DocAve® によりファイル サーバーから Microsoft® Office 365 への移行に成功したステラ マリス カレッジ

クリティカル ニーズ

  • ファイルシェアから Office 365 - SharePoint Online/SharePoint 2013 への迅速で信頼性の高い完全忠実なデータ移行
  • 追加インフラストラクチャを導入することなく SharePoint Online 環境のシンプルな管理・保護を達成

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  • ステラ マリス カレッジ
  • 顧客ロケーション オーストラリア, ニューサウスウェールズ州
  • 業界 教育
  • プラットフォーム SharePoint 2013, SharePoint Online
  • AvePoint ソリューション クラウド対応ソリューション

    ディスカバリー ツール

    DocAve 移行 (レガシー環境移行)

ハイライト

  • 250 ギガバイト (GB) のデータを完全忠実な状態で、かつ既定機能で必要な所要時間の半分の時間で、ファイルシェアから Office 365 - SharePoint Online/ オンプレミス版 SharePoint 2013 のハイブリッド環境へ直接移行
  • 既存ファイルシェア内を事前にスキャンする機能を活用することで修復が必要となる可能性を移行前に分析、効率的な変更とプロジェクト管理を実現
  • SharePoint Online の管理、保護、再構築、同期、レポートを実施する SaaS ソリューションの導入により、Office 365 における IT ユーザー・エンド ユーザーの信頼性を向上
「AvePoint はファイルシェアと SharePoint Online とを結びつけ、Office365 の既定機能を超える信頼性と迅速性を提供していると感じています」
Chris Maker IT マネージャー、ステラ マリス カレッジ

挑戦

毎年 1,000 名の学生が入学し、約 200 名の職員を抱えるステラ マリス カレッジは、1931 年の開校以来 7年生から 12 年生までの女子生徒に対して高等教育を提供しています。

組織の情報を管理し、重要文書を保存するため、ステラ マリス カレッジでは 15 年ほど前からオンプレミス環境にホストしたファイルシェアに頼ってきましたが、情報管理体制の現代化とコラボレーションの強化を目指し、Office 365 へコンテンツを移行することを決定します。

「Office 365 は Web ベースのインターフェイスを備えているため、キャンパスの外からでもアクセスが簡単なだけでなく、様々なデバイスからのアクセスも可能です」 ステラ マリス カレッジ IT マネージャーの Chris Maker 氏は話します。「SharePoint Online 上で作成した部署別の共有カレンダーを活用することでコラボレーションを強化することができ、ワークフローを使用した自動プロセスの導入もうまくいきます」


コラボレーションの向上に加え、ステラ マリス カレッジではクラウド ベースのプラットフォームを持つ Office 365 の導入によりオンプレミスのインフラ投資が必要なくなったため、コストと作業時間の削減を達成することができました。しかし、Office 365 への移行を決定した後、実際にデータを移行する段階となった際に問題が発生します。

「既定のクライアント同期ツールは私たちの望んだ形よりも信頼性の面で劣っており、エンド ユーザーからの不満がありました」 Maker 氏は話します。「移行したファイルが理由もなく突然消えてしまったり、ファイル移行時にも細かい制約が色々とあったからです」


Office 365 への移行をストレスなく達成するため、ステラ マリス カレッジの IT チームはサード パーティ ソリューションの使用を検討し始めます。

AvePoint のソリューション

移行作業を成功させるためステラ マリス カレッジが選んだのは、AvePoint の DocAve 移行ソリューションでした。DocAve 移行ソリューションは、SharePoint インフラストラクチャ管理をサポートする AvePoint の DocAve ソフトウェア プラットフォームに含まれており、既存システムから Office 365 - SharePoint Online へコンテンツを移行するための効率的でコストのかからないソリューションを提供します。

「Microsoft のイベントで AvePoint を紹介され、それから DocAve について調べました」 Maker 氏は話します。「AvePoint はファイルシェアと SharePoint Online とを結びつけ、Office 365 の既定機能を超える信頼性と迅速性を提供していると感じたのです」


