AvePoint のソリューション

二人は様々なソリューションを検討した結果、AvePoint の DocAve ソフトウェア ソリューションの採用を決定します。DocAve ツールは、それぞれ独自に展開可能な 30 以上のモジュールとそれ を統合するブラウザ ベースのインターフェイスから成るソフトウェア プラ ットフォームです。DocAve は全体で機能する統合的な構造を持 ちながらも、それぞれのモジュールを単体で購入、展開することも可 能です。このように SharePoint 管理のためのツールが統合された DocAve を選択した Prairie South 教育委員会は、組織の環 境で抱えていた様々な問題をこのプラットフォームによって解決できる と期待します。「私たちが DocAve を選んだのは、実は AvePoint 営業チームの対応が非常に良かったこともありました。しかしそれ以 上に驚いたのは、このソフトウェアのインストールが非常にシンプルで スムーズだったことです」 Burkholder 氏は話します。「マニュアルな どのドキュメントも、非常に見やすく正確で、インストール手順の確認 の際に役立ちました」

DocAve の導入が無事に完了してすぐ、担当者は SharePoint 環境の管理のためにプラットフォームの使用を開始しました。彼らが まず使い始めたのは DocAve 監査マネージャーです。このモジュー ルは、 SharePoint 上の利用状況や検索、セキュリティの変更な ど、すべてのアクションに対する追跡調査や記録などの機能を提供し ます。環境内にプランを展開する際にエンドユーザー使用の障害と なるような問題が発生し、その結果プラットフォームがなかなか浸透 しないという問題を抱えていた Prairie South の環境にとって、監 査マネージャーは非常に有効なモジュールでした。

「DocAve を導入した結果、ユーザーがどのようにデータにアクセスして いるかが分かるようになりました。そのおかげで私たちは環境に合わせた プランを作成し、ソリューションや環境の構造をできるだけ直感的に使 えるように調整することができるようになったのです」 Patterson 氏は 話します。「もし問題を抱えるユーザーがいたら、すぐにそのユーザーが より使いやすくなるような変更を加えることができます。たとえば、タイム シートにアクセスしようとするときにたくさんのページに飛ばされて複雑な 手順が求められるということがあれば、それは最善のパフォーマンスでは ありません。そこで何かしら修正が必要だと考えれば、より使いやすいよ うな操作に作り替えることもできます」

また、Prairie South 教育委員会では、SharePoint 管理の改善 に向けて DocAve コンテンツ マネージャーの導入も決定します。コン テンツ マネージャーは、ファーム間での SharePoint コンテンツのコピ ーや移動、整理などをシームレスに実行するツールです。この機能は 特に、テスト環境で新しく作成したサイトなどを本番環境へ移すときに 役立ったといいます。既定の SharePoint ではこのような機能が備わ っていないため、もし既定のままでこの作業を行おうとした場合、テスト 環境内に作成したサイトを本番環境に手動で再度構築する必要が あるためです。作成するサイトが複雑な構成になる場合、このプロセス は非常に時間がかかるものとなってしまいます。「コンテンツ マネージャ ーを使えば、このようにテスト環境から本番環境へサイトをコピーすると いう作業はわずか数分で終わらせることができます」 Burkholder 氏 は話します。「このおかげですべてのデータを簡単に本番環境へ移動 することができますし、何よりも手動で再作成する場合の人的ミスやエ ラーが起こる可能性を最小限に抑えることができるのです」 さらに、組 織の役職などの変更が比較的多く発生する Prairie South 教育 委員会では、一年に一度の組織内監査の結果に基づくコンテンツや セキュリティのサイト間移動の際に DocAve の機能が役に立つといい ます。

Burkholder 氏と Patterson 氏が抱えていたもう一つの課題は、 SharePoint ガバナンスの問題でした。「私たちは既定の機能を使用してガバナンスを強化する方法を考えましたが、各ユーザーにセキュリテ ィや権限を手動で設定していくのは、単純に時間がかかりすぎるという 問題がありました」Patterson 氏は話します。

この問題を解決したのが DocAve 管理センターでした。管理センター を使用することで管理者は環境内のユニバーサルなコントロールを得る ことができ、セキュリティや設定の管理において適切なガバナンス ポリシ ーを敷くことが可能になります。ここで設定した構成やセキュリティ権限は、Web アプリケーションやサイト、フォルダー、リストなどすべてに一括 で適用できるため、効率的な更新を最小限のリスクで実行できるので す。

「DocAve を導入してから、環境内の作業が本当に楽になりまし た」 Burkholder 氏は語ります。「一度ガバナンス プランを徹底的 に作成してしまえば、あとは DocAve がそのポリシーを環境内に適 用してくれます。権限の設定や更新は、わずか数秒で完了しまし た。同じことを既定機能で行っていた時は数時間かかっていたことを 考えれば、大きな変化ですね」

さらに DocAve バイナリ ストアを活用することで、組織の環境が将 来的に成長する際の方向性を形作ることもできます。コンテンツ DB の容量を 200 GB 以下に抑えるため、管理者はバイナリ ストアを 使用して、1MB を超える BLOB データを外部の SAN ストレージ へ外部化し、高価な SQL サーバーの最適化を実現しました。「私 たちの環境の現在の成長率を鑑み、私たちは SharePoint 上の データがいずれテラバイト レベルに達すると予測しました」 Burkholder 氏は話します。「DocAve が提供するのは、BLOB データを圧縮して外部にオフロードすることで、ストレージの負担を軽 減して組織内環境の将来的なスケールアップを図るという機能で す。このツールで処理されたデータはどこに保管していても使用には 全く影響がなく、エンドユーザーはすべてのデータに対し SharePoint を経由してアクセスすることが可能です。バイナリ スト アのインストールと初期構成はわずか数分で完了しました。これに対 して SharePoint 既定の RBS 機能などは非常に複雑で時間も かかります」

また、DocAve のインストールの際や実際に使用するときなど、彼ら は AvePoint のグローバル技術サポートをリアルタイムに活用するこ とができたといいます。AvePoint グローバル技術サポートは 24 時 間体制で対応可能 (注：日本ではこのサービスは行っておりませ ん) なため、Prairie South 教育委員会の環境で問題が発生す ればすぐに連絡することができました。「AvePoint のサポートは、私 たちにとって非常に助けになってくれました」 Patterson 氏は話しま す。「私たちが連絡を取る度に彼らは徹底的に問題を調べ、解決す るまで丁寧に対応してくれるので、とても頼もしく思っています」