Microsoft Teams を全社標準ツールにした東洋エンジニアリング株式会社、社外ゲストのセキュアな招待を AvePoint Cloud Governance で実現

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  • 東洋エンジニアリング株式会社
  • 顧客ロケーション 日本
  • 業界 エンジニアリング
  • プラットフォーム Microsoft 365
  • AvePoint ソリューションCloud ManagementMyHub

ハイライト

  • AvePoint Cloud Governance で社外ゲストのセキュアな招待を実現
  • 社外ゲストが参加するチームで円滑なファイル共有と共同編集が可能に
  • チーム管理のセルフサービス化で管理部門の負荷増大を回避

Customer Interview

お話を伺った方々

大見 牧子 様
IT企画管理本部 ビジネスプロセスイノベーション推進部
チームリーダー

五井野 治香 様
IT企画管理本部 ITサービス部
チームリーダー

御社についてお聞かせください。

「東洋エンジニアリング株式会社は、化学肥料・石油化学・油ガス田開発・ガス処理・発電などの産業分野を中心に総合エンジニアリング事業を展開しています。各種産業施設における計画、設計、資機材調達、建設、運転・保全といったすべてのステージでエンジニアリングサービスを提供します。」

AvePoint Cloud Governanceを導入するに至った背景と、導入までの経緯についてお聞かせください。

「当社では 2014 年に Notes から Microsoft Office 365 へと移行しており、社内のコミュニケーション ツールとして Skype for Business を使っていました。その後、Skype for Business から Microsoft Teams への移行を 2019 年 5 月からスタートし、2019 年 12 月には公式に Teams を社内ツールとしてリリースしています。

このような Microsoft Teams 活用推進に先立ち、Teams によって生産性を高めるにはどうすべきか、といったスタディも始めていました。2018 年 11 月には、マイクロソフトが主催する「Office 365 で働き方が変わる!? クラウド移行と Office 365 による従業員の生産性向上の秘訣 ~ Microsoft Teams 最新情報のご紹介~」というセミナーにも参加しています。このセミナーの中に、AvePoint Japan の「Microsoft Teams の活用を最大化するための運用ベストプラクティス解説」というセッションがありました。これがきっかけで AvePoint を知ることになりました。

Skype for Business から Microsoft Teams への移行を開始した直後の 2019 年 6 月には、AvePoint Cloud Governance の導入に向け、AvePoint Japan とのミーティングを行っています。ここで製品についてご説明いただき、その翌月にはハンズオン環境を設定、テスト テナントで 3 か月間のトライアルを実施しました。

その後はしばらく間があくのですが、2020 年 6 月に改めて AvePoint Cloud Governance の導入プロジェクトをキックオフしました。その後、各拠点の IT 担当者向けの説明会を行ったうえで、2020 年 9 月に正式リリースしています。」(大見様)

AvePoint Cloud Governance導入の理由や目的をお教えください。以前はどのような課題がありましたか?

Microsoft Teams への社外ゲスト招待のニーズ増大

「Microsoft Teams を公式ツールにしてから増えてきたのが、社外ゲストともファイル共有やコミュニケーションをTeamsで行いたいというユーザー ニーズです。それまではインターネット上に社外共有用のストレージを用意し、それを申請ベースで利用可能にしていました。また大きなプラント プロジェクトでは、社内開発したドキュメント管理システムで社外とのファイル共有を行っていました。しかしこのような方法は手間がかかり、社外と手軽にファイル共有することが簡単ではないという問題がありました。」(大見様)

社外ゲスト招待のセキュリティ上の懸念

「その一方で、Microsoft Teams の機能だけで社外ゲストを社内テナントに招待するのでは、セキュアな管理を行うことは難しいと感じていました。社外ゲストの招待を行うには、セキュリティ面での懸念を解決する必要がありました。」(大見様)

ライフサイクル管理の負担増大

「また管理を徹底するために、チーム登録やゲスト登録を管理部門が手動で行うのでは、工数が増えてしまうという懸念もありました。当社では Microsoft Teams を全社で活用しているためユーザー数が多く、チーム数も 2020 年 9 月の時点で 2,700 を超えていました。そのためライフサイクル管理を効率的に行えるしくみも必要でした。」(大見様)

社外ゲストをセキュアに招待するためのソリューションとして、AvePoint Cloud Governanceを選択された理由についてお聞かせください。

セキュリティ・ポリシー設定・ライフサイクル管理を評価

「最も重視したのは、社外ゲストのセキュアな招待が可能かどうかでした。またポリシーの設定やライフサイクル管理が可能かどうかも評価ポイントとなりました。AvePoint Cloud Governance は、これらすべての要件を満たすことが可能です。たとえばチーム登録やチームへのユーザー追加・削除などをセルフサービス化でき、社外ゲストを招待する際には上長の承認を付けて管理部門のチェックを受ける、といったポリシーも簡単に設定できます。これなら管理部門の負担を増やすことなく、安全に社外ゲストの招待が可能です。検討時には他のツールとの比較も行いましたが、ここまでできるのは AvePoint Cloud Governance だけでした。」(大見様)

