Prairie South 教育委員会、DocAve により SharePoint 管理を効率化し、SQL ストレージ使用を200 GB 以下まで削減

クリティカル ニーズ

  • SharePoint 上でのすべての作 業の追跡・記録
  • テスト環境と本番環境間でのサ イト複製を含めた SharePoint コンテンツの迅速な移動
  • 権限の一括適用
  • 1 MB を超えるファイルの SAN ストレージへの外部化

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  • Prairie South 教育委員会
  • 顧客ロケーション カナダ サスカチュワン州
  • 業界 教育
  • プラットフォーム SharePoint 2010
  • AvePoint ソリューション

    ストレージ マネージャー

    管理センター

    コンテンツ マネージャー

ハイライト

  • 適切なプランの展開とプラットフォーム活用を促進するため、エンドユーザーの SharePoint 使用を監査
  • 複雑なサイトでもわずか数分でテスト環境と本番環境間での複製が可能になり、既定機能 と比較して数時間もの作業時間の削減を実現
  • 既定機能では数時間かかっていた一括権限更新を、わずか数秒で実行
  • 1 MB を超えるファイルを外部 SAN ストレージへとオフロードし、 SQL ストレージ内の使用 量を 200 GB までに抑えることで、SharePoint 内で大規模ファイルを使用するエンドユー ザーをサポート
“私たちの環境は今後も拡大し、SharePoint ユーザー数も増えて行くでしょう。DocAve がエンドユーザーのエクスペリエンスを向上し、プラットフォーム管理にかかる時間を削減することで、環境の方向性を導いてくれると信じています”
Chad Burkholder データベース管理者 Prairie South 教育委員会

挑戦

サスカチュワン州では広大な面積に学校が散在しているということもあり、Prairie South 教育委員会に所属するメンバーの多くは都市から離れた地方部に居住しています。このように各地に散らばったスタッフをまとめ、日常業務をこなすための中央プラットフォームを構築するため、 Prairie South 教育委員会では Microsoft SharePoint 2010 を導入し、エンドユーザーとのコラボレーションや組織内イントラネットのプラットフォームとして活用することを決定しました。

Prairie South 教育委員会の SharePoint 環境は、テスト用ファームを備えた本番環境に加え、仮想 Web フロントエンド サーバーと SQL サーバーが一台ずつという構成となっています。こ の環境では初期段階で既に約 1,100 人のエンドユーザーがおり、そのうちほとんどが閲覧権限のみを持つユーザーでした。投稿権限を持つのはわずか 10 人ほどでしたが、Prairie South 教 育委員会では将来的にこの人数を増やしていくことを考えていました。

他の組織での SharePoint 環境と同様に、Prairie South 教育委員会でも始めのプラットフ ォーム導入作業は非常に慎重に行われました。SharePoint の導入を初めて担当することになったデータベース管理者 Chad Burkholder と、プログラマー アナリスト Blsit Patterson 氏 は、まず SharePoint の長所・短所など、あらゆる情報を得ようと考えました。

しかし、彼らはこの作業専任で当たるというわけではなく、二人とも 普段抱える通常業務の傍ら導入作業を進めるというのが現状でした。このためプラットフォームの管理を行うにはあまりにも時間が限られていたのです。二人は導入を始めてすぐ、特にエンドユーザーへの展開やメンテナンス、ガバナンス、拡張性といった点を考えると、 SharePoint の既定機能を使用しただけの作業では時間がかかり過ぎてしまうということに気づきます。既定の機能だけでは、例えばサ イト権限の管理やテスト環境・本番環境間のサイトの移動などとい ったシンプルな作業でも、大変な労力がかかるだけでなく完了までに 何時間も費やさなければならないという問題が発生してしまうので す。

彼らにとって、作業時間を短縮することは非常に重要な課題でした。かといって SharePoint 専任の管理者を雇うのは組織から見 ても現実的な案とは言えません。そこで Burkholder 氏と Patterson 氏は、彼らが抱える問題を解決するため、サードパーテ ィーのソフトウェア ソリューションを探し始めることになります。

