Microsoft® SharePoint® Online 環境のバックアップ・ リストア・強力な運用管理コントロールを DocAve Online® で手に入れた PartyLite Europe Technology

クリティカル ニーズ

  • SharePoint Online 利用率向上・ドキュメント増加にともなうSharePoint Online コンテンツの高可用性確保
  • SharePoint Online でのコンテンツ再構築
  • 権限管理のシンプル化

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ハイライト

  • 自社ニーズに最適のスケジュールで増分・プラットフォーム バックアップを自動実行。誤削除されたコンテンツも、メタデータ等も含めた完全形で復旧可能に
  • サイト/サイト コレクション間でのコンテンツの移行・コピーを、メタデータを保持したまま実行可能に
  • ロールを引き継ぐ新しいユーザーへの権限クローンが可能になったことにより、引き継ぎ作業の手間と時間を削減
「SaaS ソリューションである DocAve Online の導入により、いつでも・ どこからでも単一のプラットフォームから SharePoint Online を多面的に 管理することが可能になりました」
Patrick Lampert 氏 ネットワーク管理者 PartyLite Europe Technology

挑戦

PartyLite Europe Techonology の経営陣は、チーム コラボレーションおよびメール用にオンプレミス ソリューションを使用することの限界に気づいていました。同社は各国でビジネスを展開しており、スタッフの勤務国は世界 24 ヵ国に及びます。

IT 管理者のメンテナンス・運用管理による負担を軽減し、ヨーロッパにおけるすべてのユーザーに対して使用可能なサービスを提供するため、PartyLite Europe Techonology は Microsoft クラウドの導入を決定しました。

新しく導入された Microsoft Office 365 (Exchange Online および SharePoint Online) では、異なる国に点在する従業員もスムーズに PartyLite Europe Techonology にアクセスすることができます。「我が社では、すべての従業員に対して構造化されたプラットフォームを提供することにしました。目的は情報の検索、ビジネス プロセス コンプライアンス、コラボレーションでした」 と、PartyLite Europe Technology ネットワーク管理者である Patrick Lampert 氏は説明します。「クラウド導入で、より柔軟な勤務時 間を導入することができました。また、どのようなデバイスからでも会社のデータにアクセスできるため、自宅での勤務を認めることができました。」

IT 部門の通常業務も、SharePoint Online の導入によって大きな影響を受けました。アップデートのフォローアップやテクニカル メンテナンスを実行する必要が解消されたため、IT 管理者がより重要な業務に集中できるようになったためです。

「バックエンドで実行する必要のある業務は確実に減少しました」 と、Lampert 氏は語ります。「プロセスをスムーズに実行することを可能にしてくれるイントラネットの設定に、より多くの時間を割くことができるようになりました。」

PartyLite Europe Technology の SharePoint Online を主導したのは、同社の欧州チームでした。イントラネットの先行導入が行われた欧州オフィス (250 ユーザー) の評価が非常に高かったため、対象をグローバル オフィスに拡大することが決定されました。

「我々の環境は 120 ギガバイト (GB) まで拡大しましたが、今後数年のうちに更に 3 倍の上昇が予測されています」 と、Lampert 氏は語ります。

「全社が SharePoint Online に移行することになれば、ドキュメントを作成・編集するユーザーも増加します。これにともなって誤操作の可能性が高まるのではないかとの懸念があり、データを最小単位でバックアップできるソリューションを求めていました。」

もうひとつの懸念となっていたのが、SharePoint の管理でした。IT 管理者がユーザーをサポートするために会社のイントラネットを構築していくにつれ、環境を再建築する必要が自然に生じます。

「SharePoint Online の既定機能には、コンテンツを 1 件のサイトから別のサイトへコピー・移動するシンプルな方法は存在しません」 と、Lampert 氏は語ります。「別のサイトでコンテンツを再作成する機能が欲しいと考えていました。さらに、ユーザーの増加後の運用管理を考え、権限を一括管理する簡単な方法がないかを模索していました。」

