米国非営利団体、DocAve® Online 導入により Microsoft® Exchange Online のデータ復旧作業にかかる時間を 92 % 短縮

クリティカル ニーズ

  • 削除または破損した Exchange Online データを完全忠実に最小単位でリストア
  • データ保護を目的とした増分・プラットフォーム バックアップを実施
  • オンプレミス インフラストラクチャを導入することなく SharePoint Online 環境の管理を実現

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ハイライト

  • Office 365 - Exchange Online コンテンツの完全忠実かつ最小単位でのリストア作業をわずか 5 分で完了、以前と比較して 92 % の高速化を実現
  • アイテム レベルからプラットフォーム レベルまでの自動バックアップをスケジュール設定、重要データに対して常にアクセス可能な環境を確保
  • SaaS ソリューションの導入により、SharePoint Online 環境の管理、保護、再構築、同期、レポート化が可能に
「AvePoint による Office 365 管理の簡素化ソリューションのようなツールを提供している組織は他にありません」
IT 管理者

挑戦

米国東北部を拠点に活動するある非営利団体では、エンド ユーザーに対する権限付与、承認、プロジェクト化においてコラボレーションを活性化させるため、オンプレミス版の SharePoint インスタンスと Microsoft Exchange を使用していました。この環境では、特に Microsoft Exchange の管理面で頻繁に問題が発生していたといいます。

「オンプレミスの Exchange サーバーでバックアップ システムを使用していましたが、これが非常に手間のかかる作業でした」 組織の IT 担当者は話します。「リストア作業は、アイテム レベルではできませんでした。たった一つのアイテムを復旧したい場合でもまずメールボックス全体をリストアする必要があるため、作業は 1 時間以上もかかるものになります。とても効率的とは言えない処理でした」


組織が抱えていた問題は、バックアップ・リストア作業のみではありませんでした。「Exchange サーバー サービスでもよく問題が発生していました」 IT 担当者は話します。「Microsoft から自動更新がインストールされるたび、サービスが停止してしまっていたのです。この場合、遠隔でアクセスして、わざわざ主手動で開始する必要がありました。これは本当に厄介でした」


バックアップと復旧に加え、Exchange サーバーのメンテナンスといった様々な作業を簡素化するため、組織はクラウドに注目します。

「Office 365 への移行を決めた主な理由は、オンプレミス環境の Exchange サーバーの運用をやめたかったという点です」 IT 担当者は話します。「SharePoint Online を使えば、プログラム担当スタッフたちが外出先からでもプロジェクトに関するコラボレーションを行ったり、会議の議事録を共有したりといった作業が簡単にできます」

しかし、社内サーバーを廃止するのに成功したとはいえ、Exchange Online では Exchange 2013 と同様のバックアップ機能を使用しています。つまり、アイテム レベルでのデータ復旧は依然不可能だったのです。

サード パーティによるソリューションの検討を始めた組織は、あるとき AvePoint による DocAve Online のデモを受け、Exchange Online 内データをメール単位で素早く簡単に復旧できる機能に衝撃を受けます。

AvePoint のソリューション

問題を早急に解決するため、組織は DocAve Online の導入を決定します。

DocAve Online は Azure 上にホストされる Office 365 向け SaaS ソリューションです。DocAve Online は AvePoint Online Services モジュールの一部を構成しています。特に組織が注目したのは、DocAve Online のバックアップ・リストア機能が、Exchange Online、SharePoint Online、OneDrive for Business など、Office 365 で扱うことのできるあらゆるプラットフォームのコンテンツを保護し、迅速に復旧できるという点でした。

「デモを見たとき、最小単位でのリストア作業がこれほどまでに簡単にできることに感心しました」 IT 担当者は話します。「DocAve Online を導入するまでは、ユーザー データを復旧する際にわざわざ別のコンテナを作成し、そこにメールボックスを丸ごとリストアするという作業を行っていました。この作業にはだいたい 30 分から 1 時間程かかります。今ではアイテム レベルでリストアができるので、作業は 5 分程で済みます」

組織ではまた、SharePoint Online に重要データを保管しています。業務の中心となるコラボレーションを守るため、組織は重要コンテンツを迅速にリストアしてエンド ユーザーに提供する機能を新たに導入し、復旧時間がかかることによる業務への影響を防ぐことに成功しました。


さらに組織は、DocAve Online のバックアップ作業のスケジュール化機能とレポート化機能を活用することで、作業時間の短縮を実現しました。

「今では、Exchange Online のジョブ レポートを毎日受け取れるよう設定しています」 IT 担当者は話します。スケジュールを設定してバックアップ処理を実行することで、IT 担当者は自動メールでレポートを受け取り、ジョブが無事に完了したかどうかを知ることができます。


Office 365 管理用 SaaS ソリューションである DocAve Online の導入により、組織は貴重な時間の節約を実現することができました。「DocAve Online のおかげで、Office 365 の管理は本当に簡単になりました」 IT 担当者は話します。「新たなサーバーを導入する必要もないため、社内で Exchange Online を管理する悩みからも解放されました」


組織ではこの他、社内に残っている Windows SharePoint Server (WSS) 3.0 を使用したオンプレミス環境で 1 ギガバイト (GB) 程度のデータを保持していますが、これも近い将来クラウドへ移すことを考えているといいます。

DocAve Online を使用することにより、組織はSharePoint Online をオンプレミス環境と全く同じ感覚で操作することができるようになりました。ファイル サーバーからクラウドへとデータを移す際に、DocAve Online の持つ完全忠実な再構築機能と最小単位での展開機能を活用することで、Office 365 アーキテクチャを簡単にカスタマイズすることができます。

「どこに行けばどのファイルがあるのか、ユーザーのためにも構造はシンプルに抑えようと考えていました」 IT 担当者は話します。「Microsoft が提供するツールでは、あまり Office 365 ドライブのマッピングをうまく作れないと思いました」


オンプレミス環境の SharePoint コンテンツをクラウドへ移行するため、IT チームでは AvePoint が提供する DocAve 移行ソリューションを活用することを検討しているといいます。DocAve 移行ソリューションは、ビジネス上の重要なコンテンツをさまざまな電子ストレージから多機能な最新版 SharePoint へと移行する、効率的かつ高コストパフォーマンスなソリューションを提供します。

「DocAve 移行ソリューションを使用すれば、要件に合わせて SharePoint Online コンテナを作成し、SharePoint の会議ワークスペースからデータを簡単に移動することができます」 IT 担当者は話します。「私が想定していたよりもはるかにシンプルな作業なので、大きな時間の節約につながると思っています」

最終結果

Office 365 へと移行したことで、組織はオンプレミス Exchange サーバーの維持という大きな課題を克服することができました。

クラウド環境へと移った現在は、Exchange Online 既定のバックアップ・復旧機能をはるかに超える性能を持つ DocAve Online を活用し、これまで 1 時間以上かかっていた復旧作業時間をわずか 5 分にまで削減できるようになりました。これは 92 % もの改善率になります。

また、迅速なデータ復旧に加え、組織は AvePoint が提供する 24 時間体制のグローバル テクニカル サポート チームの助けを借りて、クラウド ベースのソリューションを活用した完全忠実なコンテンツ復旧機能を手に入れることができました。

「助けが必要な時はいつでも AvePoint が常に傍にいてくれました。この点は非常に重要です」 IT 管理者は話します。「AvePoint による Office 365 管理の簡素化ソリューションのようなツールを提供している組織は他にありません」