現在の活用状況やライフサイクル管理のプロセスについてお聞かせください。

すでに234のチームが社外ゲストを招待

「2021 年 11 月時点で、合計 2,409 のチームが存在します。そのうち 234 のチームが社外ゲストを招待しています。ユーザー数は約 6,000 名で、全拠点の従業員が活用しています。」(五井野様)

セルフサービス型のライフサイクル管理

「チームの作成、更新、削除は、エンド ユーザー自らが AvePointのMyHub※ を使い、セルフサービス型で行っています。ただし社外ゲストを招待するチームを作成する場合には、ユーザーが上長に申請を行い、上長の承認を受けたうえで、管理部門がその内容を確認して作成する、というプロセスになっています。

チームの棚卸しは、当初は有効期限を設定したうえでの棚卸しと、非アクティブなものの棚卸しの両方を行っていましたが、現在はユーザーからのリクエストに基づき、非アクティブなものの棚卸しに限定しています。社外ゲストを招待するチームの場合、非アクティブな状態が 3 か月続くと、管理を担当しているユーザーに削除依頼の通知が送られます。削除期限は 1 か月となっており、期限の 10 日前からは毎日リマインド メールが送信されます。もしユーザーが削除を行わなかった場合には、削除期限のタイミングで自動的に削除されます。」(五井野様)

AvePoint Cloud Governanceを採用したことで、得られたメリットについてお聞かせください。

工数を増やさずに社外とのファイル共有が可能に

「チームの作成、ゲスト登録、チームのライフサイクル管理などを、セルフサービス型でセキュアに行えるようになりました。そのため社外ゲストの招待も、管理部門の工数を増やすことなく実現できています。その結果、容量の大きいファイルを社外と共有することが容易になりました。私自身はそれまでメールで社外とファイルをやり取りしていましたが、Microsoft Teams の方が断然楽です。またフォルダー構成をきちんと決めて見てほしい相手をメンションすれば、いちいち『このファイルを見て』と連絡する必要もありません。さらに、同じファイルを同時に見ながら編集することも可能です。このようなことはメールでは不可能です。」(大見様)

使い勝手やサポートも高く評価

「AvePoint Cloud Governance は使い勝手もいいと感じています。たとえばチーム作成ポリシーは、社内向けチームと社外向けチームとで分けて設定できます。ユーザーが MyHub で社外向けチーム作成を選択すると、自動的に社外向けポリシーが適用されるのです。このような機能が実現されているからこそ、エンド ユーザーに管理を任せられるのです。

また AvePoint Japan のサポートも評価しています。検証時にはわかりやすい資料の提供と丁寧な説明をしていただいたため、社内での評価を円滑に進められました。また本番運用開始前には、海外拠点向けの説明会にご参加いただき英語で説明していただきました。導入後は、管理画面にある「サポートの招待」ボタンより頻繁に問い合わせを行っており、納得のいくまで対応をしていただいています。」(五井野様)

AvePoint Cloud Governance活用に関する今後の展望についてお聞かせください

Microsoft SharePoint のライフサイクル管理にも活用

「現在は Microsoft Teams のチーム管理に AvePoint Cloud Governance を利用していますが、今後は SharePoint の管理強化にも活用したいと考えています。現在の SharePoint のサイト作成は申請型となっていますが、AvePoint Cloud Governance を適用すればセルフサービス型でサイトを払い出しできます。このようなことが可能になれば、社外とのファイル共有のために毎回チームを作成する必要がなくなります。

また AvePoint Cloud Governance の新機能として、プライベート チャネルの作成申請が可能になったと聞いていますので、これもぜひ活用していきたいと考えています。この他の機能追加についても、随時アナウンスしていただきたいと思います。」(大見様)

※MyHub (マイハブ) は、各ユーザーの Microsoft Teams、Microsoft 365 グループ、SharePoint、Yammer を Teams のインターフェイスにまとめて表示し、利便性と業務効率の向上を実現する、AvePoint のオリジナル Microsoft Teams アプリです。

会社概要

AvePoint は、デジタル トランスフォーメーションを目指す企業・組織に、Microsoft 365 ソリューションの移行·導入サービスと補完製品を全方向的に提供するソリューション ベンダーです。 「情報プラットフォーム利活用の推進」「働き方改革」「TCO 削減」 など、業種・業界に応じたニーズを、全世界 16,000 組織・800 万人のユーザーに提供しています。