SharePoint にアップする動作を簡単に。適切なメタデータの追加を手間いらずに。ドキュメント共有と共同編集をスムーズに。そして、必要なときに必要なドキュメントがすぐに見つかるように。
AvePoint の文書管理システムは、利用者が仕事をシンプルにこなせるようにするためのソリューションです。
文書の作成時に自動的にコンテンツを分類し、文書管理や所在のトラッキングを簡単に。コンプライアンス違反も未然に防止
複数のレガシー環境プラットフォームからコンテンツを統合し、組織全体で共用できるドキュメント管理体制を実現
オフィスの外からでも、個人のモバイル機器からでも、セキュリティを保ったままコラボレーションが可能に
ドキュメントのアクセス権限管理、利用状況のモニタリングとレポート、ライフサイクル管理の自動化を実現
中断なしの情報保護体制で、非常時にも業務継続。業務遂行に必須となるコンテンツを、メタデータ・セキュリティ設定まで対象とする完全忠実なリカバリーで保護し、悪意ある内部ユーザーの行動やエラーから情報を保護
検索条件や結果を保存できる、複数のプラットフォームを対象とした横断検索を提供
利用者が共有ワークスペースを作成する際に情報ポリシーが守られる状態を維持し、効率性を維持
ドキュメントの保存／アーカイブ ポリシーを、ストレージや保持ポリシーに準拠して適用し、内部情報取り扱い・業界規制要求に対応。必要な保持期間を超過したコンテンツを除去し、ストレージ費用やコンプライアンス リスクの上昇を抑制
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