AvePoint Online Services の導入により、IT 効 率化推進とエンド ユーザーへの価値提供を実現した Purdue Pharma

クリティカル ニーズ

  • エンド ユーザーによる、SharePoint Online コンテンツのスピーディーなリストア実行 
  • SharePoint Online 環境内でのスムーズなコンテンツの移動
  • サイト ポリシー適用とコンテンツ アーカイブの自動実行

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ハイライト

  • SharePoint Online コンテンツのリストアに必要な時間を 67% 短縮。所要時間が 3 日から 1 日に
  • SharePoint Online 内でのコンテンツ移動・サイト ポリシー適用・コンテンツ アーカイブ等のタスクの自動化により、IT 管理者の作業時間短縮とコンプライアンス・ガバナンスポリシーへの準拠を同時に実現
  • Office 365 運用管理のため、Azure ベースの SaaS プラットフォームを導入
「我々が AvePoint Online Services を選択したのは、 Office 365 運用管理に必要な機能をすべて兼ね備えているとともに、完全クラウド ベースの製品であったためです。このような特徴を兼ね備えているソリューションは他に存在しませんでした。」
Stephen Choolfaian 氏、 シニア IT リード、Purdue Pharma

挑戦

中毒抑制力を持つ疼痛薬に関する研究開発で知られる Purdue Pharma は、従業員間のコラボレーションのために、長年 Microsoft プラットフォームを活用してきました。最近同社は、Microsoft クラウド プラットフォームである Office 365 に移行することに決定しました。

「クラウドへの移行は、コスト削減につながるだけではありません。よりスピーディーにニーズに応えることができるようになります」 と、Purdue Pharma の シニア IT リードであるStephen Choolfaian 氏は語ります。「Office 365 の導入により、スケーラビリティは向上し、モバイル機器からのコンテンツ アクセスも簡単になりました。」

Office 365 において、 SharePoint Online はドキュメントの保存・コラボレーションを実行するチーム サイト、ビジネス ユーザー アプリケーションなどの役割を果たす、重要なシステムです。

さらに、SharePoint Online は、同社がイニシアティブを取って実施している、法機関に対する薬物乱用防止啓発教育プログラムのような取り組みを自動化するワークフロー アプリケーションとしても機能しています。

Purdue Pharma では現在、1,500 名のユーザーが SharePoint Onlineを利用しており、1 テラバイトのコンテンツが SharePoint Online に保存されています。

Office 365 への移行を計画する過程で、Purdue Pharma の管理者は、Office 365 の既定ファイル リカバリー機能では、同社のニーズに対して不十分であると判断しました。

ユーザーが誤ってドキュメント ライブラリを削除した場合、元に戻すためには、サイト コレクション全体を上書きする必要があります。これは、リカバリー ポイント以降の編集内容はすべて消失してしまう、ということを意味します。

「Office 365 のデータ回復は大規模インシデント、もしくは小規模な問題のどちらかに対応するように設定されています。しかし、我々はあらゆるレベルのデータ リカバリーに対応できるシステムを必要としていました」 と同氏は説明します。

同社の管理者は最適なソリューションの調査を始めました。

AvePoint のソリューション

Purdue Pharma が選択したのは、100 % Microsoft Azure ベースの SaaS プラットフォームである AvePoint Online Services (AOS) でした。

「我々が AOS を選択した決め手は、Office 365 運用管理のニーズをすべて満たしており、完全にクラウド ベースであったということでした。他に選択肢はありませんでした」 と、Choolfaian 氏は振り返ります。「設定もスピーディーに完了し、最新の状態に保つためのメンテナンスも必要ありません」

AOS を導入した同社は、当面の課題であった Office 365 のバックアップ・リカバリーの最適化を実現することができました。

さらに AOS の機能により、Office 365 の運用管理のシンプル化とともに、スピーディーなコンテンツ リカバリーを可能にするバックアップ・リストア機能をも手に入れました。

「AOS のモジュールである Cloud Backup を利用すれば、特定時点の状態でドキュメントを取り戻すことができます。Office 365 の既定機能ではこのアクションは不可能であるため、安心して使うことができます」 と Choolfaian 氏は語ります。

Cloud Backup の導入により、数多くのユーザーが生産性の向上を実感することができました。「AOS の導入により、3 日を要した作業が 1 日で済むようになりました」 と同氏は振り返ります。

さらに、AvePoint Online Services を利用することにより、SharePoint Online 内のコンテンツを簡単に移動することが可能になりました。

Purdue Pharma では、進化する情報アーキテクチャへの対応のため、Office 365 内で多量のコンテンツを移動させ るタスクが発生していました。

以前であればインポートとエクスポートなどの煩雑な作業が必要だったこの作業も、シンプルな操作で実行可能となりました。

「情報システムの管理には、再編成や再構築が付き物です」と Choolfaian 氏は語ります。「Cloud Management の機能を利用すれば、コンテンツを選択して必要な場所に移動させるだけで操作が完了します。時間の節約にもなり、ジョブも簡単に完了するため、大変助かっています。」

Purdue Pharma は製薬という、最も内部規制の厳しい業界に属しています。このため、内部・外部のコンプライアンス・ガバナンス ポリシーを遵守することができる情報環境づくりは、同社の IT チームにとって最大の課題となっていました。

特に、同社には一定の SharePoint サイトに格納されたドキュメントのコンテンツを保持するため、バージョン履歴取得をオンにしておかなくてはならないというルールが存在しました。

これに対し、AOS 導入後は、サイトを継続的にモニタリングし、設定・セキュリティ・構成内容にルール違反の変更がされた場合は自動的に変更内容を調整するという機能を活用し、負担を大幅に軽減することができました。

「AOS には、必要なサイトに対してバージョン履歴オンを強制することが可能になる機能が実装されています。このため、Office 365 環境を、コンテンツ管理とストレージに関連する社内規則が守られた状態に保つことができます」 と、同氏は説明します。

将来的には、Purdue Pharma はコンテンツ アーカイブ プロセスの一環として AOS を活用していく計画を立てています。同社の IT 管理者は、「Nintex Workflow を利用し、利用されなくなったサイトを検知」「AOS を利用し、検知したサイトを自動的にAzure ストレージにアーカイブ」 という二段階でアーカイブを実行したいと考えています。

最終結果

AvePoint Online Services の利用により、Purdue Pharma では、データ保護、コンテンツの移動、ポリシーの適用、アーカイブなど、 Office 365 マネジメントに関するすべての課題を 1 つの SaaS ソリューションで解決することができました。

効率化や作業時間の短縮に加えて、同社の IT チームではビジネス ユーザーの要求にスピーディーに対応するという使命を果たすことができました。

「Office 365 の機能ギャップを、AvePoint のツールで解消することが可能になりました」 と Choolfaian 氏は語ります。「AOS のようなサービスは、消火器のような存在です。何らかの事態への対処が必要な状況下で持っていてよかったと思える、何よりも心強い存在といえます。」

顧客紹介 Purdue

Purdue Pharma は医師の共同出資による民間企業であり、高品質な医薬品で医療を進歩させることを社命としています。同社は、独立関連会社ネットワークの一角を担っています。

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