AvePoint のソリューション

二人は様々なソリューションを検討した結果、AvePoint の DocAve ソフトウェア ソリューションの採用を決定します。DocAve ツールは、それぞれ独自に展開可能な 30 以上のモジュールとそれ を統合するブラウザ ベースのインターフェイスから成るソフトウェア プラ ットフォームです。DocAve は全体で機能する統合的な構造を持 ちながらも、それぞれのモジュールを単体で購入、展開することも可 能です。このように SharePoint 管理のためのツールが統合された DocAve を選択した Prairie South 教育委員会は、組織の環 境で抱えていた様々な問題をこのプラットフォームによって解決できる と期待します。「私たちが DocAve を選んだのは、実は AvePoint 営業チームの対応が非常に良かったこともありました。しかしそれ以 上に驚いたのは、このソフトウェアのインストールが非常にシンプルで スムーズだったことです」 Burkholder 氏は話します。「マニュアルな どのドキュメントも、非常に見やすく正確で、インストール手順の確認 の際に役立ちました」

DocAve の導入が無事に完了してすぐ、担当者は SharePoint 環境の管理のためにプラットフォームの使用を開始しました。彼らが まず使い始めたのは DocAve 監査マネージャーです。このモジュー ルは、 SharePoint 上の利用状況や検索、セキュリティの変更な ど、すべてのアクションに対する追跡調査や記録などの機能を提供し ます。環境内にプランを展開する際にエンドユーザー使用の障害と なるような問題が発生し、その結果プラットフォームがなかなか浸透 しないという問題を抱えていた Prairie South の環境にとって、監 査マネージャーは非常に有効なモジュールでした。

「DocAve を導入した結果、ユーザーがどのようにデータにアクセスして いるかが分かるようになりました。そのおかげで私たちは環境に合わせた プランを作成し、ソリューションや環境の構造をできるだけ直感的に使 えるように調整することができるようになったのです」 Patterson 氏は 話します。「もし問題を抱えるユーザーがいたら、すぐにそのユーザーが より使いやすくなるような変更を加えることができます。たとえば、タイム シートにアクセスしようとするときにたくさんのページに飛ばされて複雑な 手順が求められるということがあれば、それは最善のパフォーマンスでは ありません。そこで何かしら修正が必要だと考えれば、より使いやすいよ うな操作に作り替えることもできます」

また、Prairie South 教育委員会では、SharePoint 管理の改善 に向けて DocAve コンテンツ マネージャーの導入も決定します。コン テンツ マネージャーは、ファーム間での SharePoint コンテンツのコピ ーや移動、整理などをシームレスに実行するツールです。この機能は 特に、テスト環境で新しく作成したサイトなどを本番環境へ移すときに 役立ったといいます。既定の SharePoint ではこのような機能が備わ っていないため、もし既定のままでこの作業を行おうとした場合、テスト 環境内に作成したサイトを本番環境に手動で再度構築する必要が あるためです。作成するサイトが複雑な構成になる場合、このプロセス は非常に時間がかかるものとなってしまいます。「コンテンツ マネージャ ーを使えば、このようにテスト環境から本番環境へサイトをコピーすると いう作業はわずか数分で終わらせることができます」 Burkholder 氏 は話します。「このおかげですべてのデータを簡単に本番環境へ移動 することができますし、何よりも手動で再作成する場合の人的ミスやエ ラーが起こる可能性を最小限に抑えることができるのです」 さらに、組 織の役職などの変更が比較的多く発生する Prairie South 教育 委員会では、一年に一度の組織内監査の結果に基づくコンテンツや セキュリティのサイト間移動の際に DocAve の機能が役に立つといい ます。

Burkholder 氏と Patterson 氏が抱えていたもう一つの課題は、 SharePoint ガバナンスの問題でした。「私たちは既定の機能を使用してガバナンスを強化する方法を考えましたが、各ユーザーにセキュリテ ィや権限を手動で設定していくのは、単純に時間がかかりすぎるという 問題がありました」Patterson 氏は話します。

