SharePoint 管理タスクの大幅な削減に成功した Navy-Marine Corps Relief Society

クリティカル ニーズ

  • SharePoint の権限管理に向けた全体インターフェイス
  • シンプルでスピーディーな SharePoint サイト プロビジョニング機能
  • SharePoint サイトをコピーするためのシンプルなソリューション

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  • Navy-Marine Corps Relief Society
  • 顧客ロケーション 米国・ヴァージニア州
  • 業界 非営利団体
  • プラットフォーム SharePoint 2013
  • AvePoint ソリューションDocAve

ハイライト

  • サイト構成のための管理ステップを半分に削減
  • SharePoint サイトの作成・名称変更、コンテンツのコピーが簡単に可能な機能を搭載
  • SharePoint のチーム サイト新機能をスピーディーに実装
「構成予定のサイトをまとめたリストを作成、ジョブ キューにインポートし、一度にまとめてジョブを実行できます。このため、サイト構成プロセスが半数まで削減し、今までより格段に簡単で非常に助かっています。」
Martha Bowen 氏 学習管理システム部門、トレーニング開発スペシャリスト、Navy-Marine Corps Relief Society

顧客紹介

Navy-Marine Corps Relief Society (NMCRS) は、米国海軍や海兵隊のメンバー、その家族、死去したメンバーの配偶者や帰還兵に対して、財政的な支援や教育、さらにその他のプログラムやサービスを提供しています。これらのプログラムやサービスを運営するため、同社では寄付金の受け取り・管理も行っています。

挑戦

NMCRS では SharePoint 2013 の登場以来、オンプレミス環境を活用してきました。当初は組織のイントラネットとして利用することを目的としていましたが、内部データ ストレージや広範な学習管理システムを組み込むよう、次第に環境が構築されました。

SharePoint は、絶えず変化を続けるユーザー ベースにとって必要不可欠である優秀な知識管理ソリューションです。約 250 名のスタッフが在籍する NMCRS では、1,500 ~ 3,000 名のボランティアも同社のデータ環境にアクセスしていますが、ボランティアの入れ替わりが頻繁であるため、権限管理の課題に困難を感じていました。

このため、NMCRS では、SharePoint サイトをより効率的に管理およびプロビジョニングする方法を模索していました。特にプロジェクト サイトを構築し、SharePoint のチーム サイト新機能を展開できる方法を必要としていました。

AvePoint のソリューション

人数が多いボランティア全体のアクセス許可状況を常に把握・調整するため、NMCRS では全体インターフェイスとして DocAve 管理センターを活用し、一時的なアクセス許可を与えることで、繰り返しが発生するタスクの効率化を図りました。

「SharePoint は非常に革新的なソリューションで、データ環境の管理に利用できる優れたツールを複数用意しています。しかしすべての権限を一度に管理する、またはサイトを迅速にプロビジョニングする場合、新たなソリューションを追加する必要がありました。」 と、NMCRS で内部コミュニケーション・出版ディレクターを務める Thelisha Woods 氏は語ります。

加えて NMCRS では、既存のサイト テンプレートのコピーを含む、新規プロジェクト サイトをプロビジョニングするためのプロセスを拡大する必要がありました。DocAve 展開マネージャーは、この課題解決に際して非常に役立ちました。

「既存のサイトも簡単にコピー・構築できるので代替サイトをわざわざ探す必要もなく、SharePoint は我々のすべてのビジネス ニーズに対応してくれて非常に助かっています。」 と Woods 氏は語ります。

DocAve を利用して、NMCRS では SharePoint のチーム サイト新機能を最大限に活用し、学習管理システムの向上に成功しました。DocAve を活用することで、学習管理システム内の新規ツールもシームレスに展開することが可能となり、ボランティアのトレーニングやメンタリングの調整が容易となりました。新機能を利用するためには、150 件以上のチーム サイトを構築する必要があります。

DocAve や AvePoint カスタマー サクセス チームの助けもあり、今まで複雑かつ面倒で、完遂まで時間がかかっていたプロセスが大幅にシンプル化しました。

「AvePoint のカスタマー サクセス チームと協力することで、サイト構成のための管理ステップを半数まで削減することに成功しました。例えば既存の 100 件のサイトを構成し、追加の 50 件を展開、さらに追加の 30 件をステージングすることも可能です。」 と、NMCRS で学習管理システム部門トレーニング開発スペシャリストを務める Martha Bowen 氏は語ります。「構成予定のサイトをまとめたリストを作成、ジョブ キューにインポートし、一度にまとめてジョブを実行できるので、サイト構成プロセスが今までより格段に簡単で非常に助かっています。」

さらにバックアップ & リカバリー、コネクタ、レポート ポイントなどを含む、DocAve の広範な機能やソリューション モジュールを最大限活用できるよう、AvePoint カスタマー サクセス チームは NMCRS へ充実したサポートを提供しました。

「サイトのコピーやコンテンツ移行など社内データに関する課題をサポートしてくれましたし、AvePoint カスタマー サクセス チームがいなければ、DocAve から最大限の価値を引き出せなかったと思います。」

最終結果

DocAve を利用して以来、NMCRS では権限管理やサイトのコピー・プロビジョニング タスクをより効率化することに成功しました。ソリューションのおかげで、SharePoint チーム サイトを最大限に活用し、学習管理システムをより高みへと向上させることに成功しました。

NMCRS では現在のデータ環境に順応し始めたことを受け、SharePoint Online への移行に関しても検討を開始しました。

会社概要

AvePoint は、デジタル トランスフォーメーションを目指す企業・組織に、Microsoft 365 ソリューションの移行·導入サービスと補完製品を全方向的に提供するソリューション ベンダーです。「情報プラットフォーム利活用の推進」「働き方改革」「TCO 削減」 など、業種・業界に応じたニーズを、全世界 16,000 組織・700 万人のユーザーに提供しています。