AvePoint のソリューション

エンタープライズ クラウド戦略の一環として、PartyLite Europe Technology は DocAve Online の導入を決定しました。

DocAve Online は Azure 上にホストされる Office 365 向け SaaS ソリューションです。DocAve Online は AvePoint Online Services モジュールの一部を構成しています。インストールも、エージェントを用意する必要もない DocAve Online を使用することにより、管理者は、従業員が SharePoint Online にアクセスするのと同じ方法で、いつでも・どこからでもプラットフォームを管理することができます。

「IT 管理者は、必要に応じて、どこからでもデータにすぐアクセスすることができます」 と、Lampert 氏は語ります。「Office 365 と同様、DocAve Online も常に最新バージョンが使用できるため、更新を実行する必要もなく、手間を解消することができます。」

PartyLite Europe Technology IT チームは、DocAve Online の持つ柔軟なバックアップ機能を使用することにより、自社のニーズに合わせて、スケジュールおよび保持ルールを作成することに成功しました。

同社では、自動バックアップ ジョブを毎晩、プラットフォーム レベルのバックアップを週に 1 回、増分ジョブを週に 4 回というスケジュールを組み、自動実行しています。

「DocAve Online をバックアップ ソリューションとして使用することにより、スタッフが作業を実行する手間が解消され、大きな利益を得ています」 と、Lampert 氏は語ります。「DocAve Online がメタデータを保持しているため、クラウドでコンテンツをリストアする必要があっても、データの整合性が保証されます。」

クラウド バックアップ管理のシンプル化成功に加え、法的データ保持要件準拠関連作業も楽になりました。ここでも、DocAve Online が活躍しています。

「ドイツの法律では、最大 10 年間分の財務およびメール データを保持し、通常バックアップの証拠を提供することが組織に対して義務付けられています」 と、Lampert 氏は語ります。「このような監査にも、DocAve Online によるバックアップ ジョブの記録を使用することで対応できます。」

また、PartyLite Europe Technology は、DocAve Online のコンテンツ管理機能を使用し、SharePoint Online コンテンツの本番環境展開機能の強化を実現しました。

「DocAve Online には、テスト環境でサイト コレクションやサブ サイトなどを開発し、本番環境へのコピーや移動を実行することができる機能があります」 と、Lampert 氏は語ります。「コンテンツをメタデータ等も含め、完全な形でコピーすることが可能になり、作業時間を大幅に短縮することができました。」

DocAve Online は、新しいユーザーへの SharePoint Online アクセス権限の割り当て時間削減にも活用されています。管理者は、個別のサイトやサイト コレクションに対して手動で権限を設定する必要なく権限をクローンし、別のユーザーにそのまま付与することができます。

「DocAve Online の管理機能を使用することで、権限の一括管理が実現しました」 と、Lampert 氏は語ります。「従業員が離職し、該当の業務を引き継ぐ従業員に権限を割り当てる場合などに、有効に利用しています。」

最終結果

DocAve Online の導入により、PartyLite Europe Technology IT チームは既定の SharePoint Online では対応していない SharePoint Online バックアップ、リストア、コンテンツ管理、権限管理など、数多くの機能を手に入れました。IT管理者は、最小単位・完全バックアップ両方を使用し、ニーズに 応じて種類を使い分け、柔軟な運用管理を実現しています。

また、DocAve Online の導入により、メタデータを保持したまま SharePoint Online 間でコンテンツの移動・コピーを簡単に実行可能になったため、展開時に管理者が実行する作業の時間が大幅に削減されました。

「私たちはクラウドを重視しています」 と、Lampert 氏は語ります。「SaaS ソリューションである DocAve Online では、ラップトップとブラウザーさえあれば、いつでも・どこからでも単一のプラットフォームから SharePoint Online を多面的に管理することができます。このフレキシブルさには助けられています。」

顧客紹介 PartyLite

PartyLite Europe Technology は、キャンドルなどのホーム アクセサリーの直接販売業者であり、業界を代表する規模のビジネスを展開しています。また、これらの商品の取り扱いによって収益を上げるビジネス チャンスも提供しています。

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