この問題を解決したのが DocAve 管理センターでした。管理センター を使用することで管理者は環境内のユニバーサルなコントロールを得る ことができ、セキュリティや設定の管理において適切なガバナンス ポリシ ーを敷くことが可能になります。ここで設定した構成やセキュリティ権限は、Web アプリケーションやサイト、フォルダー、リストなどすべてに一括 で適用できるため、効率的な更新を最小限のリスクで実行できるので す。

「DocAve を導入してから、環境内の作業が本当に楽になりまし た」 Burkholder 氏は語ります。「一度ガバナンス プランを徹底的 に作成してしまえば、あとは DocAve がそのポリシーを環境内に適 用してくれます。権限の設定や更新は、わずか数秒で完了しまし た。同じことを既定機能で行っていた時は数時間かかっていたことを 考えれば、大きな変化ですね」

さらに DocAve バイナリ ストアを活用することで、組織の環境が将 来的に成長する際の方向性を形作ることもできます。コンテンツ DB の容量を 200 GB 以下に抑えるため、管理者はバイナリ ストアを 使用して、1MB を超える BLOB データを外部の SAN ストレージ へ外部化し、高価な SQL サーバーの最適化を実現しました。「私 たちの環境の現在の成長率を鑑み、私たちは SharePoint 上の データがいずれテラバイト レベルに達すると予測しました」 Burkholder 氏は話します。「DocAve が提供するのは、BLOB データを圧縮して外部にオフロードすることで、ストレージの負担を軽 減して組織内環境の将来的なスケールアップを図るという機能で す。このツールで処理されたデータはどこに保管していても使用には 全く影響がなく、エンドユーザーはすべてのデータに対し SharePoint を経由してアクセスすることが可能です。バイナリ スト アのインストールと初期構成はわずか数分で完了しました。これに対 して SharePoint 既定の RBS 機能などは非常に複雑で時間も かかります」

また、DocAve のインストールの際や実際に使用するときなど、彼ら は AvePoint のグローバル技術サポートをリアルタイムに活用するこ とができたといいます。AvePoint グローバル技術サポートは 24 時 間体制で対応可能 (注:日本ではこのサービスは行っておりませ ん) なため、Prairie South 教育委員会の環境で問題が発生す ればすぐに連絡することができました。「AvePoint のサポートは、私 たちにとって非常に助けになってくれました」 Patterson 氏は話しま す。「私たちが連絡を取る度に彼らは徹底的に問題を調べ、解決す るまで丁寧に対応してくれるので、とても頼もしく思っています」

最終結果

Burkholder 氏と Patterson 氏にとっては SharePoint 関連の作業はメインの業務ではなかったこともあり、Prairie South 教育 委員会の環境に DocAve を導入できたことは、作業時間を短縮 できただけでなく、エンドユーザーのパフォーマンス向上や環境のスケ ールアップという点においても非常に大きなプラスになったといいます。

近い将来、Prairie South 教育委員会では生徒たちにプラットフォ ームへのアクセスを付与することを検討しています。これが実現すれば エンドユーザー数は 8,000 を超え、環境の規模も指数関数的に増加することが予測されます。このような状況にあって、環境における DocAve の重要性は今後も増していくでしょう。「私たちの環境は今後も拡大し、SharePoint ユーザー数も増えて行くと思います。 DocAve がエンドユーザーのエクスペリエンスを向上し、プラットフォーム 管理にかかる時間を削減することで、環境の方向性を導いてくれると信じています」 Burkholder 氏は話します。

顧客紹介 Prairie South 教育委員会

Prairie South 教育委員会は、19 の都市・地方コミュニティーで形成され、1,400 人のスタッ フと 6,700 人の生徒を抱える団体です。2006 年1月、既存の7つの教育委員会が合併す る形で誕生した Prairie South 教育委員会の管轄は、サスカチュワン州中南部、32,747 平 方メートルという広大な範囲におよびます。

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