Cloud Records (クラウト レコーズ) とは

AvePoint Cloud Records (クラウト レコーズ) は、従来型の記録管理タスクの負担を大幅に軽減することを可能にする SaaS ソリューションです。Microsoft 365 の電子記録と物理記録の同時管理を可能にするインターフェイスで、効率化とコンプライアンス遵守を同時に実現可能にします。

記録取得

記録取得

SharePoint 環境を確認・管理し、保持しているデータ、データの保持場所、アクセス権を持っているメンバー、リスク レベルを見える化します。

記録管理

記録管理

記録に対して行われたアクションのレポート化、分類スキームやタクソノミーの管理などを実行します。

記録処理

記録処理

情報のライフサイクルを管理し、業務ルールに従って移動・保持・アーカイブ・廃棄などのアクションを実行します。

Microsoft surface cloud records1

Cloud Records は、AvePoint クラウド ツールのモジュールです。

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Cloud Records の特長

Cloud Records は、データ作成から分類・保持・アーカイブに至るまでの全段階で、すべての Microsoft 365 コンテンツ・Exchange Online・物理記録に対し、自動的に記録管理ルールを適用することを可能にする SaaS ツールです。特殊な設定不要で利用できるレポート・監査機能により、遺漏のないデータ管理が可能になります。

記録管理インターフェイスを統一

記録管理インターフェイスを統一

分類スキーム・保持/処分ルール・レポート生成・物理レコード等をまとめて構成・管理することが可能です。

保持・廃棄ルールをニーズに合わせて設定

保持・廃棄ルールをニーズに合わせて設定

コンテンツにメタデータを適用し、ライフサイクル アクションと処理方法を設定します。手動・自動のどちらも利用可能です。

記録の状態を見える化

記録の状態を見える化

詳細設定必要なしで利用可能なレポート、および監査レコードの再チェック等が実行できるモニタリング機能を提供します。

物理・電子記録両方をまとめて管理

物理・電子記録両方をまとめて管理

リクエストの作成、トラッキング、対応アクションなどにより、Microsoft 365 の電子記録と物理記録の同時管理を可能にします。

管理ダッシュボード

管理ダッシュボード

記録管理担当者用に設計されたダッシュボード機能で、管理対象となる記録の状態をグラフィックで分かりやすく表示します。

Cloud Records の主要機能

Cloud Records は、従来型の記録管理ツールとは一線を画した、直感的に使用できる画面からレコード マネジメント関連業務を行うことを可能にするツールです。記録管理担当者の負担を軽減しながら、SharePoint Online・Exchange Online が整理され、利用しやすい状態を維持します。

Cloud Records for Office 365

コンテンツ分類

分類スキーム・ファイル プランを管理。単一の分類法に対する複数ルール適用や、用語の有効期限設定なども可能

タクソノミー管理

設定を表示し、Microsoft 365 ロケーションに対して用語セット全体・用語やセットのサブセット・既定の用語など、選択した範囲を適用可能

保持 & 廃棄

情報ライフサイクルの管理用の業務ルールを構築。アクション・日付ベース トリガー・メタデータを援用したルールを利用可能

ルール選択

業務ルールに基づいてコンテンツを削除・保持・宣言・エクスポート。自動適用処理が可能なルールも構成可能

レポート機能

包括的なレポートで、情報に関連する記録を管理

記録監査アクション

特定のアイテムに対するアクション、または特定のユーザーが実行したアクションを、記録の完全性を確保した状態でドキュメント化

物理記録も管理可能

既存ファイルのリクエスト、新規作成にも対応。レポート機能付きのスペース管理タスクを利用して現状把握を実行

データ ビジュアライゼーション

管理しているアイテム数、破棄済みの記録数、未完了のタスク数などをダッシュボードで見える化

エンド ユーザーのメリット

エンド ユーザーのメリット

手動承認を取り入れた記録管理ルール適用、エンド ユーザー・業務担当者による入力での実行のすべてに対応。必要なレベルの自動化を実現

記録管理担当者のメリット

記録管理担当者のメリット

記録管理担当者による記録管理担当者のためのツール。Microsoft 365 の複数のインターフェイスに対する煩雑なポリシー適用も、エンド ユーザー頼りのルール保守も不要に

IT 管理者のメリット

IT 管理者のメリット

100% Microsoft Azure にホストされたソリューションのため、インストールやサーバー不要。更新も自動実行されるため、Microsoft の送り出す最新機能の恩恵を受けることが可能に

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