さらにステラ マリス カレッジの IT チームは、DocAve と合わせて AvePoint によるディスカバリー ツールを活用し、ファイルシェア内のプリスキャン操作を行うことで、移行プロセスに遅延を発生させるような問題を事前に識別することができました。

「ディスカバリー ツールは、例えば禁則文字を含んだファイル名など、これまで校内の各部署や教員が抱えており、移行時に問題が発生しそうなものを事前に処理する際に役立ちました」 Maker 氏は話します。


実際に移行作業が始まると、ステラ マリス カレッジの担当者は DocAve による最小単位でのコンテンツの増分移行機能に驚いたと言います。

「移行プロセスはダウンタイムも非常に少なく、DocAve を使用して部署のデータを次から次へと移行することができました」 Maker 氏は話します。「まず完全移行ジョブを実行し、新しいシステムについてユーザーに説明しました。その後増分移行を実行して追加コンテンツを移行し、移行ジョブの完了後にファイルシェアを閉鎖しました。このプロセスを経たことで、エンド ユーザーは早い段階で新環境を使い始め、自分の必要なコンテンツにアクセスできるようになりました」


Office 365 - SharePoint Online への移行を進める中、ステラ マリス カレッジの IT チームは総務課と経理課のファイルシェアに保管されていたデータをオンプレミス版 SharePoint 2013 へと移行しました。これはすぐに必要となるファイルにアクセスできる状態を確保するだけでなく、機密データに対する規制に準拠することが目的です。

「いずれの移行作業でも、DocAve を使用したことで大きな作業時間の節約ができました」 Maker 氏は話します。「特にはじめの移行作業で新システムへの移行作業にかかった時間は、本来の既定ツールでかかる所要時間のわずか半分ほどでできたのです」


Office 365 への移行後、ステラ マリス カレッジは DocAve Online を活用することで、新システムにおける管理や保護をシンプルに行うことができています。Office 365 の運用管理を実現する DocAve Online は、100% Microsoft Azure上でホストされ、追加のインストールやエージェントが要らない業界初・唯一の SaaS プラットフォームである AvePoint Online Services の一部を構成するモジュールです。

「DocAve Online は使いやすく、既定機能と比べてより徹底した Office 365 の管理が可能になります」 Maker は話します。「IT 担当者としても、またユーザーからみても、自信を持って Office 365 を活用することができるのです」


特に SharePoint Online 上で機密コンテンツを保持する場合などにおいて、自信を持って操作できるということは非常に重要です。DocAve Online を活用することで、ステラ マリス カレッジは完全バックアップと増分バックアップのスケジュールを構築して定期的に実行するだけでなく、コンテンツが誤って削除されたり失われてしまった場合でもアイテムレベルでただちにリストアすることができるようになりました。これは、サイト レベルでのみリストアが可能な既定機能では難しかったことです。

「SharePoint Online 上で誰かがファイルを削除してしまった場合でも、DocAve であれば環境への影響を最小限に抑えながら簡単に復旧することができる、という信頼感があります」 Maker 氏は話します。「私たちのように小さな IT チームしかない組織にとって、この点はとても重要です」

最終結果

新たに構築したハイブリッド型 SharePoint 環境を通じ、ステラ マリス カレッジはより先進的かつ生産的なコラボレーションと同時に、コンテンツへの簡単なアクセスをユーザーに提供することができました。

また、今後はメール管理用として Exchange Online や SharePoint Online 上でのワークフローなど、様々な機能を追加することも検討しており、AvePoint が提供する 24 時間体制の技術サポートを活用する場面もますます増えていくことを想定していると言います。

「AvePoint のサポート チームは非常に知識も豊富で、製品導入の初期段階から徹底的に支援してくれました」 Maker 氏は話します。

顧客紹介 ステラ マリス カレッジ

オーストラリア、ニューサウスウェールズ州のマンリーにあるステラ マリス カレッジは、「Good Samaritan Benedictine (善きサマリア人修道会)」 の理念を受け継ぐカトリック系の女子高等学校です。

ステラ マリス カレッジ