DocAve® Online 導入により Microsoft® Office 365 データのバックアップ コストを 80 % 削減した米国国家開発会議

クリティカル ニーズ

  • データの整合性水準を落とすことなくデータ保護コストを削減
  • 重要 SharePoint Online コンテンツの自動バックアップ
  • IT における課題の解決

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  • 米国国家開発会議
  • 顧客ロケーション 米国 ニューヨーク州
  • 業界 非営利団体
  • プラットフォーム Office 365, SharePoint Online
  • AvePoint ソリューション Cloud Backup

ハイライト

  • 1 テラバイト (TB) もの Office 365 コンテンツに対する完全・増分 SharePoint Online バックアップ作業を自動化、重要性の高い組織内情報の冗長構成を常に確保することでデータ保護の SLA を簡単にクリア
  • 既存のオンプレミス バックアップソリューションを廃止することで、Office 365 データの保護にかかっていたコストを 80 %削減
  • 完全ホスト型 SaaS ソリューションを導入、社内でのソフトウェア パッチやメンテナンス、組織内での構成が不要に
「DocAve Online は私たちの SharePoint Online 環境に合わせて拡張することができるので、処理能力の上限に達してしまったり性能が落ちていくかもしれないというようなことは今後もないと確信しています」
Antonio Palumbo 米国国家開発会議 技術主任

挑戦

国家開発会議では職員の半分以上がニューヨーク本部以外の場所で勤務しており、必要な情報へのアクセスという課題から、Microsoft Office 365 を使用したクラウドでのコンテンツ管理システムを導入しました。

SharePoint Online を導入したことで、アメリカの西海岸にある拠点からでも業務が楽になったといいます。アメリカ国内に点在する約 100 名の職員にとって、ローン パッケージについての話し合いや Web サイト再構築についてのプロジェクトなど、日常の業務に SharePoint Online は欠かせないツールとなりました。

また、以前使用していた外部共有ソフトウェアやオンプレミスのハードウェアなども Office 365 導入により必要なくなったため、国家開発会議は組織内のコストを削減することもできました。


しかし、SharePoint Online が提供する既定のバックアップ機能について、組織はいくつかの課題を感じるようになります。

例えば、バックアップ処理は 12 時間ごとに行われますがこのスケジュールは変更できません。また Microsoft サポートに従えばコンテンツは 90 日を過ぎれば保持されなくなり、リストア処理の対象となるのもサイト コレクション レベルのみです。

「私たちは業務上の問題を解決するため柔軟なバックアップ ソリューションを求めていました」国家開発会議で技術主任を務める Antonio Palumbo 氏は話します。


1 TB を超える機密データへの安定したアクセスを確保し、SharePoint の既定機能の壁を克服するため、国家開発会議はオンプレミスのバックアップ ソリューションを導入しましたが、これは予算などの面から見れば最善の策とはとても言えないものでした。

「非営利団体である私たちが求めていたのは、柔軟性とコスト効率を同時に実現するソリューションでした」 Palumbo 氏は話します。

AvePoint のソリューション

検討の結果、国家開発会議は DocAve Online の導入を決定します。

DocAve Online は Azure 上にホストされる Office 365 向け SaaS ソリューションです。DocAve Online は AvePoint Online Services モジュールの一部を構成しています。

DocAve Online を活用することで、Microsoft のデータ保護 SLA を超えた柔軟性を確保し、組織の SharePoint 管理・保護を強化することができます。クラウドに保管した機密データのアクセス可用性を高めるため、国家開発会議は AvePoint のテクニカル サポート チームと連携し、定期的な完全・増分バックアップ作業の自動化など、組織の特殊なニーズに最も適した完全なバックアップ ストラテジーを構築することに成功しました。

「週末や特定の曜日を指定してスケジュールを設定してしまえば、あとはもうバックアップについて何も考える必要がありません」 Palumbo 氏は話します。 「ジョブが完了したら、自動的にレポートが送られてきます。万一エラーなどが発生した場合は、AvePoint サポート チームに問い合わせて、問題の特定と解決をすぐに実施します」


