Prudential Financial、Microsoft Teams の乱立・拡大を AvePoint Cloud Governance でコントロール

クリティカル ニーズ

  • Microsoft Teams および SharePoint サイトのコントロール
  • IT 部門の負荷軽減
  • Office 365 グループの所有権・アクセス権限レポートのスピーディーな生成

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  • Prudential Financial
  • 顧客ロケーション ニュージャージー州ニューアーク
  • 業界 金融
  • プラットフォーム Office 365
  • AvePoint ソリューションCloud Governance

ハイライト

  • Microsoft Teams の乱立を、作成時の自動チケット サービスで防止
  • 自動更新ポリシーで、サイトと Microsoft Teams の責任者を明確化
  • 従来は手入力で行っていた SharePoint サイトと Microsoft Teams の払い出しリクエスト対応所要時間を、週 35 時間から 3 時間に大幅短縮
AvePoint にたどり着くまで、4 社に POC を依頼し、分析を行いましたが、AvePoint のソリューションは最も理にかなったものであると考えました。レポートやガバナンス、運用管理などの 各方面を強化したかったのですが、AvePoint のガバナンス ソリューションは、そのすべてに対応していた唯一の製品でした。
Robert Young 氏 IT エンジニア、Prudential Financial

顧客紹介

米国・アジア・ヨーロッパ・ラテン アメリカで事業を展開する Prudential Financial は、生命保険・年金・老後保障関連サービス・相互ファンド・投資管理などの幅広いサービスを顧客に提供しています。

フォーチュン 500 に名を連ねる同社は、Office 365 の導入後、目覚ましい成長を経験しました。同社は Office 365 で約 63,000 シートを保持しており、SharePoint Online 環境には 5 TB、OneDrive for Business には 17 TB のデータがそれぞれ格納されています。

挑戦

Office 365 移行以前から、Prudential のオンプレミス環境には約 400 件のサイト コレクションが存在しており、管理が追い付かない状況が発生していました。クラウドへの移行後、状況は悪化の一途をたどり、Office 365 の利活用に支障をきたす事態にまで発展していました。

「毎週少なくとも 25 件の Teams、10 件の SharePoint Online サイトの作成リクエストを受け取っており、IT チームの業務増加が課題となっていました」 と、同社で ITエンジニアを務める Robert Young 氏は振り返ります。

結果として、同社はデジタル ワークスペースの払い出しを効果的に実行でき、レポート機能を備えたガバナンス ソリューションの導入を決定し、ツールについての広範かつ綿密な調査を実施しました。

「AvePoint にたどり着くまで、4 社に POC を依頼し、分析を行いましたが、AvePoint のソリューションは最も理にかなったものであると考えました」 と Young 氏は語ります。

「レポートやガバナンス、運用管理などの各方面を強化したかったのですが、AvePoint ガバナンス ソリューションは、そのすべてに対応していた唯一の製品でした。」

AvePoint のソリューション

AvePoint Cloud Governance では、Microsoft Teams に代表されるような Office 365 モジュール上で利用できる、ほぼすべてのポリシーやプロセス等の作成を、セルフ サービス形式のフォーム上から実行可能です。

「当社のすべての新チームや SharePoint Online サイトは、Cloud Governance で作成されています。IT チームへのリクエスト用にチケット作成システムを用意しており、エンド ユーザーはここで申請内容を入力して送信するだけです。このシステムがあることで、承認や作成をコントロールしながら実行することができます」 と Young 氏は説明します。

AvePoint Cloud Governance には、Microsoft Teams や SharePoint Online サイトなどの情報環境において、命名規則やライフサイクル管理、権限管理、所有者管理など、重要なガバナンス コンポーネントが遵守されている状態を維持する機能が実装されています。

Prudential は、まずシンプルな機能から利用を開始しましたが、すぐに AvePoint Cloud Governance の絶大な効果を実感することができました。同社は今後、より詳細なガバナンス ポリシーの設定のためにも AvePoint Cloud Governance を活用していく予定です。

「まだ比較的単純な機能だけを利用している段階ですが、今後はより複雑な機能を展開する計画を立てています。現在のところ、当社のすべてのサイトは PII (個人識別情報) や機密情報を含んでいるものとして 『社内のみでの利用』 に限定していますが、今後は含まれている情報の機密レベルに従ったポリシーを策定することを考えています」 と Young 氏は説明します。

「Microsoft Teams に関しては、現在は払い出しリクエストを全社共通で利用しており、全員が 50 GB を上限としてチームの作成をリクエストできます。これに加え、役職がディレクター以上のメンバーに関しては、自動的に作成承認が実行されるシステムとなっています。」

また、Prudential では現在、外部ユーザーとのコラボレーション強化のため、AvePoint Cloud Governance の機能を利用してゲスト アクセスを許可する計画を策定中です。

「これ以外にも、外部サイトを作成してベンダーと共同作業を行うことを考えていますが、言うまでもなく、このようなサイトは厳密に管理する必要があります。当社の内部ユーザーは、自分自身でゲスト ユーザーを追加する操作は許可していないため、IT 部門や上長が承認する形式で運用しています」 と Young 氏は説明します。

加えて Prudential では、サイトやチームに対して自動更新ポリシーを適用し、責任者を明確化しています。「当社では、サイトとチームに対して AvePoint Cloud Governance で更新管理ポリシーを設定しています」 と Young 氏は語ります。「特定のサイトの責任者が誰なのかという問い合わせも増加しており、ポリシー設定、そ
して簡単に利用できるレポート機能で、サイトに特定のメンバーが責任を持つという 『所有者』 の概念が浸透しやすくなったと感じています」

北米テナントで AvePoint Cloud Governance が大きな成果を挙げたこともあり、同社はグローバル規模での展開を計画しています。「例えば当社の日本テナントは、グローバルとは別テナントです。日本では Office 365 を完全にロールアウトしており、加えて北米での利用法に従って AvePoint Cloud Governance を利用しています」 と Young 氏は説明します。

最終結果

AvePoint Cloud Governance の機能を利用した Prudential は、Microsoft Teams のスピーディーな導入・利活用促進と IT 部門のタスク処理所要時間の両立に成功しました。

「AvePoint Cloud Governance は、当社の Microsoft Teams 導入をスピーディーにしてくれたばかりでなく、安心して使いこなす自信を与えてくれました」 と Young 氏は語ります。「常にステータス アップデートを得られるなど、技術サポートも申し分なく、大変満足しています。」

会社概要

AvePoint は、デジタル トランスフォーメーションを目指す企業・組織に、Office 365 ソリューションの移行·導入サービスと補完製品を全方向的に提供するソリューション ベンダーです。

「情報プラットフォーム利活用の推進」「働き方改革」「TCO 削減」 など、業種・業界に応じたニーズを、全世界 16,000 組織・600 万人のユーザーに提供しています。