Cloud Records とは

AvePoint Cloud Records は、従来型の記録管理タスクの負担を大幅に軽減することを可能にする SaaS ソリューションです。Office 365 の電子記録と物理記録と同時に管理することを可能にする管理インターフェイスで、記録管理の効率化とコンプライアンス遵守を同時に実現可能にします。

記録

記録

SharePoint 環境を確認・管理し、保持しているデータ、その場所、アクセス権を持っているメンバー、リスク レベルについて見える化します。

管理

管理

記録に対して行われたアクションのレポート化、分類スキームやタクソノミーの管理などを実行します。

処理

処理

情報のライフサイクルを管理し、業務ルールに従って移動・保持・アーカイブ・廃棄などのアクションを実行します。

Microsoft surface cloud records1

Cloud Records は、AvePoint クラウド ツールのモジュールです。

AvePoint クラウド ツールに関する詳細情報はこちら

Cloud Records の特長

エンド ユーザーからのアクションの必要なく、 データ作成から分類、保持、アーカイブの全段階で、Office 365 コンテンツ・Exchange Online・物理記録に対して自動的に業務ルールを適用します。特殊な設定不要で利用できるレポート・監査機能で、データを遺漏なく管理することを可能にします。

記録管理インターフェイスをひとまとめに

記録管理インターフェイスをひとまとめに

分類スキーム・保持/廃棄ルール・レポート生成・物理記録等をまとめて構成・管理することが可能です。

保持・廃棄ルールをニーズに合わせて設定

保持・廃棄ルールをニーズに合わせて設定

コンテンツにメタデータを適用し、ライフサイクル アクションと処理方法を設定します。手動・自動のどちらも利用可能です。

記録の状態を見える化

記録の状態を見える化

詳細設定なしで使えるレポート、および監査記録の再チェック等が実行できるモニタリング機能を提供します。

物理・電子記録両方をまとめて管理

物理・電子記録両方をまとめて管理

リクエストの作成、トラッキング、対応アクションなどを、Office 365 等の電子記録と物理記録とに対し、同じ場所から実行することを可能にします。

管理ダッシュボード

管理ダッシュボード

記録管理担当者用のダッシュボード機能で、管理の対象となる記録の状態をグラフィックを利用してわかりやすく表示します。

Cloud Records の主要機能

Provide your Records Managers an intuitive, fit-for-purpose, single-pane-of-glass interface to do their jobs. Cloud Records brings order while removing the burden of traditional records management.

Cloud Records for Office 365

Content Classification

Manage a classification scheme or file plan, or apply multiple rules to a single classification and set term expiration.

Taxonomy Management

View settings, choose to apply an entire term set, subset of a term or set, or default term to an Office 365 location.

Retention & disposal

Build business rules to manage an information lifecycle. Use action or date-based triggers or metadata to drive rules.

Choose your rule

Delete, retain, declare, or export content based on business rules. Configurable rules will automatically react.

Reporting

Records Managers will be able to proactively manage information outcomes with comprehensive out-of-the-box reporting.

Audit records actions

Interrogate audit trails of actions performed on an item, or by a specific user to ensure and document record integrity.

Physical records

Request existing files or create new ones. Maintain oversight and perform space management activities with reporting.

Data Visualization

View reports through a dashboard that displays number of managed items, destroyed records, outstanding tasks, and more.

Easy for users

Easy for users

Fully automate records rules with manual approval or run them with user or business owner input. Whatever your organization requires, we'll give you the level of automation you need.

Even easier for RMs

Even easier for RMs

Built by Records Managers, for Records Managers. Don’t sift through multiple Office 365 interfaces to achieve your policy goals or hope end users make the right decisions.

Servers get SaaS-y

Servers get SaaS-y

Cloud Records is a SaaS application, 100% hosted in Microsoft Azure. No installs or servers, and updates are automatic so you’re always up-to-date on Microsoft’s latest features.

Just for the record... AvePoint Cloud Records is the best

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