バックアップ ストラテジーをしっかりと設定し、バックアップ データにアクセスするたびに Microsoft サポートに問い合わせる必要のなくなった国家開発会議では、これまで SharePoint Online の既定機能では難しかったバックアップ作業の自動化や確実なデータ保護環境を実現することができました。

DocAve Online を活用することで、組織に合った RPO (目標復旧時点) を設定し、増分バックアップを夜間に実行するようスケジュールを組み立てることが可能になったのです。

「DocAve Online を使えば、万一データが消えてしまったり、漏洩などが発生したとしても、完全に Microsoft に頼らなくてもよくなりました」 Palumbo は話します。 「データが誤って削除されてしまうという事態は時々発生します。例えば誰かがドキュメント ライブラリを削除してしまい、何か月も放置されていた、というような場合でも、バックアップから復旧するだけで済みます」


DocAve Online の持つバックアップ・リストア機能を活用し、国家開発会議は SharePoint の 90 日という保持期間にとらわれることなく、独自のデータ保護体制をとることができています。

「Microsoft による 90 日という期間は組織のデータ保護の観点から言えば十分とは言えないものでしたが、AvePoint のサービスは私たちの Office 365 コンテンツのバックアップ要件を完璧に満たすものを提供してくれました」 Palumbo 氏は話します。 「今ではデータ トラフィックのない週末に完全バックアップを、平日夜間に増分バックアップを行っています」


組織に合ったバックアップ ストラテジーを構築する際に AvePoint テクニカル サポート チームと何度も打ち合わせを重ねた Palumbo 氏は、Office 365 管理という分野における AvePoint の豊富な経験に驚いたといいます。

Palumbo 氏はまた、DocAve Online が完全にクラウド基盤のソリューションであり、そのため更新やメンテナンス時に手動での作業が必要ないという点に魅力を感じています。

「DocAve Online は SaaS サービスなので、定期的にバックアップを確認したりスケジュールを更新するための時間や労力、コストがかからずに済みます」 Palumbo 氏は話します。 「メンテナンスなどの作業はすべて AvePoint が責任を負う、という点にも安心感を持つことができます。これまでパッチやトラブルシューティングなどに割いていた時間や労力を、そのまま本来の業務に集中させることができるからです」


国家開発会議が組織として大きくなるにつれ、SharePoint Online 環境も合わせて拡大を続けていきます。 DocAve Online が備えている拡張性は、組織の成長をしっかりと支えてくれるだろうと担当者は考えています。

「ビジネス エンドで提案している内容に DocAve Online では対応できなくなるのではないか、という心配は全くありません」 Palumbo 氏は話します。 「DocAve Online は私たちの SharePoint Online 環境に合わせて拡張することができるので、処理能力の上限に達してしまったり性能が落ちていくかもしれないというようなことは今後もないと確信しています」

最終結果

DocAve Online という SaaS ソリューションを導入した国家開発会議は、これまで SharePoint Online 環境のメンテナンスに消えていた時間とコストを手に入れることに成功しました。 バックアップ処理を自動化するため構築したスケジュールと AvePoint テクニカル チームのサポートにより、国家開発会議はこれまで以上に業務の生産性向上に力を入れています。

「私たちは、DocAve Online は保険のようなものだと考えています」 Palumbo 氏は話します。 「DocAve Online のおかげでいつでもデータを復元できるという安心感が生まれ、夜も熟睡できるようになりました。使用も簡単で、何よりも価格モデルが手頃なので、私たちのような非営利組織にとってはまさにぴったりの製品だと思います。これまで使用していたソリューションと比較しても、作業時間を 80 %も削減することができました」

顧客紹介 米国国家開発会議

米国国家開発会議 (NDC) は、アメリカの経済発展を担当する、国内で最も古い国立非営利組織です。

米国国家開発会議