COVID-19 を受け、Cloud Governance を利用して学生の Microsoft Teams 利用拡大をサポートした Swinburne 大学

クリティカル ニーズ

  • Microsoft Teams 対応のライフサイクル管理機能
  • ユーザーのタイプに合わせ、異なるサービス レベルを提供できるソリューション
  • 外部共有に対して、最小粒度でのコントロール権をもつソリューション

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  • Swinburne University
  • 顧客ロケーション オーストラリア・メルボルン
  • 業界 教育
  • プラットフォーム Office 365
  • AvePoint ソリューションCloud Governance

ハイライト

  • COVID-19 によるオンライン授業対応のため、ガバナンス ポリシーを適用しつつ、学生の利用に向けて Microsoft Teams をスピーディーに展開
  • •職員に対しては Teams 作成と外部共有を有効にし、学生に対しては同機能を無効にすることで、ユーザー タイプ別のニーズに対応
  • •ライフサイクル管理を利用し、Teams 環境内に残存する不必要なオブジェクトを削除
「Cloud Governance を実装する前、Microsoft Teams ユーザーはテナント全体へのアクセス権が有効または無効のどちらかしかありませんでした。Cloud Governance を利用することで、どの Teams ユーザーがどの権限を持つのか簡単に指定できるようになり、職員一同感謝しています。」
Ron Argame 氏 シニア システム管理者、Swinburne University of Technology

顧客紹介

Swinburne University of Technology (Swinburne) は、オーストラリアのメルボルンに拠点を置く公立研究大学です。メルボルン東部の郊外で当時教育を受けることができなかった人々へ教育サービスを提供するため、George Swinburne 氏によって Eastern Suburbs Technical College として 1908 年に創立されました。現在は 70,000 名の学生と 8,000 名の職員が Microsoft 365 を利用しており、約 100 TB 分のデータを使用しています。

挑戦

Microsoft が最初に Microsoft Teams をリリースした際、迅速に導入を開始した Swinburne では、すべての Microsoft 365 ユーザーに対して Teams が利用可能となりましたが、状況はすぐに困難なものとなりました。

「困ったことに、学生がランダムな名前で勝手に Teams を作成し、職員を作成した Teams に追加し始めたのです。」 と、Swinburne でシニア システム管理者を務める Ron Argame 氏は語ります。「我々が望んでいた利用方法とはかけ離れていたため、すぐに Teams 作成の規制を開始しました。」

Swinburne では、学生と職員という異なる 2 種類のユーザー ベースに対して、Teams 内で異なるポリシーを設定する必要がありました。Argame 氏は加えて、Microsoft Teams が従来提供しているものよりもさらに強力なライフサイクル管理ポリシーを求めていました。

「Teams を作成したユーザーが組織から去った場合、その Teams とデータは残るものの、その内容は誰も分からなくなってしまいます。」 と、Argame 氏は説明します。「我々はこの課題に気がつき、Teams 作成を自動化する方法と、Teams を作成できるユーザーの数を制限する方法について検討を開始しました。」

加えて Argame 氏は、外部共有と万全なセキュリティ管理の双方のニーズを満たすソリューションを探していました。

「ユーザー全員が Teams を作成し、勝手にユーザーを Teams に招待できる環境は好ましくないと考えていたため、ユーザー アクセス許可は利用していませんでした。」 と、Argame 氏は語ります。

組織内で展開スクリプトの作成を試みた後、Argame 氏は AvePoint Cloud Governance の存在を知り、検討を開始しました。

AvePoint のソリューション

COVID-19 パンデミックに際して、Swinburne では学生ユーザーに対して、Teams 内でも特にチャットや会議機能を再度有効にする必要がありました。すべてのユーザーがオンラインでの授業や対話に移行するにつれ、Teams の利用が大幅に増加しました。

「COVID-19 以降どれほどの変化があったかというと、自宅作業以前は平均して 1 日に 700 件のチャット メッセージ、300 件のチャネル メッセージ、10 件以下の会議が発生していました。しかし現在では、平均して 50,000 件のチャット メッセージ、3,000 件のチャネル メッセージ、700 件の会議が毎日あります。」 と、Argame 氏は語ります。「我々の Teams 使用量は 10 倍に増加しました。」

Cloud Governance には、Active Directory の属性に基づいてユーザー タイプごとに異なるポリシーを自動的に設定できる機能があります。これにより、Argame 氏は学生に対してスピーディーに Teams を展開しつつ、職員とは別の権限を与えることが可能となりました。

「教務関係者のみが学生を Teams に追加でき、職員からの展開要求はすべてサービス デスクに送られます。」 と、Argame 氏は語ります。「Cloud Governance を利用していなかったら、学生に対して Teams を適切に展開するのにもっと時間がかかっていたと思います。」

プロビジョニング要求を自動化し、各 Teams に関する追加のメタデータを取得する Cloud Governance の機能により、サービス デスクも大幅に拡張されました。

「COVID-19 への対応を開始してから最初の 3 週間は、職員全員が Teams を作成しようとしてサービス デスクがパンク状態となっていました。この課題を解決するためには、他の Teams からバックフィルする必要がありました。」 と、Argame 氏は語ります。

「以前はグループを作成して Teams に追加し、サービス デスクを Teams 所有者として追加するまでのスクリプトが用意されていました。このプロセスは非常に手間がかかり、PowerShell を知っている職員のみが実施できました。現在ではすべてのデータの詳細をすぐに取得することが可能で、ガバナンスやライフサイクル ポリシーを織り込んだ自動払い出しも問題なく実行しています。」

Argame 氏にとって、Cloud Governance 最大のメリットの 1 つは Teams のライフサイクル管理を自動化できる機能です。

Swinburne の場合、Teams のリースは毎年有効期限切れとなるため、Teams のメンバーシップおよび所有者、そしてコンテンツを数週間ごとに再認証する必要があります。その際、不要な Teams はアーカイブされてから削除されます。

「以前は、使用されていない Teams を削除するまで非常に時間がかかりました。まず所有者を見つけて連絡をとる必要があり、もし所有者がいない場合は次の所有者を決定する必要がありました。」 と、Argame 氏は語ります。「今はその心配をする必要はありません。」

Swinburne の職員ユーザーは、Cloud Governance のおかげで外部共有が可能になったことについて非常に感謝しています。

「Cloud Governance のおかげで、どの Teams がゲスト ユーザーに対応するのか簡単に指定できるようになりました。これは職員ユーザーにとって最大のメリットです。」 と、Argame 氏は説明します。

最終結果

Cloud Governance を利用して以降、Argame 氏は学生ユーザーがより多くの Teams 機能を利用できるよう、将来的に計画しているプロジェクトについても成功を確信することができました。

「認証機能、ライフサイクル管理、命名規則のおかげで学生に対して Teams を展開するのが非常に簡単でしたし、必要な時に問題なく作動してくれて助かりました。」 と、Argame 氏は語ります。

Microsoft Teams の利活用促進を検討している他の企業に向けて、Argame 氏はアドバイスします。

「もし組織内で Teams のライフサイクル管理が必要でしたら、Cloud Governance を検討対象に入れなければ後で必ず後悔します。」

会社概要

AvePoint は、デジタル トランスフォーメーションを目指す企業・組織に、Microsoft 365 ソリューションの移行·導入サービスと補完製品を全方向的に提供するソリューション ベンダーです。「情報プラットフォーム利活用の推進」「働き方改革」「TCO 削減」 など、業種・業界に応じたニーズを、全世界 16,000 組織・700 万人のユーザーに提供しています。