Microsoft Office 365 に移行した NTUC First Campus、ユーザーに最先端のイントラネットを提供す るために AvePoint Client Services を利用

クリティカル ニーズ

  • レガシー システム刷新・クラウド ベースのイントラネット構築
  • SharePoint 2007 から SharePoint Online への直接移行
  • 新システムに移行時のユーザー負担軽減・移行後の利活用支援

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  • NTUC First Campus
  • 顧客ロケーション シンガポール
  • 業界 教育
  • プラットフォーム SharePoint Online
  • AvePoint ソリューションAvePoint の移行ツール

ハイライト

    • Office 365 の最新テクノロジーを援用し、バイリンガルで利用できるイントラネット環境を構築、ユーザーの利便性・コラボレーションの向上に貢献
    • SharePoint 2007 から Office 365/SharePoint Online へ、データの要不要を決定した上で直接 480 GB のコンテンツを移行し、一般業務に対する悪影響・混乱を抑制
    • 約 3,500 名のエンド ユーザーに対する新イントラネットと広報をサポート、新イントラネットの利活用を促進
「AvePoint のチームは、エンド ユーザーにとって必要な環境や支援を提供することを常に目指していました。Office 365 スタッフ ポータルのアップグレードにはじまり、プロジェクト期間中を通じてプロジェクトを支えてくれました。AvePoint の専門スタッフ陣は、移行がスケジュール通り・予算内で完了できるよう、サポートを提供してくれました。」
Daniel Chua 氏 カスタマー サービス・オペレーション グループ担当者、NTUC First Campus

挑戦

現代のオフィス環境で働く職員にとって、イントラネットは重要なツールです。

シンガポールに約 150 箇所の拠点を持つ 3500 名以上の 職員も、SharePoint 2007 をベースに構築されたイントラネットである CampusNet を 6 年間利用してきました。

しかし、一定期間が経過したことにより、同組織は新システムの導入を検討する必要に迫られました。NFC のカスタマー サービス・オペレーション グループ担当者である Daniel Chua 氏は、「拡大したニーズ、そしてモバイル機器に対応したシステムが必要でした」 と語ります。

「ユーザーは、CampusNet の検索能力には限界があり、時間がかかりすぎると感じていました。また、モバイル機器を利用したユーザー エクスペリエンスにも改善の必要がありました。」

加えて、CampusNet は英語にのみ対応しており、中国語を母語とするスタッフの利用が困難でした。ポータルから必要な情報を探すために、同僚の助けを借りる必要のある職員もいました。

Chua 氏は、「オンプレミス製品では、イントラネットのアップグレードはコストが高く、我々のカスタム ウェブ部門も新しいアップデートにいつでも対応できるとは限りませんでした」 と振り返ります。「また、モバイル機器でイントラネットをより便利に利用できるようにしたいという要望もありました。」

イントラネットをアップグレードするにあたって、NFC はクラウドに移行することを決定し、移行先環境として Office 365 –SharePoint Online を選択しました。既に Exchange Online を利用していた同組織は、Office 365 で利用でき
る他のモジュールの活用に目を向けました。

Chua 氏は、「Office 365 では各ユーザーの OneDrive for Business に 1 TB の個人用ストレージが割り当てられます。オンプレミス製品で同じことをすると、非常にコストがかかります」 と説明します。

「また、Microsoft SharePoint Online の定期的なアップデートによって、モバイル機器により対応した環境にすることができることも分かりました。」

しかし、SharePoint 2007 から SharePoint Online に直接移行することは不可能であり、アップグレードには困難が伴うことが判明しました。よりユーザー フレンドリーなイントラネットを新しく構築する必要があったこともあり、NFC は Microsoft パートナーのサポートを受けることにしました。

AvePoint のソリューション

NFC は Office 365 ベースのイントラネット ポータル新規構築・SharePoint Online 移行のプロジェクトを担当する企業を複数検討し、AvePoint を選択しました。

Chua 氏は、「AvePoint は、現行の NFC のイントラネットがどのような位置付けで機能しており、新環境はどのような方向性を目指して構築していくべきか、大変分かりやすくデモンストレーションをしてくれました」 と語ります。

「AvePoint のチームがプレゼンした反復型開発手法は、ユーザーとステークホルダーまで一体となった導入に最適であると感じました」

AvePoint は、分析・ソリューション デザイン・UI/UX デザイン・データ移行・実装に至るまで、NFC のイントラネット構築を全方向的にサポートしました。Chua 氏は、「AvePoint のチームは、エンド ユーザーにとって必要な環境や支援を提供することを常に目指していました」 と振り返ります。

「Office 365 スタッフ ポータルのアップグレードにはじまり、プロジェクト期間中を通じてプロジェクトを支えてくれました。AvePoint の専門スタッフ陣は、移行がスケジュール通り・予算内で完了できるよう、サポートを提供してくれました」

AvePoint のチームは 480 GB のデータを SharePoint 2007 から Office 365 に直接移行するために、自社の DocAve 製品を全面的に利用することにしました。データ移行を効率的かつ、業務の支障にならない営業時間外に行うために、AvePoint はユーザーとともに、どのデータを移行する必要があるのか識別し、絞り込みを行いました。

Chua 氏は、「AvePoint が移行作業をすべて実行してくれたおかげで、負担は大幅に軽減しました」 と振り返ります。

NFC の Office 365 の新しいイントラネット環境を構築するにあたって、同組織のニーズにこたえるため、AvePoint は SharePoint Online の特長を利用しました。

スタッフの交流を活性化: 組織的アップデートのハブ・フォトギャラリーを利用したソーシャル メディア フィード・相互関連するアプリへのリンクをカスタマイズしたインターフェイス

コラボレーションの実現: ネットワーク・プロジェクト サイト・共同編集などの機能を活かした共同作業を可能に

スタッフの業務効率化: 必要な情報にすぐアクセスできるよう、検索機能を強化

中国語を話すユーザーに対応するため、AvePoint はユーザーが自分の Active Directory プロフィールに基づいて表示言語を設定できるバイリンガル環境を構築しました。

移行プロジェクトが完了した後、AvePoint は NFC による新しい CampusNet の公開をサポートしました。その直後に行われたフィードバックの結果は良好でした。

Chua 氏は、「ユーザーからは 『ドキュメントの検索が簡単になった』 と好評でした。また、新システムは中国語でも利用可能になり、中国系の教師に特に歓迎されました」 と語ります。

「当初の反応から、ユーザーのシステムへの適応はうまく行ったと自信を持ちました。新しい CampusNet はスタッフの集合知にアクセスすることを可能にしたといえると思います」

最終結果

NFC は新イントラネット環境をクラウド上に構築することを決定したものの、移行は困難を伴いました。

しかし、AvePoint チームが提供したプロジェクト全体に及ぶサポートにより、移行をスムーズに、素早く、かつ安全に完了することができました。

NFC は今後、Microsoft Dynamics 365 を使用した管理システム構築を含む Microsoft Cloud のプロジェクトにも AvePoint を起用する予定です。

Chua 氏は、「どんなプロジェクトにも問題は避けがたく発生するものです。しかし、そのような事態になっても、AvePoint は我々と協力し、解決策を提示してくれました」 と語ります。

顧客紹介 NTUC First Campus

NTUC First Campus Co-operative Limited (NFC) は、「共働き家庭のために、質の高い安価な幼児のケアと教育を提供する」 という社会的ミッションを掲げ、シンガポールの幼児ケア・教育サービス分野で名声と信頼を得ています。

NFC チャイルドケア センター内には、My First Skool・The Little Skool-House International・ The Caterpillarʼs Cove などの施設が存在しています。

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