Cloud Records Panel 11

コンテンツを管理し、さらに自在に操りましょう

「デジタル コラボレーション」「IT の俊敏性」「柔軟な働き方」を求めて、世界中の組織がクラウドに移行しています。一方で、デジタル トランスフォーメーションが進んだことにより、コンテンツの乱立が発生し、リスクへの露出、コンプライアンス課題の増加、ストレージ コストの上昇に悩む企業も増加しています。どのクラウド移行段階においても、包括的な情報管理戦略は、業務の効率化とコンプライアンスを実現するために不可欠です。

Cloud Records 紹介動画:
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情報は大切な資産です。強みに変えていきましょう。

  • 記録管理
    アクセス & 正確性を改善

    エンド ユーザー頼りを脱し、情報のライフサイクルを管理

    記録管理でお困りの場合は AvePoint の SaaS ソリューションをご検討ください。コンテンツのライフサイクル全体 (作成、分類から保持まで) を管理する業務ルールを簡単に自動化します。物理記録も、Microsoft 365、SharePoint オンプレミス、Exchange Online、SNS 上の電子コンテンツやファイル システム上のデータもまとめて管理、コンテンツの集中管理を実現します。

    Control

    エンドユーザーが関与する必要なく、直接コンテンツに情報分類ルールを自動適用。

    情報収集の結果を把握、実行されたすべてのアクションをレポート、分類スキームや分類方法を管理。

    情報ライフサイクルを管理し、結果を実務上のルールに関連付け、コンテンツを削除・保持・アーカイブ・破棄。

  • STORAGE
    ストレージ使用量の削減

    コンテンツのストレージ、一杯ではありませんか?

    コラボレーション ソリューションの導入が始まり、リモート ワークがニュー ノーマルとなってきたここ数年では、ユーザーが複数のデバイスを用いることも珍しくありません。そして今や多くの企業がデータ容量の激増という課題に直面しています。分類スキームを管理し、自動化された保持・廃棄ルールを適用してデータ ストレージを削減し、将来のコストを軽減しましょう。

    Storage

    デフォルトの保持・廃棄ルールを業務上定義した分類に基づいて記録に適用。

    増え続けるデータのストレージ コストを未然に防止。

    デフォルトで利用できるレポート & 監査機能で監視を維持。

  • COMPLIANCE
    ご要望にお応えします

    規制・組織の基準を遵守

    Cloud Records は信頼できるグローバルのエキスパートによる協力を得て、組織特有のポリシーや、著しく変化する地方・連邦レベルの規制要件を遵守するために誕生しました。情報の保持量は多すぎても少なすぎてもリスクがあります。適切な量の情報を管理することが罰金、ブランドの失墜、資産の喪失、訴訟や過度の露出などのリスク対策には好ましいと言えます。

    Compliance

    コンテンツを正しく分類することで適切なライフサイクル ポリシーが適用。

    不要なコンテンツも安全に廃棄。

    高度な検索機能により、アクセス要求に対する情報の検索がスピーディーで簡単に。

  • 効率化
    エンド ユーザー頼りを脱し、情報のライフサイクルを管理

    生産性の向上 & ユーザー エクスペリエンスの改善

    Cloud Records を導入し、快適なエキスペリエンスを通してユーザーを情報管理の負担から解放しませんか ?これからはデータを検索したり、見つけることができなかったコンテンツを再作成したりといった時間のロスも発生しません。生産性も向上するでしょう。必要な情報をすぐに発見できればユーザーも取り掛かり中のタスクに即座に戻ることができます。

    Efficiency

    コンテンツの自動分類で時間の節約が可能。

    自動アクションによりエンドユーザーが担う従来の情報管理タスクの負荷を大幅に軽減。

    Office やメールの統合ツールを利用した簡単で効率的なコンテンツの保存方法。

  • 監視
    結果を見える化

    既定のレポート機能でコンテンツを監視

    Cloud Records では直感的に使用できる画面一つで、電子コンテンツも物理的コンテンツも両方まとめて管理できるので情報管理を効率化できます。記録管理担当者用に設計されたダッシュボード機能で、すぐに対応が必要なアクションをグラフィックで分かりやすく表示します。委任管理でセキュリティ トリミングされた検索結果やレポート作成を有効にします。

    Oversight

    一つのダッシュボードで透明性を強化して管理が可能に。

    既定のレポート機能でユーザーによるアクションをモニタリングし、監査証跡を照会。

    ロール (役割) に基づくアクセスやコンテンツ レポジトリのセキュリティ トリミングで管理者の監視をコントロール。

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コンプライアンスが容易に

それぞれの組織に必要な法律上・規制上のコンプライアンス基準を考慮したソリューション

Cloud Records は、国際的基準から地域レベルの法律まで幅広く組織がグローバルな規制要件を満たせるように、また同時にそれぞれの組織特有のポリシーも順守できるように開発されています。AvePoint はセキュリティ・ガバナンスに関して強力な枠組みを策定しています。この枠組みをベースにした直感的な SaaS ソリューションを利用することで、刻々と変化するコンプライアンス環境にも推測で対応する必要がなくなります。

事例紹介:Cardinia Shire Council
FedRAMP 認定資格 (米国)

AvePoint のソリューションは Cloud Records を含め、FedRAMP (中程度) の認定資格を取得しています。Microsoft GCC や GCC-High インスタンスにある米国の公共機関で利用されています。

IRAP (Information Security Registered Assessors Program) (オーストラリア)

Cloud Records を含む AvePoint の AOS プラットフォームは公式の IRAP の評価を受けています。高いセキュリティ基準を満たすソリューションとして安心して導入していただいています。

VERS (Victorian Electronic Records Strategy) (オーストラリア)

オーストラリア・ヴィクトリア州公文書館 (PROV/Public Office Victoria) は Cloud Records を VERS に適合する製品として認定し、行政機関による使用を認めています。

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フレキシブルでありながら正確

あらゆる業界に対応する優れた情報管理ソリューション

記録管理が重要となるのは規制対象のビジネスだけではありません。実は高度な情報管理にかかる戦略は普遍的なニーズなのです。AvePoint の Cloud Records はあらゆる組織の業界特有の必要条件にも簡単に適応します。そして SaaS アプリケーションを利用した既定のレポート機能や監査機能で監視を維持できます。

行政機関

どの国の行政機関でも長期的な価値を持つ記録を作成・維持・保持する責任があります。具体的なニーズに応えるソリューションをカスタマイズして情報管理にかかる必要条件をクリアできます。

医療機関

米国食品医薬品局の規制対象である業界は、記録管理と情報管理に関する明確な要件を定めた FDA の規定、 Part 11 Electronic Records; Electronic Signatures - Scope and Application (電子記録および電子署名 - 範囲と適用) に準拠する必要があります。Cloud Records は監査証跡・記録保持・継続的な監視によりデータを管理することができます。

製造業

ISO 90001 や ISO 27001 などの国際規格は、いずれも情報管理に関する要求事項を定めています。Cloud Records はデータの保存、分類から防衛的廃棄まで、必要な条件を満たすお手伝いをします。

金融機関

金融サービスに関わる事業者は、米国証券取引委員会 (SEC)、金融業界規制機構 (FINRA)、商品先物取引委員会 (CFTC) などが定める厳しい情報管理規制を受けています。Cloud Records はコンプライアンスにかかわる行為をコントロールするお役立ちツールでもあります。


教育機関

教育機関は、地方自治体に関連する情報管理プロトコルに従うことが基本です。しかし管轄区域によっては分野固有の要件を設けています。Cloud Records はフレキシブルに情報管理を実現することを目的としているため、組織それぞれが利用しやすい方法で課題の解決を図れる機能を提供します。

エネルギー事業

エネルギー事業に関連する規制は幅広く、米国連邦エネルギー規制委員会 (FERC) や北米電力信頼度境界委員会 (NERC) などの組織が定める規格も含まれます。コンプライアンス上必要な要件を満たすように Cloud Records をカスタマイズすることができます。

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システムも役割も方法も自由自在

情報は思い通りに使いやすく

Cloud Records を利用することで記録管理担当者は情報のライフサイクルを管理することができるので、エンドユーザー頼りの管理を脱却できます。一つの専用画面のインターフェイスで生産性を最適化しましょう。Cloud Records は、SharePoint Online と Exchange Online に秩序をもたらすとともに、従来の記録管理の負担を軽減します。

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コンテンツ分類

分類スキーム・ファイル プランを管理。単一の分類法に対する複数ルール適用や、用語の有効期限設定なども可能。

タクソノミー管理

設定を表示し、Microsoft Office 365 ロケーションに対して用語セット全体・用語やセットのサブセット・既定の用語など、選択した範囲を適用可能。

保持 & 廃棄

情報ライフサイクルを管理する業務ルールを構築。アクション・日付ベースのトリガー・メタデータを援用したルールを利用可能。

ルール選択

業務ルールに基づいてコンテンツを削除・保持・宣言・エクスポート。自動適用処理が可能なルールも構成可能。

レポート機能

既定のレポート機能で結果を管理。ダッシュボードで、管理対象のアイテム数、破棄されたた記録、未処理のタスクを分かりやすく表示。

記録監査アクション

特定のアイテムに対するアクション、または特定のユーザーが実行したアクションの監査証跡を調査し、記録の完全性を確保した状態でドキュメント化。

物理記録も管理可能

既存ファイルのリクエスト、新規作成にも対応。レポート機能付きのスペース管理タスクを利用して現状把握。

セキュリティ トリミング

ビジネス要求事項に基づき、さまざまなコンテンツ リポジトリ管理アクセス権を、定義したユーザーに移譲。

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デジタル トランスフォーメーション下でもガバナンスを維持しながら情報の完全性も確実に

コロナ禍でハイブリッド ワークやリモート ワークの必要性はますます加速しました。クラウド ベースのコラボレーション ソリューションが広まる中で、記録・情報の管理に関わる実務もそれに応じて進化する必要があります。記録にかかわる共通のコンプライアンス要件に対応し、保持・破棄のスケジュールを作成し、安全な情報管理を行う方法を体験してみませんか。

煩雑なレコード管理は…

AvePoint Cloud Records が解決します。